Upravljanje voznega parka v podjetju

Velika podjetja in korporacije upravljajo sodoben vozni park z veliko, včasih celo več sto vozil. Digitalizacija je pripeljala tudi do digitalnega in avtomatiziranega nadzora in upravljanja velikih voznih parkov na tem področju, kar je izboljšalo strateško načrtovanje ter varnost vozil in voznikov. Toda kaj pomeni izraz »upravljanje voznega parka« in kako to deluje? Več o tej temi si lahko preberete tukaj.

Razlaga izraza »upravljanje voznega parka« za laike

Splošno sprejeta definicija pojma »upravljanje voznega parka« ne obstaja. Običajno se izraz nanaša na učinkovito upravljanje katerega koli vozila, pogosto znotraj razreda vozil. To so na primer avtomobili, tovornjaki, avtobusi ali celo vlaki. Govorimo o učinkovitosti v kontekstu digitalizacije, ki se je razširila na vsa področja, ki so pomembna v sistemu za upravljanje voznega parka. Primeri teh področij so načrtovanje in nadzor poti vozil ter spremljanje vozil.

Pri upravljanju voznega parka torej ne gre le za skupino vozil, kot se pogosto domneva, temveč se s pomočjo parametrov usklajujejo in optimizirajo poti vozil ali drugih prevoznih sredstev. Cilj je čim bolje izkoristiti razpoložljive vire in čim prej ugotoviti morebitne nove težave.

Pri digitalnem upravljanju voznega parka se uporabljajo sistemi, ki temeljijo na programski opremi. Te aplikacije temeljijo na podatkih GPS in tehničnih informacijah o voznem parku. Na splošno lahko vozni park sestavlja le nekaj vozil ali pa celoten vozni park. Uporaba programske opreme za digitalno upravljanje pa se izplača že pri nekaj vozilih. Toda kako ta tehnologija deluje v podjetju?

Kako deluje upravljanje voznega parka?

Analogno upravljanje voznega parka se skorajda ne uporablja več in velja za neučinkovito. V procesu digitalizacije so se začele uporabljati programske aplikacije, ki podpirajo sodobno upravljanje voznega parka. Upravljavcem voznih parkov aktivno pomagajo pri upravljanju voznih parkov, iskanju vozil ali načrtovanju poti. Telematika je pogosto vključena kot tehnologija za ocenjevanje in nadzor podatkov voznega parka prek pametnih sistemov, povezav in tipal.

Poudarek je torej na sledenju vozil s pomočjo tehnologije, ki je blizu tudi Internetu stvari. Vizualizacija voznega parka z orodji za analizo in aplikacijami je vsaj tako pomembna kot strojna oprema in elektronski sistemi, saj šele takrat postanejo zbrani podatki uporabni za nadaljnje funkcije in storitve. To vključuje zgodnja opozorila ob tehničnih okvarah ali navodila za popravilo, pa tudi samodejne klice v sili in sledenje ukradenim vozilom.

Programske aplikacije običajno upravljajo zunanji ponudniki storitev, tako da notranje strukture podjetja niso obremenjene s tem. Upravljavci voznih parkov imajo kljub temu pregled nad svojimi velikimi voznimi parki, tako znotraj kot zunaj voznega parka.

Naloge pri upravljanju voznega parka

Za usklajevanje voznega parka v podjetju odgovorni zaposleni prevzamejo številne naloge.

Administracija

Pomemben del upravljanja voznega parka je urejanje dokumentacije. Sem spadajo na primer kupoprodajne pogodbe, zavarovalne police ali dokumenti, kot so primopredajni zapisniki ali računi. Tudi obratovalni stroški, kot so stroški goriva ali storitev, so dokumentirani in shranjeni v ustrezni programski opremi. To omogoča zbiranje podatkov, ki se pozneje uporabijo za pripravo statističnih podatkov. Statistični podatki pa se uporabljajo za nadzor uporabe vozila in po potrebi za njeno regulacijo,

vključno z učinkovito uporabo vozil in njihovo rezervacijo za zaposlene. Pomembna prednost dobro vodenega sistema za upravljanje voznega parka je, da lahko vse vire uporabite po potrebi. Veliko aplikacij ima tudi možnost digitalnega preverjanja vozniških dovoljenj ali poverilnic. V večini primerov se v voznih parkih uporabljajo tudi kartice za gorivo, saj nudijo finančne prednosti in poenostavljajo dokumentiranje transakcij točenja goriva.
Načrtovanje poti

Telematika oz. podatki o hitrosti, sili zaviranja in porabi goriva omogoča bistveno bolj gospodarno vožnjo celotnega voznega parka. Natančno načrtovanje poti omogoča tudi optimizacijo mobilnosti vozil voznega parka. Čas potovanja in mirovanja je mogoče bolje načrtovati, obiske pri strankah pa lažje usklajevati.

Možno je voditi tudi elektronski dnevnik, s čimer se ločijo zasebna in poslovna potovanja. Le tako lahko uporabniki službenega vozila pri davčnem uradu uveljavljajo davčne olajšave. Poleg tega upravljanje voznega parka omogoča tudi pogajanja z zavarovalnicami o ugodnostih. Ker upravljanje voznega parka dokazano povečuje varnost v cestnem prometu, so zavarovalnice pripravljene znižati ceno zavarovanja.
Lokacija vozila

Programska oprema za upravljanje voznega parka deluje s pomočjo sistemov GPS. Tako lahko podjetja spremljajo poti uporabljenih vozil in jih po potrebi optimizirajo. Tudi postopke polnjenja električnih vozil v voznem parku je mogoče izboljšati z natančnim časovnim načrtovanjem. Poleg tega sledenje GPS za mirujoča vozila zagotavlja zaščito pred krajo.

Področja uporabe in prednosti voznih parkov

Digitalno upravljanje voznega parka podjetjem omogoča, da povečajo učinkovitost prevoza in optimizirajo dobavne verige. To pomeni, da je upravljanje voznega parka načeloma zanimivo za vsa podjetja, ki se ukvarjajo z logistiko. Pametne rešitve in telematski sistemi ponujajo jasno konkurenčno prednost v primerjavi z drugimi akterji na trgu v tej panogi.

Običajno področje, kjer se uporablja aplikacija za upravljanja voznega parka, je zagotovo vozni park. Od upraviteljev voznega parka, voznikov, zunanjih ponudnikov storitev, do kontrolinga in kadrovske službe – vsi imajo koristi od dobro delujočega spletnega portala. Na splošno velja, da bi morala podjetja razmisliti o programski opremi za upravljanje voznega parka, če ta park obsega tri vozila ali več.

Če povzamemo, digitalizacija voznih parkov podjetij ponuja naslednje prednosti:

Sledenje

Vozila so optimalno zaščitena pred krajo, saj jih je mogoče spremljati v realnem času 24 ur na dan.
Nizke emisije

Podjetja porabijo bistveno manj goriva in tako trajnostno zmanjšajo emisije CO2.
Kratke razdalje

Z optimalnim načrtovanjem poti zmanjšate potovalne razdalje in tako prihranite pri stroških za zaposlene.
Delovni procesi

Intuitivne programske rešitve poenostavljajo sodelovanje in prispevajo k transparentnosti.
Dnevniki

Uporabniki službenih vozil samodejno delujejo v pravnem okviru in lahko uveljavljajo davčne olajšave.