Fahrtenbuch für Firmenwagen: Versteuerung des geldwerten Vorteils

Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber einen Firmenwagen gestellt bekommen, erhalten dadurch einen geldwerten Vorteil. Dieser Vorteil muss durch den Nutzer versteuert werden. Die Versteuerung des geldwerten Vorteils lässt sich mit zwei Methoden durchführen: das Fahrtenbuch und die Ein-Prozent-Regelung.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode?

Ein Firmenwagen oder Dienstwagen, der auch für private Fahrten genutzt wird, stellt in den Augen des Finanzamtes einen geldwerten Vorteil dar. Dabei handelt es sich um eine Sachleistung, die zuzüglich zum Gehalt gewährt wird. Das Finanzamt wertet den geldwerten Vorteil entsprechend dem Einkommensteuergesetz (EStG) als Einnahme, sodass dieser Bonus auch versteuert werden muss.

Bei Selbständigen erhöht der geldwerte Vorteil den steuerpflichtigen Gewinn, während er bei Arbeitnehmern zum Bruttogehalt hinzugerechnet wird. In beiden Fällen gibt es die Option, den geldwerten Vorteil pauschal über die Ein-Prozent-Regelung zu versteuern. Das bedeutet, dass ein Prozent des Fahrzeug-Bruttolistenpreises monatlich als Einnahme für die Privatnutzung des Firmenwagens steuerlich berücksichtigt werden muss.

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Obwohl die pauschale Berechnung des geldwerten Vorteils die einfachere Regelung ist, kann es sich durchaus lohnen, ein Fahrtenbuch zu führen. Ein Argument für ein geführtes Fahrtenbuch ist ein hoher Listenpreis des Firmenwagens und wenn dieser eher für die geschäftliche Nutzung und weniger für private Fahrten verwendet wird. Mit einem Fahrtenbuch lässt sich dann viel Geld sparen.

Wann lohnt sich für Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch?

· geringe Privatnutzung des Firmenautos
· hoher Listenpreis
· Firmenwagen wurde als Gebrauchtwagen gekauft
· Dienstauto ist älter und bereits abgeschrieben
· niedrige Fahrleistung
· geringe Betriebskosten für den Firmenwagen

Darüber hinaus lohnt sich ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, wenn bei Anwendung der Ein-Prozent-Methode die private Nutzung so hoch ausfällt wie die gesamten Fahrzeug-Kosten. Ein Fahrtenbuch ist zudem die bessere Variante, wenn die Entfernung zwischen Wohnung und Betrieb sehr gering ist oder der Firmenwagen tatsächlich nur für den Arbeitsweg genutzt wird.

Arbeitgeber entscheiden: Fahrtenbuch oder pauschale Versteuerung?

Die Entscheidung liegt allerdings beim Arbeitgeber, mit welcher Methode der geldwerte Vorteil durch den Arbeitnehmer zu versteuern ist. Häufig fällt die Wahl deshalb auf die pauschale Ein-Prozent-Regelung, weil diese Regelung weniger Aufwand und Risiko darstellt. Arbeitnehmer nutzen dadurch nicht immer die günstigste Methode.

Es ist empfehlenswert, deshalb selbst zu prüfen, welche Variante sich für die Nutzung des Firmenwagens wirklich eignet. Mit einem passenden Firmenwagenrechner besteht online die Möglichkeit, die steuerliche Belastung zu ermitteln. Wenn dabei das Fahrtenbuch ebenfalls als vorteilhaft gesehen wird, ist ein Gespräch mit dem Steuerberater ratsam.

Mit den richtigen Argumenten und dem Versprechen, ein Fahrtenbuch gewissenhaft zu führen, lassen sich meist auch Arbeitgeber von der Fahrtenbuch-Methode überzeugen.

Zu beachten ist jedoch, dass der Wechsel der Berechnungsmethode nur zum Beginn des Jahres oder bei einem Wechsel des Firmenwagens möglich ist. Bekommen Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug mit Elektromotor oder ein Plug-in-Hybrid-Fahrzeug, verbessert sich der steuerliche Vorteil deutlich. Dann müssen in vielen Fällen nur 0,25 bis 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises versteuert werden.

Fahrtenbuch korrekt und nachvollziehbar führen

Anders als die pauschale Versteuerung kostet das Führen eines Fahrtenbuches deutlich mehr Zeit, doch am Ende sparen Arbeitnehmer damit mehr Geld.

Das Finanzamt fordert ein detailliertes und lückenloses Dokumentieren der Fahrzeugnutzung. Hier unterscheidet das Finanzamt zwischen Privatnutzung und betrieblichen Fahrten. Bei Privatfahrten sind nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer zu vermerken. Dagegen sind bei geschäftlicher Nutzung weitere Angaben zu notieren.

Doch diese Arbeit lohnt sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Denn fast alle Kosten für einen Firmenwagen, die sich im Verlauf eines Jahres ergeben, können steuerlich berücksichtigt werden.

Dazu gehören beispielsweise Spritkosten, Kosten für Reparaturen und Wartung, Kfz-Versicherung, Kfz-Steuer, Parkgebühren, Ausgaben für die Autopflege oder den Reifenwechsel, TÜV-Gebühren, Leasinggebühren oder die Zinsen für ein Autodarlehen.

Lediglich Bußgelder und privat veranlasste Maut- und Straßenbenutzungsgebühren bleiben hier außen vor. Deshalb ist es wichtig, alle Belege akribisch zu sammeln und aufzubewahren, wenn die Fahrtenbuch-Methode zur Versteuerung angewendet wird.

Fahrten in ein Fahrtenbuch eintragen

Grundsätzlich müssen in einem Fahrtenbuch dienstliche und private Fahrten eingetragen werden, doch das Steuerrecht klassifiziert insgesamt fünf Kategorien:

Dienstliche Fahrten: Hier müssen von jeder Fahrt verschiedene Angaben in einem Fahrtenbuch festgehalten werden. Dazu zählen das Datum, der Abfahrtsort, der Zielort, der Kilometerstand zum Fahrtbeginn und am Ende der Fahrt, die Reisestrecke sowie der Zweck der Reise. Hier ist es sinnvoll, auch besuchte Kunden oder Geschäftspartner zu benennen, die Anlass der dienstlichen Fahrt waren. Ebenso ist in das Fahrtenbuch einzutragen, wenn ein Umweg erforderlich wurde, beispielsweise durch eine Straßensperre oder Baustelle.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz: Für den Arbeitsweg genügen Datum und Kilometerangaben. Diese Kosten lassen sich steuerlich nur mit der Entfernungspauschale abrechnen. Sie beträgt für jeden Arbeitstag pauschal 30 Cent pro Entfernungskilometer.

Private Fahrten: Bei der Privatnutzung eines Firmenwagens sind als Eintrag in das Fahrtenbuch lediglich das Datum und die gefahrene Distanz notwendig.

Die drei genannten Kategorien sind verpflichtend in einem Fahrtenbuch aufzulisten. Darüber hinaus kommen aus steuerlicher Sicht zwei weitere Kategorien von Fahrten hinzu, die jedoch nur fakultativ in das Fahrtenbuch eingetragen werden müssen. Die Rede ist hier von Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung und Fahrten, die mit anderen Einkünften zusammenhängen und nichts mit dem Hauptarbeitgeber zu tun haben.

Vorzüge von elektronischen Fahrtenbüchern

Zur Freude vieler Dienstwagenfahrer macht sich der digitale Fortschritt auch beim Fahrtenbuch bemerkt. Endlich ist es nicht mehr nötig, alle Details selbst handschriftlich festzuhalten. Mithilfe von GPS-Daten lassen sich aktuelle Positionen eines Fahrzeuges ermitteln und so Fahrtstrecken oder Bewegungsdaten aufzeichnen. Auf dieser Datenbasis lässt sich ein elektronisches Fahrtenbuch sehr einfach erstellen.

Unterschiedliche Fahrtenbücher-Optionen

Inzwischen existieren zahlreiche Anbieter von Fahrtenbüchern auf dem Markt, doch das Finanzamt akzeptiert nicht jede Anwendung. Es besteht die Wahl zwischen Hardware-Lösungen, beispielsweise einer fest eingebauten Box, oder einer Software als App auf dem Smartphone. Zudem sind Kombinationen aus Hardware und Software möglich. Welches System zum Einsatz kommt, spielt weniger eine Rolle, solange es durch das Finanzamt anerkannt wird. Grundlage für eine Anerkennung ist die Funktion, dass nachträglich im elektronischen Fahrtenbuch keine Änderungen mehr vorgenommen werden können.

Das Finanzamt erkennt auch elektronische Fahrtenbücher nur an, wenn die Aufzeichnungen zeitnah geführt werden. Obwohl diese Variante des Fahrtenbuches deutlich bequemer als ein handschriftliches Fahrtenbuch ist, erledigt das elektronische Fahrtenbuch nicht alles allein. Kilometerstände, Reiserouten und das Datum werden automatisch dokumentiert. Weitere wichtige Informationen wie das Ziel der Fahrt und der Anlass müssen durch den Anwender in das Fahrtenbuch aufgenommen werden.

Aus der Sicht vieler Experten sind folgende elektronische Fahrtenbücher empfehlenswert: PACE und Vimcar. Bei den Varianten werden grundsätzlich die gleichen Anforderungen wie an ein handschriftliches Fahrtenbuch gestellt. Zu den bereits genannten Angaben, die notwendig sind, sind folgenden Faktoren für ein elektronisches Fahrtenbuch unverzichtbar:

Schutz vor Manipulation
Zeitnahe Führung
Lückenlosigkeit

Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Methode auf Probe vergleichen

Die steuerlich günstigste Variante, ein Fahrtenbuch zu führen, muss nicht unbedingt die passende Methode sein. Wer einen neuen Firmenwagen erhält, vereinbart am besten mit seinem Arbeitgeber eine Testphase. So lässt sich herausfinden, ob ein Fahrtenbuch die richtige Methode ist, um den geldwerten Vorteil zu versteuern. Arbeitnehmer führen dabei einfach ab Jahresbeginn oder bei einem Fahrzeugwechsel probeweise ein Fahrtenbuch für drei Monate. Anschließend lassen sich die Angaben und Berechnungen mit der Ein-Prozent-Methode vergleichen.