Das Fahrtenbuch oder auch Fahrbuch ist ein Hilfsmittel, um die Privatnutzung eines Firmenwagens steuerlich korrekt abzubilden. Private Fahrten mit einem Firmenwagen als geldwerten Vorteil zu versteuern, ergibt sich aus dem Einkommensteuergesetz (EStG). Im Paragraf 6 EStG wird diese Verpflichtung festgelegt.
Die Einträge im Fahrtenbuch dokumentieren für das Finanzamt schlüssig, wie oft der Firmenwagen privat und wie oft geschäftlich genutzt wurde. Viele Autofahrer verwenden dafür immer noch ein richtiges Buch, das in jedem Buchhandel oder Schreibwarenladen erhältlich ist.
In den meisten Fällen besteht keine Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Wer sich die Zeit für das Eintragen der Fahrten sparen möchte, nutzt besser die Ein-Prozent-Regel für das Versteuern des Firmenwagens. Allerdings geht dabei ein steuerlicher Vorteil verloren, wenn der Anteil an geschäftlichen Fahrten deutlich höher ist im Vergleich zu den Privatfahrten.
Eine Ausnahme stellt die Verpflichtung dar, ein verordnetes Fahrtenbuch nach Verstößen im Straßenverkehr anzulegen. Diese Auflage spielt jedoch keine Rolle für die Versteuerung eines Firmenwagens.
Der Paragraf 6 EStG verlangt allgemein ein „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ als Alternative zur pauschalen Versteuerung. Im Laufe der Zeit haben sich aus den Einschätzungen der Finanzämter sowie einiger bezugnehmenden Gerichtsverfahren weitere sehr konkrete Anforderungen für ein Fahrtenbuch ergeben.
Abgesehen von elektronischen Fahrtenbüchern, für die einige Ausnahmen existieren, muss ein herkömmliches Fahrtenbuch als Buch gebunden sein. Außerdem ist eine fortlaufende Dokumentation erforderlich. Das heißt, nach jeder Fahrt sind die Angaben in das Fahrbuch einzutragen. Dabei dürfen keine Lücken in der Dokumentation auftreten.
Das Führen des Fahrtenbuches hat handschriftlich und unmittelbar zu erfolgen. Dabei dürfen die Angaben nicht nachträglich eingetragen oder verändert werden.
Beim Eintragen der Angaben in ein Fahrtenbuch passieren aus unterschiedlichsten Gründen häufig auch Fehler. Die können später jedoch für Probleme sorgen, sodass eine sorgsame Pflege des Fahrtenbuches enorm wichtig ist. So muss der Kilometerstand des Autos immer um die angegebenen Kilometer steigen. Fehlende Kilometer oder Lücken dürfen keinesfalls durch falsche Einträge aufkommen.
Alle geschäftlichen Fahrten benötigen einen logisch nachvollziehbaren Fahrtzweck. Idealerweise werden die Angaben immer selbständig und handschriftlich in das Fahrtenbuch eingetragen. Beim Ausfüllen geht nichts über Ehrlichkeit, denn bewusste Fehler oder inkorrekte Einträge fliegen später auf. Denn das Finanzamt kann bei Bedarf auch Unterlagen des Arbeitgebers anfordern, wenn es die dokumentierten Fahrten überprüft. Deswegen sollten alle Informationen im Fahrbuch mit den Daten der Belege übereinstimmen. Das können beispielsweise Tankrechnungen, Reparaturbelege oder TÜV-Nachweise sein.
Falls der Wunsch oder die Notwendigkeit besteht, die Art der Versteuerung für den Firmenwagen zu ändern, funktioniert das nur einmal im Jahr. Der Jahreswechsel ist dafür der beste Zeitpunkt. Es ist nicht möglich, im laufenden Jahr von der Versteuerung mit Fahrtenbuch auf die Ein-Prozent-Regel oder andersherum zu wechseln.
Neben dem handschriftlichen Fahrbuch in der klassischen Buch-Form gibt es noch zahlreiche Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern. Ein digitales Fahrtenbuch lässt sich als Fahrtenbuch-App mit GPS-Ortung oder als Modul mit OBD-Stecker direkt ins Fahrzeug eingebaut werden. Basis ist die On-Board-Diagnose, also ein Fahrzeugdiagnosesystem, das während der Fahrt wichtige Kenndaten analysieren kann.
Der Vorteil eines digitalen Fahrtenbuchs ist die Zeitersparnis. Das System erfasst die Bewegungsdaten selbständig. Nach der Fahrt müssen nur noch fehlende Angaben ergänzt werden, beispielsweise der Zweck der Fahrt, die Kundennummer oder der Name der besuchten Firma.
Ein Fahrtenbuch bietet gleich mehrere Vorteile. Es kann dabei helfen, die Ausgaben für Benzin und andere Fahrtkosten zu verfolgen und zu reduzieren. Etwa dadurch, dass unnötige Fahrten vermieden werden und sich die Effizienz der Fahrten verbessert. In bestimmten Fällen, bei der Nutzung eines Firmenwagens, dient ein Fahrtenbuch dazu, Steuervorteile zu erzielen. Die steuerliche Last minimiert sich durch das Führen eines Fahrtenbuchs, wenn die Anzahl der Privatfahrten mit dem Firmenwagen deutlich geringer ist als die Fahrten mit einem dienstlichen Zweck.
Als Nachteil stellt sich bei Fahrtenbüchern der Aufwand dar, um das Buch sorgfältig zu führen und Angaben immer aktuell zu halten. Schleichen sich dabei Fehler ein oder wird das Fahrbuch nicht korrekt verwendet, können vermeidbare Missverständnisse in der Zusammenarbeit mit dem Finanzamt auftreten. Selbst mit einem elektronischen Fahrtenbuch bleibt ein Aufwand bestehen.
Wer kein Fahrtenbuch führen möchte, hat die Möglichkeit, mit der Ein-Prozent-Regelung den Firmenwagen pauschal zu versteuern. Dabei stellt sich oft die Frage, welche Variante steuerlich die bessere Wahl ist: die Ein-Prozent-Versteuerung oder das Fahrtenbuch. Bei der Prozent-Regelung wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises, der für das Fahrzeug gilt, als geldwerter Vorteil versteuert. Der Vorteil dieser Versteuerungsvariante besteht darin, dass keine besonderen Nachweise zu erbringen sind, da es sich um eine pauschale Versteuerung handelt.
Mit der Ein-Prozent-Versteuerung lassen sich Zeit und Aufwand sparen. Allerdings wird damit auch Geld an das Finanzamt verschenkt, wenn der Firmenwagen eher selten für private Zwecke genutzt wird. Es ist daher empfehlenswert, die Entscheidung für eine Variante der Dienstwagen-Versteuerung auf Basis des persönlichen Fahrverhaltens zu prüfen und zu treffen.