Poolfahrzeuge für nachhaltigen Unternehmenserfolg

Mit dem Auto von A nach B zu gelangen, ist für viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Tagesgeschäft sehr wichtig. Doch nicht erst nach der Pandemie mit zunehmender Homeoffice-Arbeit hat sich gezeigt, dass nicht jeder Arbeitnehmer einen eigenen Dienstwagen benötigt. Die Alternative zum persönlichen Firmenwagen sind Poolfahrzeuge.

Was ist ein Poolfahrzeug?

Ein Poolfahrzeug ist ein Kraftfahrzeug im Fuhrpark eines Unternehmens, das nicht nur von einer Person genutzt wird. Stattdessen teilen sich mehrere Menschen aus dem Unternehmen in die Nutzung hinein. Bei Bedarf können Mitarbeiter über eine Anfrage im Fuhrpark des Unternehmens ein Poolfahrzeug für einen bestimmten Zeitraum reservieren und anschließend betrieblich damit fahren.

Auf diesen Pool an Fahrzeugen können alle Menschen des Unternehmens zugreifen, weshalb das Fuhrparkmanagement in Betrieben mit eigenem Fuhrpark eine wichtige Rolle spielt. Bei falscher Planung passiert es sonst, dass Mitarbeiter aufgrund der Auslastung kein Auto abrufen können, obwohl eine wichtige Geschäftsfahrt ansteht.

Die Nutzung von Poolfahrzeugen im Fuhrpark eines Unternehmens ist auch als Corporate Carsharing bekannt. Dabei erfolgt das Carsharing im Vergleich zum privaten Carsharing in der Regel für Fahrten mit einem dienstlichen Hintergrund. Je nach Bedarf stellt das Fuhrparkmanagement den Mitarbeitern eine unterschiedliche Anzahl von Dienstfahrzeugen zur Verfügung.

Unterscheidung zwischen Poolfahrzeug und Firmenwagen

Als Firmenwagen (oder persönlichen Dienstwagen) wird ein Auto bezeichnet, das einer einzigen mitarbeitenden Person zur Verfügung steht, weil diese beruflich oft unterwegs ist. Die Person kann dann jederzeit über den Firmenwagen verfügen und ihn auch privat nutzen. Im Gegensatz dazu teilt sich eine Person ein Poolfahrzeug mit anderen Kollegen, die es je nach Bedarf und meist nur für eine Strecke nutzen können.

Ein Firmenwagen für einzelne Menschen im Betrieb ist oftmals nützlich, wenn sie im Außendienst tätig sind und eher nicht direkt am Firmensitz arbeiten. Der Umweg über das Corporate Carsharing würde hier eher zu Verzögerungen führen. Auch bei der Versteuerung gibt es Unterschiede zwischen beiden Fahrzeugtypen. Poolfahrzeuge werden über alle Arbeitnehmer des Unternehmens versteuert und Firmenwagen individuell pro mitarbeitende Person.

Vorteile und Nachteile von Poolfahrzeugen für Unternehmen

Die meisten größeren Unternehmen benötigen einen eigenen Fuhrpark. Doch dessen Größe ist nicht festgelegt und individuell vom Bedarf des Unternehmens abhängig. Entsprechend kann es sich für ein Unternehmen lohnen, den tatsächlichen Bedarf an Firmenwagen zu prüfen. Eventuell benötigt nicht jede Person im Unternehmen einen eigenen Dienstwagen und der Bedarf lässt sich durch Carsharing erfüllen. Dabei sind verschiedene Varianten denkbar: ein Fahrzeugpool für alle oder Fahrzeuge pro Abteilung oder Unternehmensbereich.

Je weniger Kraftfahrzeuge ein Unternehmen im Besitz hat, desto weniger Kapital ist im Fuhrpark gebunden. Eine flexible Lösung mit wenigen Dienstwagen und vielen Poolfahrzeugen wirkt sich dadurch positiv auf die Unternehmensbilanz aus. Die Firma kann das frei werdende Kapital in anderen Bereichen investieren.

Ein Nachteil von Poolfahrzeugen ist der höhere Aufwand für das Flottenmanagement. Die Organisation des Fuhrparks muss die perfekte Balance zwischen minimaler und benötigter Anzahl der Poolfahrzeuge finden. Ist die Auslastung zu hoch, so schwindet der positive Effekt auf das gebundene Kapital. Ist sie zu niedrig, bleibt in Stoßzeiten kein Auto für eine kurzfristige Dienstfahrt übrig.

Wann lohnt sich Carsharing für ein Unternehmen?

Corporate Carsharing lohnt sich, wenn mehrere Arbeitnehmer im Betrieb nur hin und wieder, aber nicht jeden Tag geschäftlich unterwegs sind. Diese Personen können dann eines der Poolfahrzeuge aus dem Fuhrpark für ihre Fahrt buchen, die Fahrt durchführen und das Fahrzeug danach zurückbringen.

Auf diese Weise nutzen mehrere Kollegen ein Kraftfahrzeug und das Unternehmen spart Geld. Ob sich dieses Modell für jedes Unternehmen rentiert, sollte Bestandteil einer Prüfung sein:

· Wie viele Autos gibt es derzeit im Fuhrpark?

· Wer nutzt sie wie oft und für welche Anlässe?

· Gibt es häufig Zeiten, in denen Mitarbeiter mit eigenem Firmenauto den Wagen nicht nutzen?

Grundsätzlich steigt die Effizienz von Poolfahrzeugen, je mehr Arbeitnehmer sich an der Nutzung von solchen Autos beteiligen.

Rechte und Pflichten bei der Nutzung von Poolfahrzeugen

Bei Poolfahrzeugen existieren Rechte und Pflichten sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

Für Unternehmen gilt:

Die Firma muss gewährleisten, dass sich der gesamte Fuhrpark in einem guten und verkehrssicheren Zustand befindet. Regelmäßige Werkstattprüfungen sind dabei vorgeschrieben. Außerdem müssen Fuhrparkmanager sicherstellen, dass nur die Beschäftigten eine Dienstfahrt mit einem Poolfahrzeug durchführen, die im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Eine regelmäßige Prüfung der Fahrerlaubnis durch den Arbeitgeber ist deshalb nötig (idealerweise vor Fahrtantritt).

Zudem benötigt jede beschäftigte Person vor Fahrtantritt eine Einweisung, damit alle Aspekte bei der Nutzung des Poolautos und einer dienstlichen Fahrt geklärt sind. Hinzu kommt die Pflicht für die Firma, die Autos aus dem Fahrzeugpool regelmäßig nach der Nutzung zu reinigen und Hygienemaßnahmen zu gewährleisten. Gerade Carsharing kann Krankheitserreger verbreiten. Eine Prüfung der hygienischen Umstände schützt die Beschäftigten und beugt krankheitsbedingten Abwesenheiten vor.
Für Arbeitnehmer gilt:

Die jeweiligen Vorgaben aus der firmeneigenen Carsharing-Vereinbarung sind einzuhalten. Insbesondere trifft das auf Bestimmungen zu, ob mit Poolfahrzeugen auch Privatfahrten möglich sind oder das Auto ausschließlich dienstlich genutzt werden darf. Mitarbeiter, die mit einem Auto aus dem Fuhrpark fahren, sind dazu angehalten, die Fahrt korrekt in das dienstliche Fahrtenbuch einzutragen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass ein ordentliches Fahrtenbuch vorhanden ist.

Ebenso gilt die Pflicht für Arbeitnehmer, das genutzte Poolfahrzeug sauber zurückzugeben. Bei einem Schaden am Auto oder Mängeln, die während der Fahrt bemerkt werden, ist eine Information an das Fuhrparkmanagement obligatorisch. Wer sichergehen möchte, dass ein Dienstauto zur gewünschten Zeit bereitsteht, sollte frühzeitig den Bedarf bei der Fuhrparkleitung anzeigen. Zudem unterstützt das frühe Buchen eines Poolfahrzeugs das effiziente Management der Flotte.

Regelungen für Mitarbeiter bei der Nutzung von Poolfahrzeugen

In einer Vereinbarung zur Nutzung von Poolfahrzeugen (inkl. Überlassungsvereinbarung) kann ein Unternehmen alle rechtlichen Fragen genau regeln. Jede Person, die einen Dienstwagen nutzt, muss diese Vereinbarung zunächst unterschreiben. Es bietet sich an, dass die Einweisung vor der ersten Fahrt auch noch die wichtigsten Inhalte der Vereinbarung behandelt, damit sich der Arbeitgeber sicher sein kann, dass alle Arbeitnehmer diese verstanden haben.

In der Vereinbarung werden die Grundlagen zur Anmeldung vor der Nutzung, für die Zeit während und nach der Fahrt geklärt. Weiterhin sollte die Übereinkunft auch Regeln zur Privatnutzung beinhalten (erlaubt oder verboten).

Weitere Themen wie das Verhalten nach einem Unfall mit dem Firmenwagen, einer Beschädigung oder bei einer Panne gehören als Bestandteil in die Vereinbarung. Schließlich sollte dort auch die mögliche Nutzung von GPS-Ortungsgeräten dokumentiert werden, da Arbeitnehmer dem Einsatz aus Datenschutzgründen zustimmen müssen. Damit sichern sich Unternehmen umfassend rechtlich ab.

Möglichkeiten zur privaten Nutzung von Poolfahrzeugen

Die private Nutzung von Fahrzeugen aus dem Fuhrpark des Unternehmens hängt von der Erlaubnis durch den Arbeitgeber ab. Im Falle eines Nutzungsverbots darf der Mitarbeiter das Poolfahrzeug nicht für private Zwecke verwenden. Ansonsten verstößt er gegen die getroffene Vereinbarung und muss mit einer Abmahnung sowie Schadenersatz rechnen.

Sobald eine Firma den Arbeitnehmern private Fahrten mit dem Poolfahrzeug erlaubt, müssen diese als geldwerter Vorteil versteuert werden. Ist die Privatnutzung des Firmenwagens erlaubt, müssen weitere Fragen zum Ablauf geklärt werden:

· Wie weisen Mitarbeiter nach, dass sie das Fahrzeug gerade privat nutzen?

· Was passiert, wenn das genutzte Poolfahrzeug kurzfristig für eine Dienstfahrt benötigt wird?
· Wie wir das bei Privatfahrten das Tanken geregelt?

· Erhebt das Unternehmen eine Gebühr für die Privatnutzung?
· Wie viele Dienstwagen im Fahrzeugpool stehen für private Zwecke bereit?

Versteuerung von Poolfahrzeugen bei privater Nutzung

Eine private Nutzung von Poolfahrzeugen ist von Mitarbeitern als geldwerter Vorteil zu versteuern. Ist die private Nutzung verboten, weil der Arbeitgeber ein „privates Nutzungsverbot“ ausspricht, entsteht auch kein geldwerter Vorteil. Die folgenden Ausführungen gelten also nur für die Fälle, in denen das Fuhrparkmanagement oder das Unternehmen die Nutzung für Privatzwecke gestattet. Allgemein ist für die Versteuerung die Berechnung über die Ein-Prozent-Methode, auch als Ein-Prozent-Regel bekannt, oder über ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch möglich.

Bei der Ein-Prozent-Regelung versteuern Mitarbeiter die private Nutzung von Poolfahrzeugen pauschal und anteilig auf Basis von einem Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat, unabhängig vom Umfang der tatsächlichen Privatfahrten. Dabei wird der Betrag auf alle Mitarbeiter aufgeteilt. Diese Berechnung hat den Vorteil, dass sie einfach ist. Sie führt eventuell dazu, dass Mitarbeiter mehr versteuern, als sie tatsächlich privat gefahren sind. Dies ist der Fall, wenn mit Poolfahrzeugen nur selten private Fahrten stattfinden. Vorteilhaft ist die Regelung aber für Arbeitnehmer, die häufiger Privatfahrten mit den Pool-Autos unternehmen, da es eine pauschale Versteuerung ist.

Mit einem Fahrtenbuch weisen Arbeitnehmer nach, wie oft sie die Firmenwagen tatsächlich für private und wie oft für Dienstfahrten einsetzen. Anhand eines lückenlos geführten Fahrtenbuchs lässt sich die private Nutzung kilometergenau berechnen und versteuern. Das Finanzamt erwartet jedoch für jeden Fahrtzweck detaillierte Angaben. Neben handschriftlichen Fahrtenbüchern gibt es inzwischen auch Software-Angebote für ein digitales Fahrtenbuch oder elektronisches Fahrtenbuch.

Ein weiterer geldwerter Vorteil entsteht, wenn Personen die Poolfahrzeuge für den Arbeitsweg nutzen. Auch diese Fahrten müssen dem Finanzamt gemeldet und versteuert werden.

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