Firmenwagen privat nutzen: Dürfen Arbeitnehmer das?
Überblick zur Privatnutzung von Firmenwagen
Durch die private Nutzung eines Firmenwagens entsteht ein geldwerter Vorteil. Arbeitnehmer sind deshalb verpflichtet, diesen Betrag zu versteuern. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: die Ein-Prozent-Regel oder das Fahrtenbuch. Arbeitnehmer können selbst eine Methode wählen und danach entscheiden, welche für sie günstiger ausfällt.
Falls mit dem Dienstwagen keine privaten Fahrten vorgesehen sind, ist zu empfehlen, diese Regelung vertraglich festzuhalten. Generell geht das Finanzamt davon aus, dass ein Firmenwagen auch für private Fahrten genutzt wird, wenn die Privatnutzung gestattet ist. Diesen geldwerten Vorteil zu versteuern, wird demnach zur Pflicht.
Bei betrieblichen Fahrten mit einem Privatwagen gelten jedoch andere Regelungen. Im sogenannten Car-Allowance-Modell zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen monatlich festgeschriebenen Betrag. Obwohl kein geldwerter Vorteil entsteht, ist die Pauschale trotzdem zu versteuern.
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Wann ist die Privatnutzung möglich?
Der Arbeitgeber entscheidet darüber, ob ein Firmenwagen von Arbeitnehmern privat genutzt werden darf. Die Vereinbarung darüber steht entweder im Arbeitsvertrag oder wird bei der Überlassung des Autos vertraglich definiert. Grundsätzlich ist es häufig schon so, dass der Dienstwagen nicht nur für geschäftliche Zwecke, sondern auch für private Zwecke zur Verfügung steht. Ein Verbot zur privaten Nutzung des Firmenwagens kommt eher selten vor.
Wenn private Fahrten generell erlaubt sind, sollte jedoch im Detail geklärt sein, wie viele Kilometer der Arbeitnehmer mit dem Firmenwagen privat fahren darf. Eine gemeinsame Vereinbarung darüber, wer für welche Kosten für das Dienstauto aufkommt, ist ebenfalls empfehlenswert.
Dienstwagen verleihen: Ist das erlaubt?
Darüber hinaus stellen sich weitere Fragen für Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen privat nutzen. Wer darf mit dem Fahrzeug noch fahren? Kann ein Firmenwagen verliehen werden? Ist es erlaubt, das Auto für die Fahrt in den Urlaub zu nutzen?
Wer einen Firmenwagen inklusive Privatnutzung überlassen bekommt, ist sehr gut beraten, bestimmte Aspekte mit dem Arbeitgeber genau abzustimmen. Dazu zählt beispielsweise der Sachverhalt, ob auch Ehepartner, die eigenen erwachsenen Kinder oder Freunde den bereitgestellten Dienstwagen privat fahren dürfen. Hier ist Vorsicht geboten, denn eine nicht genehmigte Verleihung führt zum Verlust des Versicherungsschutzes. Zudem drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen. Arbeitnehmer klären deshalb am besten vorab verbindlich, ob sie den Firmenwagen etwa auch am Wochenende für Freizeitaktivitäten oder nur unter der Woche für private Zwecke mitbenutzen dürfen.
Urlaubsreise mit dem Firmenauto
Auch für Urlaubsfahrten im Firmenwagen gilt das Prinzip, sich hierzu mit dem Arbeitgeber abzustimmen und zu klären, was erlaubt ist und was nicht. Denn obwohl vertraglich die Privatnutzung des Firmenwagens definiert wurde, heißt das nicht automatisch, dass darunter auch die Urlaubsfahrt mit dem Dienstwagen fällt. Diese Sondernutzung sollte deshalb konkret besprochen und vertraglich geregelt werden, weil hier auch deutlich mehr Kilometer zurückgelegt werden als bei einer privaten Fahrt in den Supermarkt.
Dazu dient meist der Überlassungsvertrag, in dem neben der generellen Erlaubnis zur privaten Nutzung eines Firmenwagens der Rahmen rechtlich abgesteckt wird. Bei Urlaubsfahrten ist es möglich, dass beispielsweise innerhalb von Deutschland eine private Nutzung des Autos gestattet ist, eine Auslandsfahrerlaubnis jedoch nicht. Regionale Beschränkungen oder andere Regeln für die Privatnutzung des Firmenwagens sollten immer eingehalten werden, damit der volle Versicherungsschutz wirksam bleibt.
Wann ist von einem Firmenwagen die Rede?
In steuerlicher Hinsicht handelt es sich nur dann um einen Dienstwagen, wenn dieser auch zum Vermögen des Betriebs gehört. Das ist der Fall, sobald mehr als 50 Prozent der Nutzung betrieblich ist. Liegt der Anteil unter 10 Prozent, gehört das Fahrzeug zum Privatvermögen. Ist der geschäftliche Nutzungsanteil zwischen 10 Prozent und 50 Prozent einzuordnen, haben Arbeitnehmer die Wahl, wie sie das Fahrzeug einstufen. Das heißt: Auch bei einem hohen Anteil an privaten Fahrten ist es möglich, den Wagen noch als Firmenwagen einzustufen. Allerdings haben beide Varianten steuerliche Vor- und Nachteile.
Arbeitsweg mit dem Dienstwagen gilt als private Nutzung
Der Weg vom Wohnort bis zur ersten Arbeitsstätte gilt nicht als Arbeitszeit. Deshalb ist auch der Weg dahin als private Fahrt anzusehen. Die Fahrten zur Arbeit müssen demnach steuerlich berücksichtigt werden. Falls einem Arbeitnehmer jedoch verboten ist, den Firmenwagen privat zu nutzen, darf er mit diesem Fahrzeug auch nicht den Arbeitsweg befahren.
Steuerliche Aspekte bei der Privatnutzung des Dienstwagens
Das Finanzamt betrachtet außerdienstliche Fahrten als geldwerten Vorteil für die Angestellten. Deshalb ist der Dienstwagen zu versteuern. Oftmals kommt die Frage auf, ob sich die Finanzierung des Firmen-Pkw für private Zwecke überhaupt lohnt. Grundsätzlich haben Arbeitnehmer zwei Möglichkeiten, die Steuern zu zahlen. Eine Variante ist die pauschale Versteuerung über die 1-Prozent-Regelung, die zweite Variante ist ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch.
Der private Anteil der Fahrzeugnutzung ist maßgebend dafür, welche der beiden Methoden die bessere ist. Zu beachten ist, dass einer der beiden Abrechnungswege für die Steuer über das ganze Jahr einheitlich beibehalten wird. Ein Wechsel zwischen den Varianten ist nur bei einer neuen Steuererklärung möglich.
Ein-Prozent-Regelung als gängige Praxis
Was ist der Listenpreis?
Als Listenpreis gilt der Verkaufswert zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Firmenwagens. Darin enthalten sind die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers sowie die Kosten für Sonderausstattungen. Ebenso ist die Umsatzsteuer im Listenpreis eingerechnet. Nachträgliche Aufwendungen wie eingebaute Navigationsgeräte sind nicht als geldwerter Vorteil auszuweisen. Auch Rabatte für Firmenwagen, die vom Hersteller bei der Anschaffung gewährt wurden, lassen sich für die steuerliche Behandlung nicht berücksichtigen. Der Listenpreis gilt dann auch hier.
Entfernungspauschale: Sonderregelung für den Arbeitsweg
Es ist bekannt, dass der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte als Privatnutzung definiert wird. Nutzen Arbeitnehmer dafür ein betriebliches Kraftfahrzeug, erhöht sich der pauschale Wert für jeden Kilometer der einfachen Strecke um 0,03 Prozent des Listenpreises. Beträgt der Arbeitsweg beispielsweise 25 Kilometer, erhöht sich der ursprüngliche geldwerte Vorteil um 225 Euro als Entfernungspauschale.
25 Kilometer x 0,03 Prozent (Pauschale) x 30.000 Euro (Listenpreis) = 225 Euro.
Statt einer Pauschale können Arbeitnehmer eine Einzelbewertung vornehmen. Dann werden pro Entfernungskilometer nur eine Pauschale von 0,002 Prozent des Listenpreises berechnet. Dies lohnt sich, wenn Arbeitnehmer an weniger als 15 Tagen pro Monat oder 180 Tagen im Jahr mit dem Dienstwagen ins Büro fahren.
Einzelnachweis per Fahrtenbuch
Für Arbeitnehmer, die den Dienstwagen eher selten nutzen, ist die Abrechnung des geldwerten Vorteils per Einzelnachweis über ein Fahrtenbuch interessant. Diese Methode bringt zwar deutlich mehr Aufwand mit sich als die 1-Prozent-Methode, listet die Fahrten aber konkreter auf. Davon profitieren besonders Fahrer, die selten das Auto nutzen, oder auch Besitzer eines gebrauchten oder bereits abgeschriebenen Autos.
Im geführten Fahrtenbuch sind für betriebliche Nutzungen die folgenden Angaben aktuell zu hinterlegen: Datum, Reiseziel, dienstliche Tätigkeit und Gesamtkilometerstand nach Ende der Fahrt. Der Kilometerstand muss ebenso zu Beginn und am Ende einer privaten Fahrt mit dem Firmenwagen im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Dadurch lässt sich der private Nutzungswert der tatsächlichen Fahrten als geldwerter Vorteil sehr genau ausweisen.
Wichtige Informationen bezüglich des Fahrtenbuchs
Das Finanzamt verlangt ein tadellos geführtes Fahrtenbuch. Es muss entweder in Form eines gebundenen Buches oder digital angelegt sein. Eine Excel-Liste oder einfach beschriebene Zettel genügen dem Finanzamt nicht. Außerdem dürfen die bereits dokumentierten Fahrten im Fahrtenbuch nicht korrigiert oder verändert werden. Für das Finanzamt zählt nur das, was im Fahrtenbuch selbst steht.
Selbstverständlich haben Arbeitnehmer auch die Option, ein elektronisches Fahrtenbuch anzulegen. Allerdings gelten auch hier strenge Vorgaben. Wer lieber digital seine Fahrten mit dem Firmenwagen aufzeichnet, sollte genau überprüfen, was zulässig ist und was nicht. Elektronische Fahrtenbücher von Drittanbietern erleichtern die Arbeit enorm.
Tipps zur privaten Nutzung des Firmenwagens
Der geldwerte Vorteil für einen Dienstwagen lässt sich reduzieren, wenn Arbeitnehmer die Kosten übernehmen, die für das Firmenfahrzeug anfallen. Dazu gehören etwa Aufwendungen für Kraftstoff, Reparaturen, Autowäsche sowie andere Kfz-Kosten. Falls Nutzer eines Firmenwagens dem Arbeitgeber gegenüber bei der Überlassung eine Zahlung veranlasst haben, verringert sich der Betrag für den geldwerten Vorteil ebenfalls.
Auch bei E-Autos und Hybridfahrzeugen, die als Firmenwagen privat genutzt werden, lassen sich steuerliche Vorteile geltend machen. Für Elektroautos ist beispielsweise nur die Hälfte des Listenpreises als geldwerter Vorteil auszuweisen. Für Hybridautos gilt: Damit auch hier der halbe Listenpreis angesetzt werden darf, sollte der CO2-Ausstoß höchstens 50 Gramm pro Kilometer betragen. Alternativ muss der Elektroantrieb eine Mindestreichweite aufweisen. Diese liegt zwischen 60 und 80 Kilometern.