einmalige Erfassung und Speicherung der Mitarbeiterdaten
Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber
Bei der Nutzung von Dienstwagen haften Arbeitgeber als Fahrzeughalter und müssen somit gesetzlich geregelten Verpflichtungen nachkommen. Dazu zählt auch die Kontrolle der Fahrerlaubnis und damit der Fahrtüchtigkeit der Arbeitnehmer.
Führerschein kontrollieren ist eine Arbeitgeberpflicht
Stellt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung, ist es als Halter der Fahrzeuge zu einer jährlichen Fahrerunterweisung und UVV-Prüfung (Unfallverhütungsvorschrift) der Pkws verpflichtet. Darüber hinaus zählt die Kontrolle einer gültigen Fahrerlaubnis zu den gesetzlichen Haftpflichten, denen ein Arbeitgeber nachkommen muss. Im Rahmen eines Fuhrparkmanagements dürfen daher verantwortliche und befugte Personen den Führerschein von Mitarbeitern kontrollieren, wenn diese ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark des Unternehmens fahren möchten.
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Die gesetzliche Grundlage zur Kontrolle der Fahrerlaubnis durch den Arbeitgeber ist in § 21 Abs. 1 Nr. 2 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) geregelt. Demnach macht sich der Halter, in dem Fall ist es das Unternehmen, eines Fahrzeugs strafbar, wenn er zulässt oder anordnet, dass jemand ohne gültige Fahrerlaubnis ein Fahrzeug führt. Gemäß § 21 Abs. 2 StVG reicht hier Fahrlässigkeit bereits für eine Haftung aus. Um Strafen zu vermeiden, macht dieser Paragraf eine Kontrolle der Fahrerlaubnis unabdingbar.
Wer unterliegt der Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber?
Nutzen Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug vorübergehend oder dauerhaft, kommt die gesetzliche Pflicht zur Kontrolle der gültigen Fahrerlaubnis durch das Unternehmen zum Tragen. Die Prüfung entfällt, wenn Arbeitnehmer für Dienstfahrten ihre privaten Fahrzeuge nutzen. In solchen Fällen haftet bei Verkehrsunfällen nur die fahrende Person als Halter des Fahrzeugs.
Halbjährliche Prüfung der Fahrerlaubnis ist ausreichend
Häufig stellt sich die Frage, ob eine einmalige Führerscheinkontrolle vor dem ersten Fahrtantritt ausreicht. Die Antwort ist klar: Nein, eine einmalige Kontrolle genügt nicht. Eine gesetzliche Regelung, die das vorschreibt, besteht allerdings auch nicht. Wie oft eine Prüfung der Fahrtüchtigkeit stattfindet, hängt von der Anzahl der Fahrzeuge im Fuhrpark und der Anzahl der Mitarbeiter ab, die dienstlich ein Flottenfahrzeug verwenden. In der Praxis ist eine regelmäßige Kontrolle der Fahrerlaubnis einmal im halben Jahr üblich und ausreichend.
Was umfasst eine Fahrerlaubnis-Kontrolle des Arbeitgebers?
Für die Prüfung ist es wichtig, dass verantwortliche Personen aus dem Unternehmen die originalen Dokumente prüfen. Die Kopie eines Führerscheins reicht dafür nicht aus. Unternehmen sollten die Unterlagen der durchgeführten Kontrollen zudem für mindestens fünf Jahre aufbewahren.
Neben der Gültigkeit des Führerscheins ist zu empfehlen, dass ein Arbeitgeber außerdem mögliche Beschränkungen gemäß § 23 Abs. 3 Fahrerlaubnis-Verordnung (FeV) überprüft. Eine Beschränkung der Fahrerlaubnis kann beispielsweise das Fahren eines Pkws einzig mit Automatikgetriebe sein. Darüber hinaus besteht bei fahrenden Personen auch die Verpflichtung, am Steuer eines Fahrzeugs eine Brille tragen zu müssen. Auch diese Vorgaben sind dann obligatorischer Gegenstand einer Kontrolle der Fahrtauglichkeit.
Vorsicht Datenschutz: Nicht jede Person im Unternehmen darf Führerschein prüfen
Die Personalakte eines Arbeitnehmers inklusive der Kontrolle personenbezogener Dokumente müssen gemäß Datenschutz vertraulich behandelt werden. Nur Mitarbeiter der Personalverwaltung oder jene, die mit Personalangelegenheiten betraut sind, dürfen Dokumente zur Fahreignung einsehen oder eine Kontrolle durchführen.
Zustimmung des Fahrers zur Kontrolle nicht erforderlich
Arbeitnehmer können sich einer Kontrolle der Fahrerlaubnis theoretisch entziehen. Zwar ist ein Arbeitgeber dazu verpflichtet, den gültigen Führerschein zu überprüfen, zwangsweise durchsetzen darf er dies aber nicht. Arbeitnehmer müssen bei einer Verweigerung jedoch mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen. Möglich ist, dass die Erlaubnis zum Fahren eines dienstlichen Fahrzeuges entzogen wird oder sogar eine Abmahnung droht. Ist für den ausgeübten Beruf oder die Tätigkeit eine gültige Fahrerlaubnis zwingend erforderlich, wie bei Berufskraftfahrern, könnte es bei Verweigerung im schlimmsten Fall zu einer verhaltensbedingten Kündigung kommen.
Betriebsrat spielt bei Kontrollen von Mitarbeitern eine wichtige Rolle
Wenn im Unternehmen ein Betriebsrat existiert, ist es ratsam, dass der Arbeitgeber den Betriebsrat über die Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Führerscheinkontrollen informiert. Allerdings darf der Betriebsrat der Kontrolle nicht widersprechen. Im Idealfall steht das Vertretungsorgan aber zur Verfügung, um Bedenken der Arbeitnehmer auszuräumen und über die Vorteile für alle Beteiligten aufzuklären.
Geldstrafen oder Zahlungsverweigerung der Versicherung vermeiden
Neben der Tatsache, dass sich ein Arbeitgeber strafbar macht, wenn Mitarbeiter ohne Fahrerlaubnis einen Dienstwagen fahren, spielt bei diesem Thema der Versicherungsschutz auch eine wichtige Rolle. Verursachen Arbeitnehmer ohne gültige Fahrerlaubnis einen Unfall mit dem Firmenwagen, kann sich die Versicherung auf Leistungsfreiheit berufen. Zwar muss die Kfz-Haftpflichtversicherung in solchen Fällen dem Geschädigten den Schaden ersetzen, allerdings kann sie beim Versicherungsnehmer, dem Arbeitgeber oder Halter, entsprechende Regressansprüche geltend machen.
Manuelle Führerscheinkontrolle
Bei überschaubarer Mitarbeiterzahl kann das Unternehmen die Gültigkeit der Führerscheine manuell überprüfen. Mithilfe eines Formulars werden bei der Erstkontrolle die Fahrer- und Führerscheindaten erfasst. Außerdem wird unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Bestimmungen eine Kopie des Führerscheins erstellt und den Personalunterlagen beigefügt. Die erfassten Daten werden jeweils von den einzelnen Arbeitnehmern unterzeichnet.
Bei den nachfolgenden manuellen Kontrollen sind Arbeitnehmer dazu angehalten, erneut ihren Original-Führerschein zur Prüfung vorzulegen. In einem Nachweisbogen wird die durchgeführte Kontrolle dokumentiert und eine Erinnerung für den nächsten Prüftermin erstellt. Dieser Vorgang wiederholt sich zweimal im Jahr. Regelmäßige Kontrollen minimieren mögliche strafrechtliche Konsequenzen. Arbeitnehmer legen ihren physischen Führerschein zu jedem Prüftermin vor.
Abhängig von der Größe des Fuhrparks oder des Unternehmens ist diese Praxis mit einem großen bürokratischen Aufwand und wertvoller Arbeitszeit verbunden. Viele Unternehmen greifen deshalb auf eine digitale Führerscheinkontrolle zurück.
Elektronische Führerscheinkontrolle
als effiziente Alternative
Eine elektronische Lösung für die Kontrolle der Fahrerlaubnis sorgt für die schnelle und einfache Durchführung. Das ist ein Vorteil, wenn Unternehmen die zeitlichen und personellen Ressourcen für den gesamten betrieblichen Prüfprozess aufbringen können. Die digitale Führerscheinkontrolle wird von Dienstleistern als App oder Software angeboten. Vor allem Fuhrparkleiter profitieren von diesen Programmen.
Wichtig hierbei ist jedoch, dass der Arbeitgeber mit dem gewählten Dienstleister oder Fuhrparkleiter einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß § 28 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schließt. So bleiben die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter geschützt.
Dank einer elektronischen Führerscheinkontrolle gestalten sich die Prozesse effizient. Die Vorteile von elektronischen Systemen zeigt der folgende Überblick:
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Datenabgleich bei Folgekontrollen
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Versand von automatischen Erinnerungen an die Mitarbeiterdatenschutzkonforme Verschlüsselung der Daten
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elektronische Führerscheinkontrolle erfolgt ortsunabhängigrechtssichere Dokumentation der Daten
Durch digitale Lösungen lassen sich Führerscheine durch Siegel mit QR-Codes oder datensichere RFID-Chips kontrollieren. Die elektronische Führerscheinkontrolle über eine App kann entweder durch den Mitarbeiter selbst oder eine autorisierte Person erfolgen. Um eine Software zu nutzen, sind einzelne Schritte notwendig:
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App zuerst installieren
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Mitarbeiter erhalten ein spezielles Siegel zum Aufkleben auf den Führerschein
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Zuweisung des Führerscheins zum Fahrer erfolgt durch das Siegel mit QR-Code
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Führerschein scannen und Gültigkeit prüfen lassen
Ist die Registrierung, die Zuweisung des Führerscheins und die anschließende Kontrolle der Gültigkeit durchgeführt, folgen in einem festgelegten Intervall für Folgekontrollen automatisierte Erinnerungen per App an die Mitarbeiter.