Car Policy einfach erklärt: Wann ist sie sinnvoll?

Eine Car Policy oder Dienstwagenverordnung ermöglicht es Unternehmen, ihr Fuhrparkmanagement strategisch richtig auszurichten. Für die Ausgestaltung einer Verordnung für Dienstwagen existiert kein gesetzlich vorgeschriebenes Muster. Daher kann die Richtlinie an die Bedürfnisse und Gegebenheiten eines Unternehmens individuell angepasst werden.

Was ist eine Car Policy?

Car Policy bedeutet sinngemäß übersetzt Dienstwagenverordnung oder Dienstwagenrichtlinie. Diese innerbetriebliche Richtlinie ist das wichtigste Instrument für den Fuhrpark im Unternehmen. Es gilt für alle Mitarbeiter gleichermaßen. Die Dienstwagenordnung legt beispielsweise fest, welche Mitarbeiter einen Dienstwagen des Unternehmens nutzen dürfen, welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen und welche Rechte und Pflichten die jeweilige Person im Umgang mit dem neuen Fahrzeug hat.

Zusätzlich bestimmt die Dienstwagenverordnung, ob ein Firmenwagen privat genutzt werden darf. Das ist ein großer Motivationsfaktor, denn damit heben sich Arbeitgeber von anderen Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt positiv ab. Ein geldwerter Vorteil wie ein Unternehmensfahrzeug ist ein attraktives Extra zum Gehalt.

KINTO One

Exklusive Leasing-Angebote für Geschäftskunden

Unterschied zur Dienstwagenüberlassung

Die Dienstwagenverordnung wird häufig mit einer Dienstwagenüberlassung verwechselt. Während eine Verordnung die allgemeine Handhabung von Firmenwagen regelt, legt ein Überlassungsvertrag zusätzlich Rechte und Pflichten fest, die Arbeitnehmer individuell bei einem Erhalt ihres Dienstwagens haben. Die Car Policy reguliert demnach alle grundsätzlichen Bestimmungen für Firmenfahrzeuge. Im Dienstwagenüberlassungsvertrag stehen alle darüber hinausgehenden Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen und der Person, die den bereitgestellten Firmenwagen allein und über eine längere Dauer nutzt.

Wann und für wen ist eine Car Policy sinnvoll?

Eine professionelle Car Policy ist für Unternehmen mit einem Fuhrpark immer sinnvoll. Sie ermöglicht es, den Fuhrpark wirtschaftlich zu gestalten, Geld zu sparen und rechtlich abgesichert zu sein, wenn Menschen aus dem Betrieb diese Fahrzeuge erhalten. Nicht zuletzt bringt sie Interessen verschiedener Zielgruppen in Einklang: das Unternehmen, Fuhrparkmanager und die Nutzer der Dienstwagen. Im Zweifel dient die Car Policy sogar als juristische Absicherung. Bei einer effizienten Organisation und detaillierten Regeln sparen Unternehmen mit einer Car Policy grundsätzlich Zeit und Ressourcen, ganz egal wie groß oder klein die Flotte des Fuhrparks ist.

Inhalte der Dienstwagenverordnung: Was wird geregelt?

Die Dienstwagenverordnung ist bei der strategischen Ausrichtung eines Fuhrparks hilfreich. Sie ist das Fundament für Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und die Motivation der Mitarbeiter und wirkt auch auf das Image positiv ein. Eine Car Policy sollte die folgenden Vorgaben beinhalten:

· Definition von Gruppen: Wer hat Anspruch auf einen Firmenwagen?
· Hierarchie einzelner Gruppen: Wer bekommt welches Fahrzeugmodell?
· Höhe des Anschaffungspreises oder der Leasingrate
· Umfang der Fahrzeugausstattung
· Festlegen der Gesamtkosten, darunter Wartung, Kraftstoff, Versicherung
· Aufgaben der Fuhrparkverantwortlichen
· Nutzungsart eines Firmenwagens (nur gewerblich oder auch privat)
· Nutzungsdauer eines Firmenwagens
· Haftungsrahmen
· Festlegung der angebotenen Fahrzeugmodelle inklusive Ausstattung
· Regelungen bei einem Verkehrsdelikt, Unfall oder Schaden
· Nutzung des Autos während der Elternzeit oder längerer Krankheit
· mögliche Sonderbedingungen
· Haftung des Dienstwagennutzers bei einem Schaden

Eine wichtige Vorgabe der Dienstwagenordnung sollte der Umgang mit Schäden und die Haftung der fahrenden Person sein. Bei unsachgemäßer Behandlung oder grober Fahrlässigkeit, die zu einem Unfall mit dem Firmenwagen führen, kann das Fuhrparkmanagement mittels Selbstbeteiligung die verantwortlichen Nutzer eines Dienstwagens an den Kosten beteiligen. Folglich wird die fahrende Person mehr Verantwortung für das ihr überlassene Fahrzeug übernehmen. Zudem ist sie motiviert, mit größerer Umsicht zu fahren.

Sonderregelung für Elektrofahrzeuge

Richtet ein Unternehmen seine Fahrzeugflotte umweltfreundlich aus und setzt auf alternative Antriebe und Elektro-Firmenwagen, ist auch hier ein Regelwerk empfehlenswert. Im Rahmen der E-Mobilität kommt eine eCar Policy oder eDienstwagenverordnung ins Spiel.

Im Unterschied zur Dienstwagenordnung für Verbrenner muss eine eCar Policy regeln, wie sich das Laden der E-Autos gestaltet. Das Dokument beinhaltet, ob Mitarbeiter ihren Dienstwagen bei der Firma, an öffentlichen Ladestationen oder zu Hause laden dürfen.

Praktisch für das Unternehmen ist es, wenn Mitarbeiter den Dienstwagen zu Hause laden. Daher ist zu empfehlen, dass die eDienstwagenverordnung die Zuständigkeit für das Anschaffen und Finanzieren der Lademöglichkeiten regelt. Ebenso ist zu bestimmen, wie sich der Abrechnungsvorgang gestaltet, um die Abrechnung möglichst transparent umzusetzen.

Muster für eine Car Policy

Es existiert nicht die eine gültige Dienstwagenordnung. Mitarbeiter im Fuhrparkmanagement können das Regelwerk entsprechend der Gegebenheiten des Unternehmens entwickeln und ausgestalten. Um die Car Policy zu erstellen, empfiehlt es sich, ein Muster-Regelwerk zu nutzen. Die Vorlage hilft, alle wichtigen Aspekte in einer Car Policy zu regeln und den passenden Rahmen zu setzen.

Die Ausgestaltung der Dienstwagenkategorien ist eine entscheidende Vorgabe, die Einfluss auf die Zufriedenheit der fahrenden Personen, die Wirtschaftlichkeit und das Image hat. Zur Klassifizierung gehören folgende Punkte:

Hersteller, Modelle und Kraftstoffart
Grund- und Sonderausstattung sowie nachträgliche Ein- und Umbauten
Antriebsart
Bonus-Malus-System und Regelung der Zuzahlung