Geld vom Staat erstattet bekommen und das für den Weg zur Arbeit? Klingt nicht nur gut, es ist auch attraktiv. Fahrtkosten, die Arbeitnehmer für den Weg zur Arbeit ausgeben, lassen sich steuerlich geltend machen. Möglich ist das mit der Pendlerpauschale. Wie sie funktioniert und welche Regelungen aktuell gelten, liest du hier in unserem Artikel.
Gemäß Paragraf 9 Einkommensteuergesetz (EstG) werden Aufwendungen für den Weg zwischen der Wohnstätte und der Arbeitsstätte als Pendlerpauschale zusammengefasst. Der offizielle Begriff der Pendlerpauschale lautet Entfernungspauschale. Teilweise ist sie auch als Kilometerpauschale bekannt.
Die Pauschale mindert das zu versteuernde Einkommen von Arbeitnehmern und Selbstständigen. Unabhängig von der Wahl des Verkehrsmittels besteht für Angestellte die Möglichkeit, eine festgelegte Pauschale pro Entfernungskilometer von der Steuer abzusetzen. Zu den relevanten Verkehrsmitteln gehören dabei das Auto, der öffentliche Personenverkehr oder auch das Fahrrad.
Im Verlauf der Jahrzehnte änderte sich jedoch immer wieder die Höhe der Kilometerpauschale, abhängig von der Höhe der Steuer auf Mineralöl.
Während die Pauschale beispielsweise 1967 nur 0,36 Deutsche Mark betrug, war sie 1994 mit 0,70 DM aufgrund einer Anhebung der Mineralölsteuer bereits doppelt so hoch. Zwischen 2001 und 2003 betrug die Pendlerpauschale 0,36 Euro bis zu einem Arbeitsweg von zehn Kilometer und 0,40 Euro bei einem Arbeitsweg über zehn Kilometer. 2004 wurde die Pendlerpauschale dagegen auf 30 Cent pro Kilometer gesenkt.
Im Jahr 2007 durfte die Kilometerpauschale aufgrund eines neuen Absatzes im Paragraf 9 EstG steuerlich nicht mehr geltend gemacht werden. Ende 2008 wurde dieser Absatz allerdings für rechtswidrig erklärt, woraufhin es eine rückwirkende Neuregelung gab. Seitdem ist die Entfernungspauschale wieder wie gewohnt ein Bestandteil, der bei der Berechnung der Steuer berücksichtigt werden kann.
Die Pendlerpauschale beträgt 0,30 Euro bei einem einfachen Arbeitsweg bis einschließlich 20 Kilometer. Ab dem 21. Kilometer fällt die (Fern)Pendlerpauschale ab dem 1. Januar 2022 bis 31. Dezember 2026 mit 0,38 Euro höher aus. Der Höchstbetrag der Pendlerpauschale gestaltet sich dabei wie folgt:
· öffentliche Verkehrsmittel, Motorrad, Fahrrad: maximal 4.500 Euro jährlich
· Fahrten mit dem eigenen Auto: keine Höchstgrenze
Finanzämter erkennen pro Jahr 230 Arbeitstage bei einer Woche mit fünf Arbeitstagen an. Hierfür zählen die jeweils einfachen Fahrten zum Arbeitsort. Für eine Woche mit sechs Arbeitstagen sind es 280 einfache Fahrten.
Von den insgesamt 365 Tagen im Jahr werden Urlaubstage, Krankheitstage und Arbeitstage im Homeoffice abgezogen. Haben Arbeitnehmer die ihnen zustehenden Urlaubstage nicht genommen, können sie auch diese Tage bei der Steuer geltend machen.
Im Kontext der Entfernungspauschale ist immer wieder die Rede von der ersten Tätigkeitsstätte. Wenn jemand immer im gleichen Büro arbeitet, ist die Sache einfach. Die Adresse des Arbeitsortes ist die erste Tätigkeitsstätte und somit die Grundlage, um die Pendlerpauschale zu berechnen.
Anders verhält sich die Lage, wenn Arbeitnehmer ihre Tätigkeit an verschiedenen Arbeitsstätten ausüben. Arbeiten sie zwei Tage in der Zentrale und drei Tage pro Woche in einer Zweigstelle, liegt es im Aufgabenbereich des Arbeitgebers, die erste Tätigkeitsstätte zu definieren. Für ihn besteht jedoch keine Verpflichtung, dies zu tun. Ohne Festlegung durch den Arbeitgeber gilt der Arbeitsort als Bezug für die Entfernungspauschale, an dem Arbeitnehmer mehr Zeit verbringen.
Eine Person fährt an 220 Tagen zur Arbeit. Die Entfernung zum Arbeitsort beträgt 35 Kilometer. Die Pendlerpauschale berechnet sich nun wie folgt in zwei Schritten:
· 220 Arbeitstage x 20 Kilometer einfache Fahrt x 0,30 Euro Pendlerpauschale = 1.320 Euro
· 220 Arbeitstage x 15 Kilometer einfache Fahrt x 0,38 Euro Pendlerpauschale = 1.254 Euro
Insgesamt summiert sich die Entfernungspauschale in diesem Beispiel auf 2.574 Euro.
Manche Arbeitnehmer kombinieren für ihren Arbeitsweg das Auto mit den öffentlichen Verkehrsmitteln. Auch bei diesen Mischfällen gilt der Grundsatz der kürzesten Verbindung zwischen Wohnung und Arbeitsort.
Rechenbeispiel:
Die Entfernung von der Wohnung bis zur ersten Arbeitsstätte eines Arbeitnehmers beträgt 90 Kilometer. Er fährt an 220 Tagen ins Büro. Zuerst fährt er mit seinem Auto genau 15 Kilometer zum Bahnhof und anschließend steigt der um in den Zug. Die Länge der mit der Bahn zurückgelegten Strecke spielt hier keine Rolle. Für die Bahnstrecke werden einfach 75 Kilometer berechnet: 90 Kilometer abzüglich 15 Kilometer mit dem Auto.
· Autofahrt: 220 Arbeitstage x 15 Kilometer x 0,30 Euro Pendlerpauschale = 990 Euro
· Bahnfahrt: 220 Arbeitstage x 75 Kilometer x 0,30 Euro Pendlerpauschale = 4.950 Euro
Hier ist zu beachten, dass für die berechnete Pauschale der Bahnfahrt eine Höchstgrenze von 4.500 Euro pro Jahr gilt und deswegen auch nur dieser Betrag in die endgültige Entfernungspauschale einfließt. Insgesamt lässt sich mit allen Angaben aus dem Beispiel eine Entfernungspauschale von 5.490 Euro bei der Steuer anrechnen.
Die Pendlerpauschale zählt zu den sogenannten Werbungskosten, sind also beruflich veranlasste Kosten. Die Aufwendungen werden in den Zeilen 31 bis 35 der Anlage N unter „Werbungskosten: Entfernungspauschale“ bei der Erklärung zur Steuer eingetragen. Für den Eintrag sind die folgenden Daten nötig:
· Arbeitstage im Jahr
· Arbeitstage pro Woche
· Tätigkeitszeitraum
· Ort der Tätigkeitsstätte
· Urlaubs- und Krankheitstage
· einfache Entfernung
Der Vorteil der Pendlerpauschale besteht darin, dass ab dem 21. Kilometer genau 38 Cent berechnet werden dürfen, wobei hier nur die einfache Fahrt zur Arbeitsstätte gilt. Erfolgt die Berechnung der tatsächlichen Kosten, sind die gefahrenen Kilometer die Basis. Hier zählen sowohl die Hinfahrt als auch die Rückfahrt, allerdings bleibt der pauschale Preis für jeden Kilometer bei 30 Cent.
Ein Arbeitnehmer mit Schwerbehinderung sollte demnach sein jährliches Wahlrecht nutzen und die beiden genannten Varianten jedes Jahr neu gegenüberstellen.
Pauschal werden 2023 bei jedem Arbeitnehmer jährlich 1.230 Euro (2022: 1.200 Euro) als Werbungskosten automatisch berücksichtigt. Pendler mit einem Arbeitsweg um die 20 Kilometer überschreiten diesen Betrag schnell und profitieren somit von der Pendlerpauschale. Anspruch auf die Pauschale haben grundsätzlich alle Menschen, die einen Arbeitsweg zurücklegen. Ob sie dabei mit dem Auto, dem Firmenwagen oder dem Fahrrad fahren, hat hierfür keine Bedeutung. Selbst Personen, die zu Fuß zur Arbeit laufen, besitzen einen Anspruch, die Pendlerpauschale bei der Steuer einzubeziehen.
Eine Ausnahme bilden Arbeitnehmer, deren steuerlich relevantes Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegt. Sie zahlen keine Einkommensteuer und können somit keine Entfernungspauschale absetzen. Seit 2021 besteht jedoch die Option, dass gering verdienende Menschen beim Finanzamt die Mobilitätsprämie geltend machen. Diese ist in den Paragrafen 101 bis 109 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt. Auch Auszubildende gehören häufig zur Gruppe mit geringem Einkommen. Sie können die Mobilitätsprämie beantragen, wenn ihre Ausbildungsstelle mindestens 21 Kilometer von der Wohnung entfernt ist.
