Dnevnik vožnje službenega vozila: obdavčitev dohodka
Zaposleni, ki jim delodajalec zagotovi službeno vozilo, prejemajo nedenarno ugodnost. Zanjo mora davek plačati uporabnik. Pripisani dohodek se lahko obdavči na dva načina: na podlagi dnevnika vožnje ali v skladu s pravilom enega odstotka.
Dnevnik ali metoda enega odstotka?
Službeno vozilo oz. službeno vozilo, ki se uporablja tudi za zasebne vožnje, je z vidika davčnega urada nedenarna ugodnost. To je ugodnost v naravi, ki se dodeli poleg plače. V skladu z nemškim zakonom o dohodnini (EStG) davčni urad nedenarno ugodnost šteje za dohodek, zato mora biti tudi ta bonus obdavčen.
Pri samozaposlenih osebah nedenarna ugodnost poveča obdavčljivi dobiček, pri zaposlenih pa se prišteje k bruto plači. V obeh primerih obstaja možnost plačila davka na pripisani dohodek v obliki pavšalnega zneska v skladu s pravilom enega odstotka. To pomeni, da je treba vsak mesec za davčne namene upoštevati en odstotek bruto cene vozila po ceniku kot dohodek za zasebno uporabo službenega vozila.
Čeprav je pavšalni izračun denarne ugodnosti preprostejši način, je vodenje dnevnika vsekakor smiselno. O vodenju dnevnika vožnje je smiselno razmisliti, če je cena službenega vozila po ceniku visoka in če se vozilo uporablja bolj v službene kot zasebne namene. Z dnevnikom vožnje namreč lahko prihranite precej denarja.
Kdaj je voznikov dnevnik koristen za zaposlene?
- Omejena zasebna uporaba službenega vozila
- Visoka cena po ceniku
- Službeno vozilo je bilo kupljeno kot rabljeno vozilo
- Službeno vozilo je starejše in že amortizirano
- Majhno število prevoženih kilometrov
- Nizki obratovalni stroški službenega vozila
Poleg tega je ustrezen dnevnik vožnje smiseln, če so stroški zasebne rabe pri uporabi metode enega odstotka enaki skupnim stroškom vozila. Dnevnik vožnje je boljša možnost tudi, če je razdalja med domom in službo zelo kratka ali če se službeno vozilo dejansko uporablja samo za vožnjo na delo.
- Visoka cena po ceniku
- Službeno vozilo je bilo kupljeno kot rabljeno vozilo
- Službeno vozilo je starejše in že amortizirano
- Majhno število prevoženih kilometrov
- Nizki obratovalni stroški službenega vozila
Poleg tega je ustrezen dnevnik vožnje smiseln, če so stroški zasebne rabe pri uporabi metode enega odstotka enaki skupnim stroškom vozila. Dnevnik vožnje je boljša možnost tudi, če je razdalja med domom in službo zelo kratka ali če se službeno vozilo dejansko uporablja samo za vožnjo na delo.
Odločitev delodajalca: dnevnik ali pavšalna obdavčitev?
Katero metodo bo zaposleni uporabil za plačilo davka na nedenarno ugodnost, odloča delodajalec. Ta se pogosto odloči za pavšalno pravilo enega odstotka, ker je preprostejše in manj tvegano. Posledično zaposleni ne uporabljajo vedno najugodnejše metode.
Zato je priporočljivo, da sami preverite, katera različica je res primerna za uporabo službenega vozila. Z ustreznim kalkulatorjem lahko davčno obremenitev, ki izhaja iz službenega vozila, izračunate na spletu. Če se dnevnik izkaže za ugodnejšega, se je priporočljivo o tem pogovoriti z davčnim svetovalcem.
Zato je priporočljivo, da sami preverite, katera različica je res primerna za uporabo službenega vozila. Z ustreznim kalkulatorjem lahko davčno obremenitev, ki izhaja iz službenega vozila, izračunate na spletu. Če se dnevnik izkaže za ugodnejšega, se je priporočljivo o tem pogovoriti z davčnim svetovalcem.
S pravimi argumenti in obljubo, da boste dnevnik vodili vestno, je delodajalca običajno mogoče prepričati, da izbere metodo dnevnika.
Vedeti pa je treba, da je metodo izračuna mogoče spremeniti le ob začetku leta ali ob menjavi službenega vozila. Če je zaposlenemu dodeljeno službeno vozilo z električnim motorjem ali priključno hibridno vozilo, se davčna ugodnost bistveno poveča. V mnogih primerih je obdavčenega le 0,25 do 0,5 odstotka bruto cene po ceniku.
Vedeti pa je treba, da je metodo izračuna mogoče spremeniti le ob začetku leta ali ob menjavi službenega vozila. Če je zaposlenemu dodeljeno službeno vozilo z električnim motorjem ali priključno hibridno vozilo, se davčna ugodnost bistveno poveča. V mnogih primerih je obdavčenega le 0,25 do 0,5 odstotka bruto cene po ceniku.
Vodenje pravilnega in sledljivega dnevnika vožnje
Za razliko od pavšalne obdavčitve vodenje dnevnika vožnje terja bistveno več časa, a na koncu zaposlenim prihrani več denarja.
Davčni urad zahteva natančno in popolno dokumentacijo o uporabi vozila. Pri tem davčni urad razlikuje med zasebno uporabo in službenimi potovanji. Pri zasebnih vožnjah je treba zabeležiti samo število prevoženih kilometrov. Po drugi strani pa je treba za poslovno uporabo upoštevati dodatne informacije.
Toda to delo se splača tako zaposlenim kot delodajalcem. Davčno se namreč lahko upoštevajo skoraj vsi stroški za službeno vozilo, ki nastanejo tekom leta.
Sem sodijo na primer stroški goriva, stroški popravil in vzdrževanja, zavarovanje vozil, davek na vozila, parkirnine, stroški nege avtomobila ali menjave pnevmatik, provizije TÜV, provizije za lizing ali obresti za avtomobilsko posojilo.
Tu niso vključene samo globe in zasebne cestnine ter uporabnine cest. Zato je pomembno natančno zbiranje in shranjevanje vseh prejemkov, če se za davčne namene uporablja metoda ladijskega dnevnika.
Tu niso vključene samo globe in zasebne cestnine ter uporabnine cest. Zato je pomembno natančno zbiranje in shranjevanje vseh prejemkov, če se za davčne namene uporablja metoda ladijskega dnevnika.
Beležite potovanja v dnevniku vožnje
Načeloma je treba v dnevnik vpisati službene in zasebne poti, a davčna zakonodaja loči pet kategorij:
Službene poti: tu je treba v dnevnik zabeležiti razne podrobnosti o posamezni vožnji. To vključuje datum, kraj odhoda, cilj, število kilometrov ob začetku in koncu poti, dolžino ter namen poti. Pri tem je smiselno navesti tudi obiskane stranke ali poslovne partnerje, ki so bili razlog za službeno pot. V dnevnik je treba zabeležiti tudi, če je bil potreben obvoz, na primer zaradi zapore ceste ali gradbišča.
Pot od doma do delovnega mesta: za vožnjo na delo zadostujejo podatki o datumu in kilometrih. V davčne namene se ti stroški lahko upoštevajo le v okviru nadomestila za prevoz na in z dela. To pomeni pavšal v višini 30 centov na kilometer za vsak delovni dan.
Zasebne poti: pri zasebni uporabi službenega vozila je treba v dnevnik vožnje vpisati le datum in prevoženo razdaljo. Omenjene tri kategorije morajo biti navedene v dnevniku. Poleg tega z davčnega vidika obstajata še dve kategoriji poti, ki se v dnevnik vpisujeta opcijsko. Gre za poti družin iz dveh gospodinjstev in poti, ki so povezane z drugimi dohodki in niso na noben način povezane z glavnim delodajalcem..
Prednosti elektronskih dnevnikov
Na veselje številnih voznikov službenih vozil je digitalni napredek poenostavil tudi vodenje dnevnika vožnje. Končno ni več treba ročno vpisovati vseh podatkov. S pomočjo podatkov GPS je mogoče določiti trenutni položaj vozila in zabeležiti prevoženo razdaljo ali podatke o gibanju vozila. Na podlagi teh podatkov je izdelava elektronskega dnevnika izjemno preprosta.
Na trgu zdaj obstajajo številni ponudniki dnevnikov vožnje, a davčni urad ne priznava vseh aplikacij. Izbirate lahko med strojnimi rešitvami, na primer trajno nameščeno škatlo, ali programsko opremo v obliki aplikacije na pametnem telefonu. Možne so tudi kombinacije strojne in programske opreme. Kateri sistem uporabljate, je drugotnega pomena, bolj pomembno je, da ga davčni urad priznava. Osnovni pogoj za to je, da v elektronski dnevnik vožnje ni mogoče naknadno vnašati sprememb.
Davčni urad priznava elektronske dnevnike le, če se evidenca v njih vodi sproti. Čeprav je elektronski dnevnik veliko bolj priročen od ročnega, pa tudi ta ne opravi vsega sam. Prevoženi kilometri, poti in datum se zabeležijo samodejno. Uporabnik pa mora v dnevnik vnesti tudi druge pomembne podatke, kot sta cilj in namen poti. Številni strokovnjaki priporočajo elektronska dnevnika PACE in Vimcar. Načeloma za elektronske dnevnike veljajo enake zahteve kot za ročno pisane. Poleg že omenjenih zahtevanih podatkov so za elektronski dnevnik nujno potrebni tudi naslednji dejavniki:
-
Zaščita pred zlorabo
-
Sprotno vodenje
-
Beleženje brez vrzeli
Dnevnik vožnje in metodo enega odstotka primerjajte v poskusnem časovnem obdobju
Najbolj davčno učinkovita možnost vodenja dnevnika vožnje ni nujno tudi najprimernejša. Če dobite novo službeno vozilo, je najbolje, da se z delodajalcem dogovorite za poskusno obdobje. Na ta način je mogoče ugotoviti, ali je dnevnik vožnje prava metoda za obračun davka na pripisani dohodek. Zaposleni preprosto vodi dnevnik za poskusno obdobje treh mesecev od začetka leta ali menjave vozila. Informacije in izračune lahko nato primerjate z metodo enega odstotka.
