1. REKISTERINPITÄJÄ
Toyota Finance Finland Oy
Korpivaarantie 1, PL 49
01450 Vantaa
Puhelin: 09 85 181
2. REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ
Tuomo Juslin
Korpivaarantie 1, PL 49
01450 Vantaa
Puhelin: 09 85 181
Sähköpostiosoite: turvapostiasiakaspalvelu@toyotarahoitus.fi
3. TIETOSUOJAVASTAAVA
Markku Harmaala
Korpivaarantie 1, PL 49
01450 Vantaa
Puhelin: 09 85 181
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
KINTO One -palvelussa tallennetaan yrityksen yhteyshenkilön ja ajoneuvojen käyttäjien nimi- ja yhteystietoja. Luottopäätöksen tekemisen ja hallinnoinnin yhteydessä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano.
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
- Asiakkuuden perustaminen, kuten tarjouksen käsittely
- Asiakassuhteen hoitaminen, kuten muutoksista sopiminen ja asiakkuuteen liittyvien ilmoitusten lähettäminen
- Auton käyttäjän tiedottaminen autoon liittyvissä asioissa
- Ajoneuvojen rekisteröintiin liittyvät toimenpiteet
Säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeellista alkuperäiseen käyttötarkoitukseen tai laki sitä vaatii.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:
- yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Traficomin edellyttämät tiedot autojen käyttäjistä
- mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
- toiminimiyrittäjän y-tunnus.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään tai yritykseltä, jota he edustavat tai jonka palveluksessa he ovat.
7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Riippuen käyttötarkoituksesta voimme luovuttaa henkilötietoja seuraaville vastaanottajaryhmille:
- Valtuutetuille jälleenmyyjille, jotka asiakas on valinnut auton luovutuspaikaksi
- Muulle mahdolliselle palveluntarjoajalle kuten polttoainekorttien toimittajalle
8. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve käsitellä niitä. Tietoja käsittelevä henkilöstö on saanut tietosuojakoulutuksen ja sillä on käytössään henkilötietojen käsittelyä koskeva kirjallinen ohjeistus.
9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Asiakaspalvelun chat-toiminnallisuutta käytettäessä on kuitenkin mahdollista, että tietyissä tilanteissa henkilötietoihin voidaan päästä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelta. Tähän liittyvää riskiä on pyritty pienentämään minimoimalla chat-toiminnallisuudessa käsiteltävä henkilötietosisältö. Jos haluat lisätietoja kansainvälisiin tiedonsiirtoihin käytettyjen suojatoimien sisällöstä, ota yhteyttä turvapostiasiakaspalvelu@toyotarahoitus.fi.
10. REKISTERINSUOJAUKSEN PERIAATTEET
- Manuaalinen aineisto:
Sähköisessä muodossa vastaanotetut tiedot tulostetaan vain tarvittaessa. Paperitulosteet tuhotaan välittömästi käsittelyn jälkeen. - Sähköisesti käsiteltävät tiedot:
Henkilötiedot tallentuvat Toyota Finance Finland Oy:n omistamaan tietokantaan. Lähtökohtaisesti vain Toyota Finance Finland Oy:n henkilöstöllä on pääsy rekisterin tietoihin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.
11. SÄILYTYSAIKA
Tietoja säilytetään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lain vaatimusten perusteella viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen niiden henkilöitten osalta, jotka ovat palvelun käyttöön ottaneiden yrityksien yhteyshenkilöitä tai ajoneuvojen kuljettajia. Tämän jälkeen tiedot anonymisoidaan.
Mikäli henkilötietoja on välttämätöntä säilyttää vireillä olevan tai uhkaavan oikeudellisen toimen tai prosessin loppuun saattamiseksi, säilytetään henkilötietoja, kunnes kyseinen oikeudellinen toimi on saatettu loppuun, sekä asiaan soveltuvan vanhentumissäännöksen mukaisen ajan. Tällaisia oikeudellisia toimia tai prosesseja saattavat olla esimerkiksi viranomaistutkinta ja siihen liittyvä valitusprosessi.
12. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Teemme tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot rekisteröidyn pyynnöstä. Huomaathan, että oikeuttasi saada pääsy henkilötietoihin voidaan rajoittaa lainsäädännön ja sen perusteella tehtyjen sisäisten arviointien perusteella. Esimerkiksi mahdollisuuttamme luovuttaa sinulle tietoja puhelutallenteista rajoittaa usein toisten ihmisten yksityisyyden suoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tietyin edellytyksin rajoittaa ja vastustaa tietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus tietyin edellytyksin siirtää henkilötietonsa toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö ja luovuttaminen suoramarkkinointiin.
Siltä osin kuin tietojenkäsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
Yllä mainittuja oikeuksia koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköisesti kirjautumalla My Finance-palveluun osoitteessa: https://myfinance.toyota.fi (Opens in new window) ja esittämällä pyyntö palvelussa. Voit myös esittää pyynnön sähköpostitse, puhelimitse tai postitse rekisterin yhteyshenkilölle taikka tietosuojavastaavalle (ks. kohdat 2 ja 3). (Opens in new window)
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä Tietosuojavaltuutetulle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
puh 029 566 6700
tietosuoja@om.fi