Dans le cadre de son activité, la société Kinto France SA (« Kinto France ») est amenée à collecter et traiter un certain nombre d’informations, notamment les données personnelles concernant ses clients et partenaires.
L’utilisation du Site Internet https://www.kinto-mobility.eu/fr/fr et/ou des plateformes de gestion des services de Kinto France (Application Kinto Share, plateforme My fleet mobility) peut nécessiter par ailleurs la fourniture par les utilisateurs d’un certain nombre de données personnelles.
La présente politique de gestion des données personnelles définit et vous informe de la manière dont Kinto France utilise et protège vos données personnelles en tant que clients, partenaires, ou utilisateurs de son site internet https://www.kinto-mobility.eu/fr/fr.
1. Responsable de traitement
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (« Règlement UE 679/2016 » dit RGPD) et à la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (LIL), la société Kinto France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 852 462 605 et dont le siège social est situé au 36 boulevard de la République, 92420 Vaucresson est le « Responsable de traitement » de vos données personnelles.
Kinto France, (ci-après « Nous »), est soucieuse de la protection de vos données personnelles. En tant que responsable de traitement, nous veillons à assurer le meilleur niveau de protection et de confidentialité des données collectées dans le cadre de notre activité. Nous nous engageons à respecter le cadre légal relatif à la protection des données personnelles.
2. Délégué à la protection des données
Kinto France dispose d’un délégué à la protection des données personnelles (ci-après « DPO »).
Pour toutes questions concernant le traitement de vos données personnelles ainsi que pour l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter notre DPO à l’adresse électronique support.share@kinto-mobility.fr, ou par courrier à l’attention du DPO de Kinto France, située au 36 boulevard de la République, 92420 Vaucresson.
3. Catégories des personnes concernées par les traitements de données
Nous traitons des données personnelles de nos clients dans le cadre de la gestion de la relation contractuelle. Nous traitons également des données personnelles concernant nos partenaires commerciaux ou institutionnels et celles de nos prestataires dans le cadre des relations qui lient Kinto France aux personnes concernées. Aussi, des données personnelles des utilisateurs de notre Site internet sont également traitées.
Généralement, ces données sont directement collectées auprès des personnes concernées. Elles sont aussi parfois collectées indirectement, de façon légale, auprès d’un prestataire ou partenaire institutionnel ou commercial (par exemple, auprès de nos concessionnaires).
4. Finalités : À quoi servent vos données personnelles que nous collectons ?
Vos données personnelles que nous collectons font l’objet de traitements informatiques destinés à gérer la relation contractuelle et assurer le suivi de la relation client. Elles permettent également de coordonner l’intervention de nos équipes.
Le traitement de vos données personnelles nous permet, notamment, de :
- Gérer vos demandes exprimées au travers des formulaires de contact disponibles sur notre Site internet ou via les autres moyens de contact disponibles sur notre site Internet (par exemple les demandes d’informations supplémentaires sur les produits proposés par KINTO France) ;
- Gérer les contrats et les relations avec les clients, fournisseurs, sous-traitants et autres partenaires de Kinto France ;
- Assurer le respect de nos obligations légales liées aux différentes offres que nous proposons (par exemple, la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme) ;
- Évaluer la qualité de nos prestations à travers des enquêtes de satisfaction ;
- Effectuer des reporting d’activités au travers des statistiques anonymes ;
- Vous envoyer des informations commerciales relatives à de nouveaux services similaires et conformes à ceux précédemment proposés par KINTO France ;
- Faire des actions de prospection commerciale ;
- Recueillir des informations nous permettant d’améliorer notre site (personnaliser votre interaction avec notre site, faciliter votre navigation…), notamment par le biais de cookies.
5. Bases légales du traitement
Nous ne traitons vos données personnelles que si le traitement repose au moins sur l’une des bases légales posées à l’article 6 du RGPD.
Ainsi :
- Dans le cadre de la gestion de la relation contractuelle avec nos clients, partenaires, prestataires…, le traitement des données personnelles que nous mettons en œuvre est fondé sur l’article 6.b du RGPD (« le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ») ;
- Le traitement de vos données personnelles pour le respect des obligations légales de Kinto France est basé sur l’article 6.c du RGPD (« le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ») ;
- En ce qui concerne la gestion de vos demandes, l’évaluation qualité de nos prestations, les reporting d’activités, les envois de nouvelles offres à destination de nos clients, les données personnelles sont traitées sur la base de l’article 6.f du RGPD (le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement […] ») ;
- Certains traitements de données tels que les actions de prospection commerciale, par voie électronique, à destination des particuliers, les activités de profilage… ne sont mis en œuvre qu’après avoir recueilli le consentement libre et éclairé de la personne concernée. Aussi, nous ne déposons aucun cookie (à l’exception de celles strictement nécessaires au fonctionnement du site) sur votre terminal qu’après avoir recueilli votre consentement libre et éclairé, conformément à notre Politique de cookies. Article 6.a du RGPD (« la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques »).
6. Catégories de données personnelles traitées
Pour la réalisation des finalités pour lesquelles vos données sont traitées, nous nous engageons à ne collecter que les données strictement nécessaires.
Dans le cas où des données facultatives vous seraient demandées, Kinto France vous informera clairement sur les Données Personnelles nécessaires à la réalisation de la finalité poursuivie et celles facultatives.
Vos données personnelles que nous traitons comprennent les catégories suivantes :
- Données d’identification : civilité, nom, prénom, date de naissance et autres informations relatives à la pièce d’identité, société, adresse mail, numéro de téléphone, code postal… ;
- Données professionnelles : emploi, nature du contrat… ;
- Données financières, fiscales, patrimoniales et socio-économiques : revenus, données bancaires, données de paiement, situation vis-à-vis du logement, situation familiale… ;
- Données relatives au véhicule concerné : n° de série, date de location/réservation… ;
- Données d’identification du contrat : (numéro de contrat, assurances souscrites, … ;
- Données assurantielles : assurances souscrites, date et lieu de sinistre… ;
- Données relatives aux infractions : Informations du permis de conduire, amendes relatives aux infractions au code de la route… ;
- Le cas échéant, données relatives à votre consentement ou opposition à la communication de vos données à caractère personnel ;
- Données de connexion à notre Site Internet et/ou aux plateformes de gestion des services Kinto (Application Kinto Share, My fleet mobility) : adresse IP, l’URL des liens par l’intermédiaire desquels le visiteur a accédé au Site ou à la plateforme…
D’une manière générale, il vous est possible de visiter notre Site internet sans communiquer de donnée personnelle vous concernant. En toute hypothèse, vous n’êtes en aucune manière obligé de nous transmettre vos données personnelles. Néanmoins, en cas de refus, il se peut que vous ne puissiez pas bénéficier de certains services ou informations que vous avez demandés.
7. Durée de conservation des données
Vos données traitées par Kinto France sont conservées pendant une durée limitée, définie en fonction des finalités de chaque traitement de données et de la réglementation en vigueur.
Ainsi conformément à la règlementation en vigueur, les données nécessaires à la gestion de la relation contractuelle sont conservées dans la base active pendant toute la durée de la relation contractuelle. Au terme de la relation contractuelle, ces données sont archivées pour une durée de 5 ans.
Nous vous rappelons toutefois que les données comptables (factures…) sont conservées pendant 10 ans, délai légal.
Les données relatives aux échanges avec les prestataires sont conservées 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle.
Les données collectées via les formulaires sont conservées le temps de traiter l’objet du formulaire, durée qui est prolongée, le cas échéant, de la durée nécessaire pour répondre aux obligations légales de la société Kinto France ou à des fins probatoires ;
Les données nécessaires à la production de statistiques d’audience sont conservées pendant le temps nécessaire à la réalisation de la finalité, et qui ne saurait excéder 24 mois maximum en ce qui concerne les données ne permettant pas de vous identifier et 13 mois maximum pour ce qui est des données permettant votre identification.
Nos mails de marketing sont reçus par la personne concernée jusqu’à désinscription. Dans ce cas, vos données seront archivées pendant 3 ans à compter de la désinscription.
Kinto France met tout en œuvre pour conserver et archiver toutes les données qu’elle traite dans des conditions de sécurité appropriées et respectueuses de la règlementation, selon les moyens actuels de la technique.
8. Destinataires des données
Vos données personnelles que nous traitons sont destinées à nos équipes dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, ainsi qu’à d’autres sociétés du groupe Toyota (par exemple Toyota France) dont l’accès à vos données est nécessaire à la gestion de la relation [pré]contractuelle. Vos données peuvent être également transmises à nos partenaires (concessionnaires, réparateurs agréés…), prestataires de services et/ou sous-traitants, dans le respect du RGPD et dans les limites des contrats de sous-traitance.
Aussi, et sous réserve de la collecte de votre consentement à des fins de marketing et de profilage, Kinto France pourra communiquer vos Données personnelles aux autres Sociétés du Groupe Toyota ou à ses partenaires commerciaux.
De plus, lorsque la loi nous l’oblige, nous pouvons, conformément aux lois et règlements, communiquer vos données personnelles aux autorités gouvernementales, organismes publics et privés autorisés, ou encore aux tribunaux.
Dans tous les cas, Ni Kinto France, ni un quelconque de ses sous-traitants et partenaires, ne procèdent à la commercialisation de vos données personnelles.
9. Sécurité et gestion des violation des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de façon à garantir la sécurité de vos données personnelles et les protéger contre les risques d’accès illégitime, de modification non désirée ou de disparition. En effet, nos process de sécurité des données comprennent notamment : la sécurité d’accès, les systèmes de sauvegarde, la surveillance, l’examen et la maintenance, la gestion des incidents de sécurité et la continuité.
Nos équipes sont sensibilisées à la protection des données personnelles, et nous limitons leur accès aux seules données nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Et, l’ensemble du personnel Kinto France est soumis à l’obligation de confidentialité. Il en est de même pour tout intervenant externe.
Aussi, vos données personnelles ne peuvent être traitées par un éventuel tiers intervenant en qualité de sous-traitant que dans la mesure où ce sous-traitant accepte de se conformer sans limitation aux mesures techniques et organisationnelles de sécurité que nous avons définies.
De plus, Kinto France effectue des audits afin de vérifier la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données.
Par ailleurs, nous disposons d’une politique de gestion des violations de données nous permettant non seulement de limiter l’impact d’un éventuel incident relatif aux données traitées, mais également de respecter nos obligations légales relatives à la protection des données.
10. Localisation des données
Kinto France privilégie l’hébergement et le traitement de vos données en France ou au sein de l’Union Européenne (UE).
Toutefois, vos données peuvent faire l’objet de transferts vers des pays hors de l’UE (par exemple, en cas de recours à un sous-traitant situé en dehors de l’UE). Dans ce cas, et afin de garantir un niveau de protection adéquat de vos données, chaque transfert de données est encadré par des Clauses contractuelles types (en vertu de l’article 46.c du RGPD) de la Commission Européenne ou par tout autre instrument juridique qui garantit un niveau de protection aussi élevé qu’en France.
11. Vos droits informatiques et libertés
Conformément à la règlementation sur la protection des données personnelles, vous disposez, suivant la base légale du traitement concerné, des droits suivants :
- Droit à l’information ;
- Droit d’accès et à la rectification de vos données ;
- Droit à l’effacement de vos données ;
- Droit à la limitation des traitements de vos données ;
- Droit d’opposition ;
- Droit de retirer votre consentement ;
- Le droit à la portabilité de vos données (obtenir de Kinto France, lorsque cela est techniquement possible, dans un format informatique couramment utilisé, la communication, à vous ou directement à un autre responsable de traitement, de vos données personnelles traitées à l’aide de procédés automatisés. Ce droit reste toutefois limité aux données personnelles traitées sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat).
Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et pour exercer vos droits, merci de contacter notre DPO à support.share@kinto-mobility.fr
Vous pouvez aussi exercer vos droits en nous contactant par courrier, à l’attention Délégué à la protection des données de Kinto France, située au 36 boulevard de la République, 92420 Vaucresson.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés par la société, vous pouvez, après nous avoir contacté, introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés https://www.cnil.fr/fr/agir.