Strategisches Fuhrparkmanagement
Was ist ein Fuhrpark?
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Fuhrparkmanagement ist die zentrale Grundlage für einen effizienten Fuhrpark
Das Fuhrparkmanagement bezeichnet die professionelle Verwaltung, Organisation und Steuerung einer Fahrzeugflotte innerhalb eines Unternehmens. Die Vielzahl der Aufgaben zielen darauf ab, die Fahrzeugnutzung zu optimieren, Kosten zu senken und Risiken zu minimieren. Ebenso muss ein gutes Management des Fuhrparks die ständige Verfügbarkeit und Sicherheit der einzelnen Fahrzeuge und Mitarbeiter gewährleisten. Die Bedeutung des Fuhrparkmanagements hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab. Sowohl die Art des Unternehmens, die Branche, die Prozessgestaltung und der Standort des Fuhrparks entscheiden über die Bedeutung, die das Fuhrparkmanagement erhält.
Was macht ein professionelles Fuhrparkmanagement aus?
Darüber hinaus ist eine gute Kommunikationsfähigkeit wichtig, um effektiv mit allen Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden zu kommunizieren. Das Management eines Fuhrparks sollte zusätzlich ein grundlegendes Verständnis für die Funktionsweise von Fahrzeugen und deren Technologie besitzen. Kenntnisse im Bereich der rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit dem Betrieb von Fahrzeugflotten sind ebenfalls förderlich. Ein erfolgreiches Fuhrparkmanagement basiert auf einer starken Teamfähigkeit und einer engen Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen und Teams innerhalb der Firma.
Aufgaben des Fuhrparkmanagements
Das Fuhrparkmanagement umfasst zahlreiche Aufgaben und stellt in vielen Betrieben einen kritischen Erfolgsfaktor dar. Gerade in den Branchen, in denen die logistischen Prozesse für den Geschäftserfolg entscheidend sind, kommt den Aufgaben der Fuhrparkleitung ein besonders hoher Stellenwert zu.
Häufig unterstützt deshalb eine Car Policy oder Dienstwagenrichtlinie diesen Anspruch. Die Richtlinie enthält einerseits detaillierte Regelungen für die Nutzung von Firmenwagen. Sie klärt, ob Angestellte einen Firmenwagen privat nutzen dürfen oder welche Fahrzeugklassen ausschließlich für die leitenden Personen des Unternehmens bereitstehen. Andererseits bestimmt eine Car Policy auch die Rechte und Pflichten für die Verantwortlichen des Fuhrparkmanagements. Zu den Aufgaben einer Fuhrparkleitung gehören die folgenden Punkte:
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Analyse der FuhrparkanforderungenDie Fuhrparkleitung ist dafür verantwortlich, die Bedürfnisse des Unternehmens hinsichtlich des Fuhrparks zu ermitteln. Dazu gehören die Analyse der Anforderungen an die Fahrzeuge wie Größe, Ladekapazität oder spezielle Ausstattungen. Weiterhin müssen die Anzahl der benötigten Fahrzeuge und die Kilometerleistung ermittelt werden.
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Beschaffung neuer FahrzeugeDie Beschaffung neuer Fahrzeuge für den Fuhrpark ist eine der wichtigsten Aufgaben. Darunter fällt die Suche nach passenden Fahrzeugen, die Einholung von Angeboten, die Verhandlung von Leasing- oder Kaufverträgen und die Bestellung der Fahrzeuge. Dabei stehen erneut die Anforderungen des Unternehmens im Vordergrund sowie die Ausrichtung auf einen kosteneffizienten Betrieb.
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FlottenmanagementDie Verwaltung des Fuhrparks ist eine weitere zentrale Aufgabe für das Fuhrparkmanagement. Hier dreht sich alles um die Planung und Überwachung der Fahrzeugnutzung, das Koordinieren von regelmäßigen Wartungen und Reparaturarbeiten sowie die Kontrolle der Kilometerleistungen. Ein effektives Flottenmanagement gewährleistet eine höhere Fahrzeugauslastung und minimiert zudem Ausfallzeiten.
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KostenmanagementZudem muss der Fuhrparkleiter sicherstellen, dass die Flotte kosteneffizient betrieben wird. Dazu gehören das Überwachen der Ausgaben, die Suche nach Einsparungspotenzialen und das Optimieren der logistischen Prozesse. Eine gute Kontrolle der Kosten ermöglicht außerdem die effiziente Nutzung und die sukzessive Erweiterung der Fahrzeugflotte.
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RisikomanagementZu einem adäquaten Risikomanagement zählen das Überwachen der Fahrzeugnutzung, das Schulen der Mitarbeiter sowie die Einhaltung von Sicherheitsstandards wie die DGUV-Vorschrift. Darüber hinaus gehört das Versichern der Fahrzeuge zur Arbeit im Bereich des Risikomanagements. Ein gut aufgestelltes Management hat nachweislich den Vorteil, die Unfallrisiken und mögliche Schäden nachhaltig zu reduzieren. Dadurch spart ein Unternehmen laufende Kosten ein.
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Dokumentation und BerichtswesenEine Dokumentation und ein umfassendes Berichtswesen sind ebenfalls wichtige Aufgaben des Fuhrparkmanagements. Qualitative Daten über die Fahrzeugnutzung, die Kilometerleistung, den Kraftstoffverbrauch und laufende Wartungsarbeiten liefern die Grundlage für das Erstellen von ausführlichen Berichten. Diese Dokumentationen bilden wiederum die Grundlage für eine fundierte Entscheidungsfindung. Dafür ist jedoch eine geeignete Fuhrparkmanagement-Software unerlässlich.
Rolle der Technologie in der Zukunft des Fuhrparkmanagements
Nachhaltiges Fuhrparkmanagement
Die Notwendigkeit zur Minimierung der Umweltbelastung hat auch Auswirkungen auf den Betrieb eines Fuhrparks. Es liegt in der Verantwortung des Managements, umweltfreundlichere Fahrzeuge auszuwählen und Arbeitnehmer zu ermutigen, umweltbewusster zu fahren. Darüber hinaus müssen im Fuhrparkmanagement auch neue Gesetzgebungen und Vorschriften rund um den Umweltschutz im Blickfeld sein, um im Bedarfsfall auf Änderungen zu reagieren.
Die Zahl der Unternehmen wächst, die ihre CO₂-Emissionen reduzieren und einen positiven Einfluss auf die Umwelt bewirken möchten. Deshalb ist auch im Flottenmanagement wichtig, dass Fahrzeuge und Prozesse diesen Zielen entsprechen und die notwendigen Programme und Kenntnisse für einen nachhaltigen Betrieb der Flotte vorhanden sind.