Tankkarten für Unternehmen: Der praktische Weg zur einfachen

Tankkarten sind eine Option für Unternehmen und Flottenbetreiber, um die Kosten für Kraftstoffe einfach abzurechnen und zu kontrollieren. Im Vergleich zu Zahlungen mit Bargeld bieten Tankkarten zusätzliche Vorteile. Dazu gehören die Möglichkeit zur Überwachung und Steuerung von Ausgaben sowie die Erstellung von Berichten.

Wie funktioniert eine Tankkarte?

Eine Karte zum Tanken funktioniert vergleichbar mit einer Kreditkarte: Mit der Plastikkarte ist das bargeldlose Bezahlen an Tankstellen möglich. Diese Zahlungsart ist häufig nur für das Nachfüllen von Kraftstoff vorgesehen. Nach dem Tankvorgang kann der Besitzer der Karte damit die Rechnung für den Kraftstoff begleichen. Dafür wird die Karte wie andere Geldkarten über ein drahtloses Netzwerk oder durch Einstecken in ein Kartenlesegerät geführt. Durch die Eingabe einer geheimen PIN bestätigt der Käufer die Zahlung.

Nach der autorisierten Zahlung zieht der Herausgeber der Tankkarte den gezahlten Betrag über das Unternehmen ein. Meist erfolgen diese Transfers in einem festgelegten monatlichen Turnus. Häufig sind es Unternehmen oder Flottenbetreiber, die Tankkarten nutzen. Auch Geschäftsreisende können damit ihre Kosten besser organisieren und abrechnen.

Bei der Nutzung von Tankkarten entsteht ein Vertragsverhältnis mit mehreren Parteien. Dazu gehören der Anbieter einer Tankkarte, das Unternehmen als Arbeitgeber sowie der Arbeitnehmer, der die Karte später verwendet. Die Tankkarten-Betreiber schließen mit dem Unternehmen einen Vertrag ein. Dieses meldet wiederum seine Arbeitnehmer mit einem Firmenwagen im Netzwerk des Kartenbetreibers an.

 

Einsatzbereiche und Zahlungsmöglichkeiten von Tankkarten

Tankkarten gelten an den Tankstellen, die im Vertrag eingeschlossen sind. Die Gültigkeit erstreckt sich dabei auf ganz Europa. An vielen Tankstellen weisen Schilder mit Symbolen darauf hin, welche Tankkarten gelten. Einige Tankkarten-Anbieter haben sich in einem Netzwerk zusammengeschlossen, um weitere Services über die Tankkarten abrechnen zu können. Neben Kraftstoffen lassen sich auch Autowäschen, Pannenhilfen oder Mautgebühren bezahlen. Welche Zahlungen mit einer Tankkarte möglich sind, bestimmen die Anbieter zunächst selbst in Abstimmung mit dem Unternehmen. Der Arbeitgeber kann ein Limit festlegen, wie viel der Kartennutzer tanken darf und welche Einkäufe darüber hinaus im Tankstellen-Shop zulässig sind. Beispielsweise ist die Karte dann freigegeben für relevantes Autozubehör, aber nicht für Kaffee und Snacks.

Vorteile von Karten für das Tanken

Tankkarten bieten Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen Vorteile. Für Unternehmen ergeben sich eine strikte Kostenkontrolle und deutlich weniger Aufwand beim Abrechnen der Tankkosten. Der Unterschied zeigt sich gerade im Vergleich zur konventionellen Buchhaltung bei Spesen und Reisekosten. Hinzu kommen als weiterer Vorteil die Rabatte für Kraftstoffe, die mit einer Tankkarte bezahlt werden.

Die positiven Effekte für Arbeitnehmer sind ähnlich umfangreich. Wer mit dem Firmenwagen unterwegs ist, muss keine Belege mehr einreichen. Diese werden automatisiert erstellt und übermittelt. Arbeitnehmer müssen zudem ihre Tankquittungen nicht mehr aufbewahren und können diese digital in ihrem persönlichen Benutzerkonto abrufen. Geschäftsreisende ohne Tankkarte gehen beim Bezahlen bisher in Vorleistung und erhalten Aufwendungen zurück, indem sie eine Rückerstattung beantragen. Dieser umständliche Vorgang entfällt mit einer Tankkarte, weil keine Vorleistung mehr nötig ist.

Tankkarten gelten als Lösungen für Firmenkunden, wobei viele Tarife bereits greifen, wenn nur ein Firmenfahrzeug bereitsteht. Daher eignen sich Karten zum Tanken auch für Menschen, die einen Firmenwagen nutzen und selbständig oder freiberuflich arbeiten.

Es gibt Tankkarten auch für private Kunden. Sie sind als Prepaid- oder Debitkarten erhältlich. Die Tankkarten ermöglichen es, Kraftstoff an bestimmten Tankstellen oder bei bestimmten Anbietern zu erwerben. Einige Banken und Kreditkartenanbieter unterbreiten solche Kartenangebote zum Tanken als zusätzliche Leistung ihren Kunden. Außerdem bringen bestimmte Unternehmen ihre eigenen Tankkarten in Umlauf, die nur an deren eigenen Tankstellen eingesetzt werden können.

Anbieter von Tankkarten und ihre Unterschiede

Es existieren eine ganze Reihe von Tankkartenanbietern, allen voran die großen Tankstellenketten. Die Angebote unterscheiden sich beispielsweise hinsichtlich der Größe des angebundenen Tankstellennetze. Einige Tankkarten ermöglichen den Bezug von Treibstoff an mehreren hundert Tankstellen in Deutschland. Andere Anbieter verfügen über ein Netz von mehr als 20.000 Tankstellen, beschränkt auf das Bundesgebiet. Mit bestimmten Tankkarten ist es dagegen europaweit möglich, an über 60.000 Tankstellen bargeldlos zu tanken.

Viele Tankkarten umfassen inzwischen auch eine Ladekarte für Elektroautos. Inhaber einer Karte besitzen dadurch Zugang zu Ladestationen in Deutschland und Europa. In diesen Karten ist bereits der nötige RFID-Chip für den Zugang zur Ladesäule enthalten. Wer kombinierte Ladekarten nutzt, erhält zudem in Absprache mit dem Arbeitnehmer die Kosten zurückerstattet, wenn der Firmenwagen an der heimischen Wallbox geladen wird.

Manche Anbieter von Ladekarten verlangen eine Mindestgröße der Fahrzeugflotte oder eine bestimmte Abnahme von Kraftstoffen. Das kann sich als Nachteil für Beschäftigte in kleineren Unternehmen herausstellen, die nicht die Voraussetzungen für das Bereitstellen einer Tankkarte erfüllen.

Vor der Entscheidung für einen Tankkarten-Anbieter lohnt sich ein Vergleich. Relevant ist dabei die Art der Abrechnung, die weitestgehend leicht organisiert sein sollte. Gerade im Hinblick auf die Umsatzsteuer wirken sich die Modalitäten der Abrechnungen unterschiedlich aus.

Übersicht der wichtigsten Anbieter in Deutschland

Aral Fuel & Charge

·       über 71.000 E-Ladestationen in Deutschland

·       über 374.000 E-Ladestationen in Europa

·       etwa 24.000 Tankstellen in 32 Ländern

Shell Card

·       etwa 5.600 Tankstellen in Deutschland

·       etwa 26.000 Tankstellen in Europa

·       etwa 80.000 E-Ladestationen in Deutschland

·       etwa 300.000 E-Ladestationen in Europa

DKV-Card

·       etwa 14.000 Tankstellen in Deutschland

·       etwa 67.000 Tankstellen in Europa

·       etwa 344.000 E-Ladestationen in Europa

·       Zahlungsoption für Mautgebühren in Europa

 

Steuerliche Aspekte bei der Tankkarten-Nutzung

Wer einen Firmenwagen laut Arbeitsvertrag auch privat nutzt, erhält dadurch einen geldwerten Vorteil. Die Versteuerung des geldwerten Vorteils erfolgt entweder über ein Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent-Regelung.

Die dabei verwendete Tankkarte ist steuerlich gesehen inklusive und hat keinen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils. Die Höhe errechnet sich ausschließlich aus dem Brutto-Listenpreis des Firmenautos. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat 2016 in einem Urteil entschieden (Urteil vom 30.11.2016 - VI R 49/14), dass es Besitzern einer Tankkarte erlaubt ist, zu beliebigen Zeiten und an beliebigen Orten zu tanken. Ein Bezug zur Arbeitsstätte ist dafür nicht erforderlich. Daher spricht im Grundsatz auch nichts dagegen, die Tankkarte im Urlaub oder am Wochenende zum Auftanken zu verwenden.

Allerdings ist die Nutzung der Tankkarte konkret im Vertrag definiert, der die Überlassung des Dienstwagens regelt. Es ist daher möglich, dass eine zusätzliche Vereinbarung in diesem Vertrag die Tankkarten-Nutzung einschränkt. Untersagt ist es unter anderem, die Tankkarte auch dritten Personen zu überlassen. Ebenso kann die Nutzung im Ausland im Vertrag ausgeschlossen werden.

Firmenwagen mit Karte zum Tanken ist keine Pflicht

Darüber hinaus besteht für Firmen keine Pflicht, einen Dienstwagen in Kombination mit einer Tankkarte bereitzustellen. Das gilt insbesondere für den Bereich der privaten Fahrten. Wenn Arbeitnehmer einen Teil der Kosten für das Firmenauto über die Ein-Prozent-Methode selbst tragen, sinkt der geldwerte Vorteil. Demzufolge lassen sich diese Aufwendungen über die Steuererklärung zurückholen.

Anders verhält es sich bei Tankkarten für Privatfahrzeuge. Diese werden grundsätzlich als geldwerter Vorteil eingestuft und unterliegen der Steuerpflicht. Es existiert jedoch eine Freigrenze in Höhe von 50 Euro für sogenannten steuerfreien Sachbezug. Ist die Karte auf diesen Betrag limitiert, fällt keine Steuer an. Allerdings löst bereits eine geringfügig höhere Inanspruchnahme eine Steuerpflicht ab dem ersten Euro aus. Dabei können jedoch ungenutzte Guthaben nicht mit in folgende Monate übertragen werden.

 

 

 

Der KINTO Firmenwagen-Ratgeber