Das Fahrtenbuch als Methode zur Dienstwagen-Versteuerung

Der neue Firmenwagen ist da und der Arbeitgeber erlaubt es, den Dienstwagen auch für private Fahrten zu nutzen. Allerdings müssen alle Privatfahrten mit einem Firmenauto auch versteuert werden. Eine Methode, den Firmenwagen steuerlich geltend zu machen, ist das Fahrtenbuch.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Das Fahrtenbuch oder auch Fahrbuch ist ein Hilfsmittel, um die Privatnutzung eines Firmenwagens steuerlich korrekt abzubilden. Private Fahrten mit einem Dienstwagen als geldwerten Vorteil zu versteuern, ergibt sich aus dem Einkommensteuergesetz (EStG). Im Paragraf 6 EStG wird diese Verpflichtung festgelegt.

Die Einträge im Fahrtenbuch dokumentieren für das Finanzamt schlüssig, wie oft der Firmenwagen privat und wie oft geschäftlich genutzt wurde. Viele Autofahrer verwenden dafür immer noch ein richtiges Buch, das in jedem Buchhandel oder Schreibwarenladen erhältlich ist.

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Fahrtenbuch lohnt sich bei wenig Privatfahrten

Ob sich ein Fahrtenbuch im konkreten Fall lohnt, kommt darauf an, wie groß der Anteil von privaten Fahrten im Verhältnis zu beruflichen Fahrten ausfällt. Wird das Fahrzeug genauso häufig privat und geschäftlich genutzt, ist die Pauschalversteuerung für das Dienstauto mit einer Ein-Prozent-Regelung die bessere Variante.
Wer den Firmenwagen weniger als 50 Prozent privat nutzt, sollte dagegen ein Fahrbuch führen. Damit lässt sich dem Finanzamt im Detail aufzeigen, wie oft das Auto der Firma tatsächlich für private Zwecke verwendet wurde. Im Ergebnis müssen Menschen, die einen Firmenwagen fahren, bei einem privaten Fahranteil von beispielsweise 20 Prozent einen viel geringeren geldwerten Vorteil versteuern als bei einem Wert von 40 Prozent.

Fahrtenbuch führen ist keine Verpflichtung

In den meisten Fällen besteht keine Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Wer sich die Zeit für das Eintragen der Fahrten sparen möchte, nutzt besser die Ein-Prozent-Regel für das Versteuern des Firmenwagens. Allerdings geht dabei ein steuerlicher Vorteil verloren, wenn der Anteil an geschäftlichen Fahrten deutlich höher ist im Vergleich zu den Privatfahrten.

Eine Ausnahme stellt die Verpflichtung dar, ein verordnetes Fahrtenbuch nach Verstößen im Straßenverkehr anzulegen. Die Fahrtenbuchauflage spielt jedoch keine Rolle für die Versteuerung eines Firmenwagens.

So wird ein Fahrtenbuch richtig geführt

Der Paragraf 6 EStG verlangt allgemein ein „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ als Alternative zur pauschalen Versteuerung. Im Laufe der Zeit haben sich aus den Einschätzungen der Finanzämter sowie einiger bezugnehmenden Gerichtsverfahren weitere sehr konkrete Anforderungen für ein Fahrtenbuch ergeben.

Abgesehen von elektronischen Fahrtenbüchern, für die einige Ausnahmen existieren, muss ein herkömmliches Fahrtenbuch als Buch gebunden sein. Außerdem ist eine fortlaufende Dokumentation erforderlich. Das heißt, nach jeder Fahrt sind die Angaben in das Fahrbuch einzutragen. Dabei dürfen keine Lücken in der Dokumentation auftreten.

Das Führen des Fahrtenbuches hat handschriftlich und unmittelbar zu erfolgen. Dabei dürfen die Angaben nicht nachträglich eingetragen oder verändert werden.

Welche Angaben gehören in das Fahrtenbuch?

Fahrtenbücher weisen einige vorgedruckte Angaben aus, die dabei helfen, die richtigen Informationen in das Fahrtenbuch zu schreiben. Zu jeder Fahrt wird das Datum, der Grund für die Fahrt und das Ziel der Fahrt eingetragen. Handelt es sich um eine berufliche Fahrt, beispielsweise zu einem Kunden, ist es notwendig, den Grund für den Termin zu dokumentieren. Der Name und die Adresse des Kunden ist für den Eintrag im Fahrtenbuch weniger relevant.

Zulässig ist die Nutzung von üblichen Abkürzungen, etwa für Orte oder eine Kundennummer, sofern sie in der Buchhaltung später auch aufgeschlüsselt wird. Meist steht auch ein Feld für die Fahrtroute zur Verfügung. Hier ist zu notieren, wenn der gewöhnliche Fahrtweg aufgrund von Sperrungen, Staus oder aus anderen Gründen nicht befahrbar war.

Andernfalls geht das Finanzamt immer von der direkten Route zwischen Start und Ziel aus. Es besteht dann die Gefahr, dass ohne Angabe von Gründen der höhere Kilometerstand bemängelt wird. Daher ist es wichtig, jeweils den Kilometerstand vor Beginn der Fahrt und den Kilometerstand nach Fahrtende inklusive der gefahrenen Kilometer einzutragen.

Bei privaten Fahrten reicht jedoch die Angabe „Privat“ im Feld für das Reiseziel, da das Finanzamt private Fahrten inhaltlich nicht prüft.

Einträge ins Fahrtenbuch müssen immer korrekt sein

Beim Eintragen der Angaben in ein Fahrtenbuch passieren aus unterschiedlichsten Gründen häufig auch Fehler. Die können später jedoch für Probleme sorgen, sodass eine sorgsame Pflege des Fahrtenbuches enorm wichtig ist. So muss der Kilometerstand des Autos immer um die angegebenen Kilometer steigen. Fehlende Kilometer oder Lücken dürfen keinesfalls durch falsche Einträge aufkommen.

Alle geschäftlichen Fahrten benötigen einen logisch nachvollziehbaren Fahrtzweck. Idealerweise werden die Angaben immer selbständig und handschriftlich in das Fahrtenbuch eingetragen. Beim Ausfüllen geht nichts über Ehrlichkeit, denn bewusste Fehler oder inkorrekte Einträge fliegen später auf. Denn das Finanzamt kann bei Bedarf auch Unterlagen des Arbeitgebers anfordern, wenn es die dokumentierten Fahrten überprüft. Deswegen sollten alle Informationen im Fahrbuch mit den Daten der Belege übereinstimmen. Das können beispielsweise Tankrechnungen, Reparaturbelege oder TÜV-Nachweise sein.

Falls der Wunsch oder die Notwendigkeit besteht, die Art der Versteuerung für den Firmenwagen zu ändern, funktioniert das nur einmal im Jahr. Der Jahreswechsel ist dafür der beste Zeitpunkt. Es ist nicht möglich, im laufenden Jahr von der Versteuerung mit Fahrtenbuch auf die Ein-Prozent-Regel oder andersherum zu wechseln.

Fahrtenbuch nicht geführt: Was nun?

Wer kein Fahrtenbuch führt und jede Fahrt im Detail dokumentiert, muss den geldwerten Vorteil für das Firmenfahrzeug pauschal versteuern. Das ist besonders ungünstig, wenn der Dienstwagen über einen sehr teuren Listenpreis erworben wurde und das Auto auch für den Arbeitsweg, also von der Wohnstätte zum Arbeitsplatz genutzt wird. Dann droht eine kostenintensive Versteuerung. Deshalb ist es zu empfehlen, von Anfang an die passende Methode zu berechnen, um den Firmenwagen günstig versteuern zu können.

Kosten für ein Fahrtenbuch

Ein Kfz-Fahrtenbuch aus dem Buchhandel oder Schreibwarenladen ist für wenige Euros erhältlich. Anders sieht das bei Anbietern aus, die elektronische Fahrtenbücher anbieten. Ein elektronisches Fahrtenbuch lässt sich beispielsweise als App auf dem Smartphone nutzen. Das Angebot für solche Fahrtenbücher für das Telefon ist groß. Manche Anbieter verlangen für die Nutzung ihrer Fahrtenbuch-App einen einmaligen Kauf, während andere ein monatliches oder jährliches Abo-Modell anbieten. Um einen Überblick zu geben, welche Smartphone-Apps für Fahrtenbücher existieren, stellen wir die interessantesten Apps später im Artikel vor.

Excel-Dokumente als Fahrtenbücher sind nicht erlaubt

Das Finanzamt hat konkrete Anforderungen, wie ein Fahrtenbuch geführt werden muss. Neben der lückenlosen und handschriftlichen Eintragung jeder Fahrt muss es in der Regel ein richtiges Buch aus Papier sein. Eine einfache Excel-Datei, eine Sammlung loser Blätter oder PDF-Dokumente reichen in keinem Fall aus, damit das Fahrtenbuch durch das Finanzamt anerkennt wird. Excel-Tabellen lassen sich einfach zu leicht manipulieren und sind ungeeignet, um damit ein Fahrtenbuch zu führen. Für elektronische Fahrtenbücher gilt, dass nachträgliche Änderungen klar gekennzeichnet werden müssen und dass die Daten revisionssicher gespeichert werden. Falls das Finanzamt das eingereichte Fahrtenbuch aus bestimmten Gründen nicht anerkennt, musst du die Ein-Prozent-Regelung zur Versteuerung anwenden. Zwar ist ein Widerspruch dagegen möglich, um das Finanzamt von der Richtigkeit der Angaben im Fahrtenbuch zu überzeugen, doch dieser Fall lässt sich nur vermeiden, wenn das Fahrtenbuch wirklich wie gefordert ordentlich und lückenlos geführt wurde.

Fahrtenbuch-Varianten: handschriftlich und elektronisch

Neben dem handschriftlichen Fahrbuch in der klassischen Buch-Form gibt es noch zahlreiche Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern. Ein digitales Fahrtenbuch lässt sich als Fahrtenbuch-App mit GPS-Ortung oder als Modul mit OBD-Stecker direkt ins Fahrzeug einbauen. Basis ist die On-Board-Diagnose, also ein Fahrzeugdiagnosesystem, das während der Fahrt wichtige Kenndaten analysieren kann.

Der Vorteil eines digitalen Fahrtenbuchs ist die Zeitersparnis. Das System erfasst die Bewegungsdaten selbständig. Nach der Fahrt müssen nur noch fehlende Angaben ergänzt werden, beispielsweise der Zweck der Fahrt, die Kundennummer oder der Name der besuchten Firma.

Die Firma Vimcar bietet eine Kombinationslösung für ein digitales Fahrtenbuch an. Das Vimcar-Fahrtenbuch nutzt einen OBD-Stecker, der in das Fahrzeug eingesteckt wird. Der Stecker sendet die Daten per SIM-Karte direkt an die Software, die als App oder Desktop-Anwendung funktioniert. Die Fahrdaten sind nach der Speicherung revisionssicher aufbewahrt. Im Abo-Modell kostet die Lösung aktuell 19,90 Euro pro Monat für ein Fahrzeug.
Von FLEETIZE gibt es ein elektronisches Fahrtenbuch, das ebenfalls mit OBD-Stecker arbeitet. Die Daten lassen sich anschließend um weitere Angaben ergänzen und ebenfalls revisionssicher speichern. Im Vergleich zu Vimcar gibt es das System für einen einmaligen Preis von derzeit knapp 250 Euro.
Die Krämer IT-Solutions hat das elektronische „KFZ-Fahrtenbuch“ entwickelt. Diese App und PC-Software erfasst Fahrten und Standorte per GPS und überträgt diese in eine sichere Cloud, die datenschutzkonform auf Servern in Deutschland liegt. Schon ab 4,19 Euro pro Monat ist die App verwendbar. Besonders nützlich: Das Programm warnt automatisch, falls es Lücken in den Aufzeichnungen gibt, damit diese schnell behoben werden können.
Aus dem BUHL-Verlag kommt die Software WISO-Fahrtenbuch. Die Lizenz kostet rund 15 Euro pro Jahr. Sie verfügt ebenfalls über eine GPS-gestützte Smartphone-App, mit der private und betriebliche Fahrten aufgezeichnet werden. Wie bei WISO-Produkten üblich, enthält die Software auch einen umfangreichen Ratgeber und bezieht aktuelle rechtliche Vorgaben und Urteile mit ein. Diese Funktion ist praktisch, weil das System alle Neuregelungen rund um das Fahrtenbuch mitberücksichtigt.

Vorteile und Nachteile eines Fahrtenbuchs

Ein Fahrtenbuch bietet gleich mehrere Vorteile. Es kann dabei helfen, die Ausgaben für Benzin und andere Fahrtkosten zu verfolgen und zu reduzieren. Etwa dadurch, dass unnötige Fahrten vermieden werden und sich die Effizienz der Fahrten verbessert. In bestimmten Fällen, bei der Nutzung eines Firmenwagens, dient ein Fahrtenbuch dazu, Steuervorteile zu erzielen. Die steuerliche Last minimiert sich durch das Führen eines Fahrtenbuchs, wenn die Anzahl der Privatfahrten mit dem Firmenwagen deutlich geringer ist als die Fahrten mit einem dienstlichen Zweck.

Als Nachteil stellt sich bei Fahrtenbüchern der Aufwand dar, um das Buch sorgfältig zu führen und Angaben immer aktuell zu halten. Schleichen sich dabei Fehler ein oder wird das Fahrbuch nicht korrekt verwendet, können vermeidbare Missverständnisse in der Zusammenarbeit mit dem Finanzamt auftreten. Selbst mit einem elektronischen Fahrtenbuch bleibt ein Aufwand bestehen.

Ein-Prozent-Regelung als Alternative zum Fahrtenbuch

Wer kein Fahrtenbuch führen möchte, hat die Möglichkeit, mit der Ein-Prozent-Regelung den Firmenwagen pauschal zu versteuern. Dabei stellt sich oft die Frage, welche Variante steuerlich die bessere Wahl ist: die Ein-Prozent-Versteuerung oder das Fahrtenbuch. Bei der Prozent-Regelung wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises, der für das Fahrzeug gilt, als geldwerter Vorteil versteuert. Der Vorteil dieser Versteuerungsvariante besteht darin, dass keine besonderen Nachweise zu erbringen sind, da es sich um eine pauschale Versteuerung handelt.

Mit der Ein-Prozent-Versteuerung lassen sich Zeit und Aufwand sparen. Allerdings wird damit auch Geld an das Finanzamt verschenkt, wenn der Firmenwagen eher selten für private Zwecke genutzt wird. Es ist daher empfehlenswert, die Entscheidung für eine Variante der Dienstwagen-Versteuerung auf Basis des persönlichen Fahrverhaltens zu prüfen und zu treffen.

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