Gegevensbeschermingsbeleid

Privacy verklaring

Deze verklaring met betrekking tot uw privacy is van Toyota Financial Services Belgium NV (”TFS”). TFS biedt haar producten aan onder verschillende handelsnamen. De handelsnaam vindt u terug in uw offerte, of uw overeenkomst met TFS.

TFS is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in dit statement zijn beschreven. Als wij het hierna hebben over “wij” of “ons” dan bedoelen wij daarmee TFS. Als wij in dit documenten spreken over de verwerking van persoonsgegevens in deze verklaring, dan kan dat per product verschillen. Daar waar de verwerking gelijk is, zal deze privacy verklaring geen onderscheid maken in de behandeling. Daar waar de verwerking afwijkt, zullen wij dit expliciet aangeven.

TFS biedt de volgende producten aan:

Verkoop op afbetaling (“kredietovereenkomst”) waarbij u een product koopt bij een tussenpersoon of een dealer (“aangesloten partner”), elke maand lost u een deel af.
Verhuur of leasing, waarbij u gedurende een afgesproken termijn een voertuig in gebruik neemt bij ons, en hiervoor een maandelijks bedrag betaalt.

Wij hebben ons in deze privacy verklaring beperkt tot die verwerkingen die van toepassing zijn indien u als consument direct of indirect een aanvraag doet voor een kredietovereenkomst bij ons of een verhuurovereenkomst met ons wenst af te sluiten en, indien van toepassing voor u, daadwerkelijk een kredietovereenkomst bij ons afsluit. De verwerkingen met betrekking tot verzekeringen vallen buiten dit statement.

1. Welke gegevens verzamelen wij en waarom?

Wij gebruiken de persoonsgegevens die wij van u ontvangen voor verschillende doeleinden. Om het voor u inzichtelijk te maken sluiten wij in onze beschrijving aan bij de fasen in het proces die wij hanteren voor de kredietovereenkomst. We gebruiken uw gegevens namelijk voor de volgende fasen/zaken:

1.1 Uw aanvraag: het beoordelen en accepteren van uw kredietaanvraag;

1.2 De uitvoering: het afsluiten en uitvoeren van uw kredietovereenkomst;

1.3 De incasso: het innen van openstaande vorderingen;

1.4 Verkoop & overdracht: het verkopen en/of overdragen van de openstaande vorderingen;

1.5 Marketing: het uitvoeren van commerciële activiteiten;

1.6 Fraude: het voorkomen, opsporen en bestrijden van fraude;

1.7 Wettelijke verplichtingen: het voldoen aan wettelijke verplichtingen en verzoeken van overheidsinstanties en toezichthoudende organen.

Per paragraaf zullen wij uitleggen welke gegevens wij verzamelen per fase en waarom.

1.1 Uw aanvraag
Als u direct bij ons (per telefoon, via onze website), of indirect via een aangesloten partner, een aanvraag indient voor een kredietovereenkomst of huurcontract, vragen wij u om bij die aanvraag persoonsgegevens te verstrekken. Als u uw aanvraag doet via een aangesloten partner zal de desbetreffende medewerker u wijzen op deze privacy verklaring. Bij uw aanvraag verstrekt u de volgende categorieën persoonsgegevens:

Persoonlijke gegevens (ten minste naam, geboortedatum, geslacht);
Adresgegevens (ten minste postcode, straat, huisnummer);
Contactgegevens (ten minste telefoonnummer, emailadres);
Bankgegevens (ten minste banknaam, IBAN);
Inkomensgegevens (en lasten) (ten minste soort inkomen, details werkgever);
Identiteitskaartgegevens (ten minste document type, vervaldatum), of digitaal ingelezen via de E-ID;

Afhankelijk van de grootte van het krediet of uw persoonlijke situatie, kunnen wij vragen om gegevens betreffende uw partner of echtgenote. Als wij dat doen, dan zijn dat de volgende gegevens:

Persoonlijke gegevens (ten minste naam, geboortedatum, geslacht);
Adresgegevens (ten minste postcode, straat, huisnummer);
Contactgegevens (telefoonnummer, emailadres);
Bankgegevens (ten minste banknaam, IBAN);
Inkomensgegevens (en kosten) (ten minste soort inkomen, details werkgever);
Identiteitskaartgegevens (ten minste document type, vervaldatum), of digitaal ingelezen via de E-ID;

De verstrekking van uw complete en correcte persoonsgegevens zijn een voorwaarde voor uw aanvraag. Zonder deze persoonsgegevens wijzen wij uw aanvraag af en komt er geen krediet-of verhuurovereenkomst tot stand.

Wij zijn aangesloten bij de Centrale voor Kredieten voor Particulieren in Brussel (“CKP/BECRIS”). Om ervoor te zorgen dat u niet te veel leent, zullen wij bij de CKP/BECRIS vertrouwelijk informeren of u al leningen heeft en hoe de betalingen hiervan verlopen (zijn). Zodra wij uw aanvraag hebben geaccepteerd, zullen wij uw kredietovereenkomst bij de CKP registreren. Wij registreren bij de CKP ook eventuele betalingsachterstanden.

Individuele besluitvorming
Als uw aanvraag compleet is, dan beoordelen wij deze op basis van regels die wij daarvoor hebben opgesteld. Deze regels stellen ons ertoe in staat om op objectieve wijze te beoordelen of wij redelijkerwijs mogen verwachten dat u aan uw verplichtingen uit de kredietovereenkomst kan en zal voldoen. Wij willen voorkomen dat u meer leent dan u kunt terugbetalen. Als wij uw aanvraag afwijzen, dan maken wij of de desbetreffende medewerker van de aangesloten partner de afwijzing meteen aan u bekend. U heeft dan het recht om ons binnen 7 werkdagen na afwijzing per e-mail te vragen de afwijzing toe te lichten. U kunt uw e-mail sturen aan privacy.be@toyota-fs.be.

Doelen & rechtmatigheid van de verwerking
In de aanvraag fase worden uw persoonsgegevens verwerkt voor de beoordeling en acceptatie van uw aanvraag. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de kredietovereenkomst die wij met u aangaan en voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang voor de beoordeling van uw aanvraag. Dat belang houdt in dat wij willen voorkomen dat u een krediet bij ons afneemt dat u naar verwachting niet terug kunt betalen. Dat is voor u als klant niet fijn en kan tot schade leiden voor TFS. Om dat risico te kunnen beoordelen, verwerken wij uw persoonsgegevens.

1.2 De uitvoering

De uitvoering van uw kredietovereenkomst start als wij uw aanvraag hebben toegewezen en met u een kredietovereenkomst hebben gesloten. Wij verwerken in deze fase wederom de reeds verzamelde persoonsgegevens in paragraaf 1.1 en aanvullend tenminste de gegevens betreffende uw (termijn)betalingen. Tijdens deze fase zullen wij het in de krediet-of verhuurovereenkomst overeengekomen maandbedrag automatisch – indien u daarvoor gekozen heeft – incasseren vanaf de door u aangegeven bankrekening. Ook zullen wij eventuele wijzigingen doorvoeren met betrekking tot uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld wanneer u bent verhuisd). Het kan zelfs zijn dat wijzigingen in uw persoonlijke situatie mogelijk een aanpassing vergen van uw krediet. Afhankelijk van de situatie zullen wij ons inspannen om in overleg met u tot een passende oplossing te komen.

Doelen & rechtmatigheid van de verwerking
In de uitvoering fase worden uw persoonsgegevens verwerkt voor het uitvoeren van de overeenkomst, zoals de (automatische) domiciliering, opnames van het krediet via telefoon of email, en om eventuele wijzingen in uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld uw persoonlijke situatie, uw inkomsten, uw adresgegevens) vast te leggen. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de krediet-of verhuurovereenkomst die wij met u aangaan.

1.3 De incasso
De incassofase start op het moment dat u uw betalingsverplichtingen uit de kredietovereenkomst die u met ons heeft gesloten niet kunt nakomen. Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een betalingsachterstand of als u een aanvraag heeft gedaan tot een schuldbemiddelingstraject. Wij verwerken in deze fase de reeds verzamelde persoonsgegevens in de paragrafen 1.1 en 1.2, en aanvullend ten minste een actualisatie van uw gegevens met betrekking tot uw inkomen en lasten. Wij zullen daarbij uitgebreidere informatie dan bij de acceptatiefase vragen, waaronder tenminste uw gezinssituatie, een specificatie van uw maandelijkse lasten (energie, huur, boodschappen etc.). Dit alles wordt gedaan om met u in geval van een betalingsachterstand een zo redelijk als mogelijke betaalregeling af te kunnen spreken..

Op grond van de overeenkomst die we met u zijn aangegaan, kunnen wij ook loonoverdracht (laten) leggen. Bij loonoverdracht verzoeken wij uw werkgever via de rechter om het voor overdracht vatbare gedeelte van uw loon over te maken naar TFS ter betaling van een openstaande vordering.

Doelen & rechtmatigheid van de verwerking
In de incasso fase worden uw persoonsgegevens verwerkt voor het beoordelen en treffen van een betalingsregeling. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de kredietovereenkomst die wij met u aangaan en voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang voor het terugbetalen van het geleende bedrag).

1.4 Verkoop en overdracht
Als u na het doorlopen van de incassofase uw verplichtingen uit de kredietovereenkomst nog niet kunt betalen, eisen wij het openstaande saldo op en zullen wij overwegen deze vordering te verkopen aan een incassobureau of de vordering ter incasso over te dragen aan een deurwaarder of aan een incassobureau. Wij verwerken in deze fase de reeds verzamelde persoonsgegevens in de paragrafen 1.1, 1.2 en 1.3, en aanvullend ten minste de betalingsachterstand, het openstaand saldo en eventuele (nieuwe) wijzigingen in uw persoonsgegevens.

Doelen & rechtmatigheid van de verwerking
In deze fase worden uw persoonsgegevens verwerkt voor de uitwinning van de vordering, namelijk de overdracht aan de deurwaarder en/of voor de verkoop aan een gekwalificeerde koper. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de kredietovereenkomst die wij met u aangaan en voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang voor het terugbetalen van het geleende bedrag.

1.5 Marketing en herinneringen
TFS gebruikt de door u verstrekte persoonsgegevens (zie ook paragraaf 1.1) ook voor het uitvoeren van commerciële activiteiten:

Wij kunnen u via TFS of via partijen waarmee wij samenwerken en informatie delen over onze producten & diensten, interessante aanbiedingen doen, als wij dat op basis van toepasselijke wetgeving mogen doen. Wij gebruiken hiervoor verschillende kanalen, namelijk post, e-mail, sms of telefoon. Wanneer wij uw persoonsgegevens aan andere bedrijven geven voor marketing redenen, dan vragen wij vooraf altijd toestemming aan u.

Wij analyseren de effectiviteit van onze marketing campagnes via de verschillende kanalen om er zeker van te zijn dat wij onze klanten effectief benaderen en met hen ook gerichte informatie en aanbiedingen te kunnen delen.

We zullen ook met u communiceren met betrekking tot de hernieuwing van uw contract, om de continuïteit van onze dienstverlening te garanderen, en om u op een efficiënte manier op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen of aanpassingen van uw contract. In deze fase, behandelen we :

persoonsgegevens ( naam, voornaam) ;
Adres (postcode, straat en huisnummer) ;
contactgegevens (telefoonnummer, e-mail) ;

Wanneer u geen informatie wilt ontvangen, geef dit dan schriftelijk aan ons door per e-mail (info.be@toyota-fs.com) of per brief t.a.v. afdeling Klantenservice.

Doelen & rechtmatigheid van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor commerciële doeleinden. De verwerking is op basis van toestemming en voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang voor het bevorderen van de verkoop van onze producten.

1.6 Fraude
In het kader van het voorkomen, opsporen en het bestrijden van onder andere fraude verzamelen wij persoonsgegevens die verband houden met vermeende frauduleuze handelingen. Deze gegevens mogen alleen voor dat doel verzameld worden. Wij verwerken in deze fase de reeds verzamelde persoonsgegevens in de paragrafen 1.1 t/m 1.4. TFS beschikt over een speciale afdeling die zich hiermee bezighoudt. De personen op deze afdeling kunnen bij het daadwerkelijk vaststellen van een frauduleuze handeling registraties te verrichten in diverse signaleringssystemen, namelijk het hierboven genoemde EVA

Doelen & rechtmatigheid van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor onderzoek naar mogelijke fraude, constatering van fraude en om te voorkomen dat fraude nogmaals plaatsvindt. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang voor fraude detectie en preventie.

1. 7 Voldoen aan wettelijke verplichtingen
Wij verzamelen uw persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen in België en Luxemburg; waaronder het registreren van uw krediet bij de toezichthouder, financiële verantwoording, het voldoen aan informatie van onze toezichthouders, het verwerken van mutaties op kredieten, het uitvoeren van audits, registraties om fraude tegen te gaan en anti-witwas controles uit te voeren. Tevens dienen wij uitvoering te geven aan Sanctiewetgeving, anti-fraudewetgeving en moeten wij in het kader daarvan ken-uw-klant controles uitvoeren.

Doelen & rechtmatigheid van de verwerking
De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen van de verwerking.

2. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met andere maatschappijen binnen de TFS groep en met aan ons gelieerde ondernemingen, agenten en dienstverleners. Wij kunnen zulke informatie delen omdat wij aan onze wettelijke verplichtingen moeten voldoen en/of om u diensten of producten van die andere entiteiten aan te bieden. Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden delen met ofwel uw uitdrukkelijke toestemming of als de wetgeving daar een uitdrukkelijke grondslag voor biedt.

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met onderstaande partijen:

Groepsmaatschappijen en aan ons gelieerde maatschappijen, agenten en dienstverleners, en onze externe juridische dienstverleners;
Derde partijen die u commerciële aanbiedingen kunnen doen; dat betekent dat wij of derde partijen, u informatie mogen sturen over onze producten, diensten en aanbiedingen conform uitdrukkelijke grondslag in de wetgeving.
Derde partijen die namens ons betaaldiensten faciliteren.
Aangesloten dealers en winkelbedrijven, die bemiddelen bij het aangaan van een kredietovereenkomst en via wie u wellicht uw gegevens aan TFS heeft verstrekt.
Derde partijen die incasso-activiteiten verrichten en aan wie wij vorderingen overdragen; dat betekent dat wij de persoonsgegevens die voor de behandeling van de vordering van belang zijn kunnen delen met callcenters, huisbezoekers, maar ook deurwaarders en incassobureau’s (paragraaf 1.1 t/m 1.4).
Instanties aan wie wij verplicht zijn om op basis van de wet gegevens te delen. Wij zijn aangesloten bij CKP/BECRIS, als u bij ons een aanvraag voor een krediet doet, vragen wij bij CKP/BECRIS informatie op om te weten of u een krediet heeft of heeft gehad. Wanneer wij uw kredietaanvraag goedkeuren, geven we dit ook aan bij het CKP/BECRIS. Uw krediet wordt dan geregistreerd bij CKP/BECRIS. Een achterstand van drie of meer termijnbedragen moeten wij ook melden bij CKP/BECRIS. Dit is wettelijk verplicht volgens het koninklijk Besluit van 23 maart 2017 tot regeling van de Centrale voor Krediet aan Particulieren.
Belgische toezichthouders aan wie wij verplicht zijn om op basis van een verzoek gegevens te delen.
Auditors als gevolg van een verzoek daartoe en op voorwaarde dat dat verzoek steunt op een wettelijke grondslag.
Bevoegde rechter of wettelijke autoriteit op basis van geschillen over verwerking van persoonsgegevens.

3. Jurisdictie en transfer van data buiten de EU
Het kan zijn dat met betrekking tot bovenstaande verstrekkingen aan derden uw persoonsgegevens naar landen worden overgebracht die niet hetzelfde beschermingsniveau hebben als de AVG. Voor zulke gevallen hebben wij procedures geïmplementeerd om te waarborgen dat uw persoonsgegevens conform de toepasselijke wettelijke waarborgen wordt verwerkt.

4. Hoe lang zullen wij de data bewaren?
Wij zullen uw persoonsgegevens bewaren zolang dat noodzakelijk en toegestaan is voor de doelen waarvoor wij de informatie verzameld hebben. Wij hanteren de volgende criteria om onze bewaartermijnen te bepalen:

De duur van de periode waarin u gebruik maakt van ons product en/of service;
Eventuele toepasselijke wettelijke verplichtingen van TFS waaraan wij moeten voldoen (bijvoorbeeld wettelijke administratie verplichtingen, geschillen en onderzoeken door toezichthouders).

5. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
TFS gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens die u met ons hebt gedeeld. Wij hebben passende organisatorische en technische maatregelen genomen om uw data te beschermen tegen een datalek en vervolgens misbruik van deze gegevens (bijvoorbeeld identiteitsfraude), meer bepaald door het uitwerken van strikte interne procedures en polissen op het vlak van beveiliging en bescherming van persoonlijke gegevens, beheer en controle op de toegang tot onze systemen, alsook via opleiding en sensibilisering van ons personeel.

6. Wijzigingen in ons statement
We kunnen deze privacy verklaring van tijd tot tijd wijzigen. Als wij over uw e-mail adres beschikken, dan zullen wij u per e-mail informeren over een wijziging. U kan ook de meest recente versie van deze verklaring raadplegen via https://nl.toyota.be/legal/priveleven.

7. Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht ons te verzoeken om:

Inzage te geven in uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer);
Uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer) te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
Verzet aan te tekenen tegen de verwerkingen van uw persoonsgegevens;
Uw persoonsgegevens te beperken;
Uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde; en/of
Menselijke tussenkomst om een eventueel genomen geautomatiseerde besluit toe te lichten, uw standpunt te geven of verdere toelichting te ontvangen, dan wel om deze te betwisten.

Deze rechten zijn niet absoluut. Wij zullen uw verzoek beoordelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij zullen u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen in verband met de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen. We zullen u in dat geval informeren. U heeft op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Contact
Indien u vragen heeft over deze privacy verklaringof over hoe of uw rechten wilt uitoefenen dan kunt u contact met ons opnemen via: privacy.be@toyota-fs.com of via onze Klantenservice (02/895.06.50). U kunt onze Data Protection Officer (DPO) bereiken via ditzelfde email-adres.

Toyota Financial Services Belgium NV, vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Leuvensesteenweg 369, B-1930 Zaventem, KBO/BTW : BE0756463210