Službena vozila so priljubljen dodatek, ki jo podjetja ponujajo svojim zaposlenim. Službeno vozilo predstavlja veliko prednosti tako za zaposlene kot za delodajalce in je ustrezna alternativa povišanju plače. Številni zaposleni se tako sprašujejo, ali lahko najeto službeno vozilo uporabljajo v zasebne namene. Načeloma je to mogoče, vendar je treba pri zasebni uporabi službenega vozila upoštevati nekatere vidike, zlasti v zvezi z obdavčitvijo.
Pregled zasebne uporabe službenih vozil
Zasebna uporaba službenega vozila predstavlja nedenarno korist, zato morajo zaposleni od tega zneska plačati davek. To lahko storijo na dva načina: s pravilom enega odstotka ali z dnevnikom vožnje. Zaposleni lahko sami izberejo način, ki je zanje ugodnejši.
Če s službenim vozilom zaposleni ne opravlja zasebnih potovanj, je priporočljivo, da se to pravilo določi v pogodbi. Praviloma davčni urad domneva, da se službeno vozilo uporablja tudi za zasebna potovanja, če je zasebna uporaba vozila dovoljena. Zato je treba na to nedenarno korist plačati davek.
Za poslovna potovanja, opravljena z osebnim vozilom, pa veljajo drugačna pravila. Pri modelu nadomestila za uporabo zasebnega vozila delodajalec delavcu plačuje fiksni mesečni znesek. Čeprav ne gre za nedenarno korist, je pavšalni znesek še vedno obdavčljiv.
Če s službenim vozilom zaposleni ne opravlja zasebnih potovanj, je priporočljivo, da se to pravilo določi v pogodbi. Praviloma davčni urad domneva, da se službeno vozilo uporablja tudi za zasebna potovanja, če je zasebna uporaba vozila dovoljena. Zato je treba na to nedenarno korist plačati davek.
Za poslovna potovanja, opravljena z osebnim vozilom, pa veljajo drugačna pravila. Pri modelu nadomestila za uporabo zasebnega vozila delodajalec delavcu plačuje fiksni mesečni znesek. Čeprav ne gre za nedenarno korist, je pavšalni znesek še vedno obdavčljiv.
Kdaj je zasebna uporaba službenega vozila mogoča?
Delodajalec odloča o tem, ali lahko zaposleni službeno vozilo uporabljajo v zasebne namene. To je vključeno v pogodbi o zaposlitvi ali pa opredeljeno v pogodbi ob predaji vozila. Načeloma je pogosta praksa, da službeno vozilo zaposlenemu ni na voljo le za službene namene, temveč tudi za zasebne. Prepoved zasebne uporabe službenega vozila je precej redka.
Če so zasebna potovanja na splošno dovoljena, pa je treba podrobno določiti, koliko kilometrov lahko zaposleni prevozi s službenim vozilom v zasebne namene. Priporoča se tudi sestava skupnega sporazuma o tem, kdo plača katere stroške službenega vozila.
Če so zasebna potovanja na splošno dovoljena, pa je treba podrobno določiti, koliko kilometrov lahko zaposleni prevozi s službenim vozilom v zasebne namene. Priporoča se tudi sestava skupnega sporazuma o tem, kdo plača katere stroške službenega vozila.
Če zaposleni službeno vozilo uporabljajo v zasebne namene, je treba poleg tega določiti naslednje: Kdo lahko vozi vozilo? Ali se lahko službeno vozilo posodi? Ali je dovoljeno vozilo uporabiti za odhod na počitnice?
Posojanje službenega vozila: Ali je to dovoljeno?
Priporočljivo je, da vsak zaposleni, ki prejme službeno vozilo, ki ga lahko uporablja tudi zasebno, določene vidike uporabe uskladi z delodajalcem. To na primer vključuje vprašanje, ali lahko službeno vozilo vozijo njegov zakonski partner, njegovi odrasli otroci ali prijatelji. Pri tem je treba biti previden, saj nedovoljeno posojanje vozila povzroči neveljavnost zavarovanja. Takšno ravnanje ima posledice tudi v skladu z delovnopravno zakonodajo. Zato je najbolje, da se zaposleni vnaprej dogovorijo, kdaj lahko uporabljajo službeno vozilo v zasebne namene: le med tednom ali tudi za prostočasne dejavnosti med vikendom.
Počitniško potovanje s službenim vozilom
Enako načelo velja tudi za počitniška potovanja s službenim vozilom: posvetujte se z delodajalcem in pojasnite, kaj je dovoljeno in kaj ni. Čeprav je zasebna uporaba službenega vozila opredeljena v pogodbi, to še ne pomeni, da so avtomatično zajeta tudi počitniška potovanja s službenim vozilom. O tej specifični uporabi se je zato treba posebej pogovoriti in jo pogodbeno urediti, saj se pri počitniškem potovanju prevozi bistveno več kilometrov kot denimo pri zasebni vožnji do trgovine.
V ta namen se običajno uporablja pogodba o prenosu, v kateri je poleg splošnega dovoljenja za zasebno uporabo službenega vozila opredeljen tudi pravni okvir. Pri počitniških potovanjih je možno, da bo zasebna uporaba vozila dovoljena na primer znotraj države, ne pa tudi v tujini. Vedno je treba upoštevati regionalne omejitve in druga pravila za zasebno uporabo službenega vozila, da bo zavarovalno kritje ostalo v celoti veljavno.
V ta namen se običajno uporablja pogodba o prenosu, v kateri je poleg splošnega dovoljenja za zasebno uporabo službenega vozila opredeljen tudi pravni okvir. Pri počitniških potovanjih je možno, da bo zasebna uporaba vozila dovoljena na primer znotraj države, ne pa tudi v tujini. Vedno je treba upoštevati regionalne omejitve in druga pravila za zasebno uporabo službenega vozila, da bo zavarovalno kritje ostalo v celoti veljavno.
Kdaj lahko rečemo, da je vozilo službeno?
Z davčnega vidika je službeno vozilo službeno le, če je tudi del premoženja podjetja. Pogoj za to je le, da se vozilo v več kot 50 odstotkov primerov uporablja v poslovne namene. Če je ta delež manjši od 10 odstotkov, je vozilo del zasebnega premoženja. Če je delež uporabe v poslovne namene med 10 in 50 odstotki, lahko zaposleni izberejo, kako bodo vozilo razvrstili. To pomeni, da je mogoče vozilo uvrstiti med službena vozila, tudi če je delež zasebnih potovanj visok. Obe možnosti imata tako davčne prednosti kot tudi slabosti.
Vožnja na delo s službenim vozilom šteje za zasebno uporabo
Čas potovanja od kraja stalnega prebivališča do primarnega delovnega mesta se ne šteje za delovni čas. Zato tudi potovanje tja velja za zasebno potovanje. V skladu s tem je treba za davčne namene upoštevati poti na delo. Če pa zaposleni službenega vozila ne sme uporabljati v zasebne namene, ga ne sme uporabljati niti za vožnjo na delo.
Davčni vidiki zasebne uporabe službenega vozila
Z vidika davčnega urada potovanja izven službenega časa predstavljajo nedenarno ugodnost za zaposlene, zato je službeno vozilo obdavčeno. Posledično se pogosto pojavi vprašanje, ali je financiranje službenega vozila za zasebne namene sploh smiselno. Načeloma imajo zaposleni dve možnosti, kar zadeva plačilo davkov – ena možnost je pavšalna obdavčitev v skladu s pravilom enega odstotka, druga možnost pa je ustrezno izpolnjen dnevnik vožnje.
Delež zasebne uporabe vozila določa, katera od obeh metod je boljša. Velja opozoriti, da se je ene od teh dveh računovodskih metod za obračunavanje davka treba držati skozi vse leto. Metodo je mogoče zamenjati le ob oddaji nove davčne napovedi.
Delež zasebne uporabe vozila določa, katera od obeh metod je boljša. Velja opozoriti, da se je ene od teh dveh računovodskih metod za obračunavanje davka treba držati skozi vse leto. Metodo je mogoče zamenjati le ob oddaji nove davčne napovedi.
Pravilo enega odstotka kot običajna praksa
Večina zaposlenih uporablja pavšalno metodo enega odstotka, ker zahteva manj truda. Ta računovodska metoda je še posebej priljubljena pri osebah, ki službeno vozilo pogosto uporabljajo v zasebne namene. Nemški zakon o dohodnini določa, da se kot nedenarna ugodnost upošteva en odstotek domače cene po ceniku. Če na primer zaposleni vozi vozilo, katerega bruto vrednost znaša 30.000 EUR, to pomeni nedenarno ugodnost v višini 300 EUR na mesec. Na podlagi tega zneska nato mesečno plačujejo dohodnino, solidarnostni dodatek, prispevke za socialno varnost in morda tudi cerkveni davek. Kako se izračuna ta cena po ceniku?
Cena po ceniku je prodajna vrednost službenega vozila ob njegovi prvi registraciji. To vključuje priporočeno maloprodajno ceno proizvajalca in stroške za posebno opremo. V ceno po ceniku je vključen tudi prometni davek. Poznejših stroškov, kot so vgrajene navigacijske naprave, se ne prikazuje kot denarne koristi. Pri davčni obravnavi ni mogoče upoštevati tudi popustov za službena vozila, ki jih je ob nakupu odobril proizvajalec. Cena po ceniku velja tudi tukaj.
Nadomestilo za razdaljo: posebni predpis za vožnjo na delo
Vemo torej, da je vožnja na primarno delovno mesto opredeljena kot zasebna uporaba vozila. Če zaposleni v ta namen uporabljajo službeno motorno vozilo, se pavšalna vrednost poveča za 0,03 odstotka cene po ceniku za vsak kilometer vožnje v eno smer. Če na primer vožnja do delovnega mesta znaša 25 kilometrov, se prvotna denarna korist poveča za 225 evrov kot nadomestilo za prevoz na delo in z dela.
25 kilometrov x 0,03 odstotka (pavšalna stopnja) x 30.000 evrov (cena po ceniku) = 225 evrov.
Namesto pavšala lahko zaposleni podajo individualno oceno. V tem primeru se na kilometer razdalje zaračuna le pavšalna stopnja v višini 0,002 odstotka cene po ceniku. To je smiselno narediti, če se zaposleni s službenim vozilom v pisarno vozijo manj kot 15 dni na mesec ali 180 dni na leto.
25 kilometrov x 0,03 odstotka (pavšalna stopnja) x 30.000 evrov (cena po ceniku) = 225 evrov.
Namesto pavšala lahko zaposleni podajo individualno oceno. V tem primeru se na kilometer razdalje zaračuna le pavšalna stopnja v višini 0,002 odstotka cene po ceniku. To je smiselno narediti, če se zaposleni s službenim vozilom v pisarno vozijo manj kot 15 dni na mesec ali 180 dni na leto.
Nasveti za zasebno uporabo službenega vozila
Pripisani dohodek za službeno vozilo se lahko zmanjša, če zaposleni prevzamejo nase stroške za službeno vozilo. Sem spadajo na primer stroški goriva, popravil, pranja vozila in drugi. Znesek pripisanega dohodka se prav tako zmanjša, če se uporabniki službenega vozila dogovorijo za plačilo delodajalcu ob prenosu vozila.
Davčne olajšave se lahko uveljavljajo tudi za električna in hibridna vozila, ki se zasebno uporabljajo kot službena vozila. Za električna vozila je na primer se kot nedenarna ugodnost upošteva le polovica cene po ceniku. Za hibridna vozila pa velja naslednje: Za priznanje polovične cene po ceniku emisije CO2 ne smejo presegati 50 gramov na kilometer. Druga možnost je, da ima električni pogon najmanjši domet – od 60 do 80 kilometrov.
Davčne olajšave se lahko uveljavljajo tudi za električna in hibridna vozila, ki se zasebno uporabljajo kot službena vozila. Za električna vozila je na primer se kot nedenarna ugodnost upošteva le polovica cene po ceniku. Za hibridna vozila pa velja naslednje: Za priznanje polovične cene po ceniku emisije CO2 ne smejo presegati 50 gramov na kilometer. Druga možnost je, da ima električni pogon najmanjši domet – od 60 do 80 kilometrov.
