1. REKISTERINPITÄJÄ
Toyota Finance Finland Oy
Korpivaarantie 1, 01450 Vantaa
Puhelin 09 85 181
2. REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ
Ulla Helenius
Korpivaarantie 1, 01450 Vantaa
Puhelin 09 85 181
3. TIETOSUOJAVASTAAVA
Markku Harmaala
Korpivaarantie 1, 01450 Vantaa
Puhelin 09 85 181
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
KINTO One -palvelussa tallennetaan yrityksen yhteyshenkilön ja ajoneuvojen käyttäjien nimi- ja yhteystietoja.
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
- Asiakkuuden perustaminen, kuten tarjouksen käsittely
- Asiakassuhteen hoitaminen, kuten muutoksista sopiminen ja asiakkuuteen liittyvien ilmoitusten lähettäminen
- Auton käyttäjän tiedottaminen autoon liittyvissä asioissa
- Ajoneuvojen rekisteröintiin liittyvät toimenpiteet
Säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeellista alkuperäiseen käyttötarkoitukseen tai laki sitä vaatii.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Traficomin edellyttämät tiedot autojen käyttäjistä
- mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot kerätään säännönmukaisesti henkilöiltä itseltään tai yritykseltä, jota edustavat tai jonka palveluksessa he ovat.
7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Riippuen käyttötarkoituksesta voimme luovuttaa henkilötietoja seuraaville vastaanottajaryhmille:
- Valtuutetuille jälleenmyyjille, jotka asiakas on valinnut auton luovutuspaikaksi
- Muulle mahdolliselle palveluntarjoajalle kuten polttoainekorttien toimittajalle
8. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve käsitellä niitä. Tietoja käsittelevä henkilöstö on saanut tietosuojakoulutuksen ja sillä on käytössään henkilötietojen käsittelyä koskeva kirjallinen ohjeistus.
9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Asiakaspalvelun chat-toiminnallisuutta käytettäessä on kuitenkin mahdollista, että tietyissä tilanteissa henkilötietoihin voidaan päästä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelta. Tähän liittyvää riskiä on pyritty pienentämään minimoimalla chat-toiminnallisuudessa käsiteltävä henkilötietosisältö. Jos haluat lisätietoja kansainvälisiin tiedonsiirtoihin käytettyjen suojatoimien sisällöstä, ota yhteyttä turvapostiasiakaspalvelu@toyotarahoitus.fi.
10. REKISTERINSUOJAUKSEN PERIAATTEET
- Manuaalinen aineisto:
Sähköisessä muodossa vastaanotetut tiedot tulostetaan vain tarvittaessa. Paperitulosteet tuhotaan välittömästi käsittelyn jälkeen. - Sähköisesti käsiteltävät tiedot:
Henkilötiedot tallentuvat Toyota Finance Finland Oy:n omistamaan tietokantaan. Lähtökohtaisesti vain Toyota Finance Finland Oy:n henkilöstöllä on pääsy rekisterin tietoihin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.
11. TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.
12. SÄILYTYSAIKA
Tietoja säilytetään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lain vaatimusten perusteella viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen niiden henkilöitten osalta, jotka ovat palvelun käyttöön ottaneiden yrityksien yhteyshenkilöitä tai ajoneuvojen kuljettajia. Tämän jälkeen tiedot anonymisoidaan.
13. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröity voi olla yhteydessä postitse kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä Tietosuojavaltuutetulle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
puh 029 566 6700
tietosuoja@om.fi