Tankkarten für Unternehmen: Der praktische Weg zur einfachen

Nach der autorisierten Zahlung zieht der Herausgeber der Tankkarte den gezahlten Betrag über das Unternehmen ein. Meist erfolgen diese Transfers in einem festgelegten monatlichen Turnus. Häufig sind es Unternehmen oder Flottenbetreiber, die Tankkarten nutzen. Auch Geschäftsreisende können damit ihre Kosten besser organisieren und abrechnen.

Bei der Nutzung von Tankkarten entsteht ein Vertragsverhältnis mit mehreren Parteien. Dazu gehören der Anbieter einer Tankkarte, das Unternehmen als Arbeitgeber sowie der Arbeitnehmer, der die Karte später verwendet. Die Tankkarten-Betreiber schließen mit dem Unternehmen einen Vertrag ein. Dieses meldet wiederum seine Arbeitnehmer mit einem Firmenwagen im Netzwerk des Kartenbetreibers an.

Einsatzbereiche und Zahlungsmöglichkeiten von Tankkarten

Tankkarten gelten an den Tankstellen, die im Vertrag eingeschlossen sind. Die Gültigkeit erstreckt sich dabei auf ganz Europa. An vielen Tankstellen weisen Schilder mit Symbolen darauf hin, welche Tankkarten gelten. Einige Tankkarten-Anbieter haben sich in einem Netzwerk zusammengeschlossen, um weitere Services über die Tankkarten abrechnen zu können. Neben Kraftstoffen lassen sich auch Autowäschen, Pannenhilfen oder Mautgebühren bezahlen.
Welche Zahlungen mit einer Tankkarte möglich sind, bestimmen die Anbieter zunächst selbst in Abstimmung mit dem Unternehmen. Der Arbeitgeber kann ein Limit festlegen, wie viel der Kartennutzer tanken darf und welche Einkäufe darüber hinaus im Tankstellen-Shop zulässig sind. Beispielsweise ist die Karte dann freigegeben für relevantes Autozubehör, aber nicht für Kaffee und Snacks.

Die positiven Effekte für Arbeitnehmer sind ähnlich umfangreich. Wer mit dem Firmenwagen unterwegs ist, muss keine Belege mehr einreichen. Diese werden automatisiert erstellt und übermittelt. Arbeitnehmer müssen zudem ihre Tankquittungen nicht mehr aufbewahren und können diese digital in ihrem persönlichen Benutzerkonto abrufen. Geschäftsreisende ohne Tankkarte gehen beim Bezahlen bisher in Vorleistung und erhalten Aufwendungen zurück, indem sie eine Rückerstattung beantragen. Dieser umständliche Vorgang entfällt mit einer Tankkarte, weil keine Vorleistung mehr nötig ist.

Tankkarten gelten als Lösungen für Firmenkunden, wobei viele Tarife bereits greifen, wenn nur ein Firmenfahrzeug bereitsteht. Daher eignen sich Karten zum Tanken auch für Menschen, die einen Firmenwagen nutzen und selbständig oder freiberuflich arbeiten.

Es gibt Tankkarten auch für private Kunden. Sie sind als Prepaid- oder Debitkarten erhältlich. Die Tankkarten ermöglichen es, Kraftstoff an bestimmten Tankstellen oder bei bestimmten Anbietern zu erwerben. Einige Banken und Kreditkartenanbieter unterbreiten solche Kartenangebote zum Tanken als zusätzliche Leistung ihren Kunden. Außerdem bringen bestimmte Unternehmen ihre eigenen Tankkarten in Umlauf, die nur an deren eigenen Tankstellen eingesetzt werden können.

Anbieter von Tankkarten und ihre Unterschiede

Es existieren eine ganze Reihe von Tankkartenanbietern, allen voran die großen Tankstellenketten. Die Angebote unterscheiden sich beispielsweise hinsichtlich der Größe des angebundenen Tankstellennetze. Einige Tankkarten ermöglichen den Bezug von Treibstoff an mehreren hundert Tankstellen in Deutschland. Andere Anbieter verfügen über ein Netz von mehr als 20.000 Tankstellen, beschränkt auf das Bundesgebiet. Mit bestimmten Tankkarten ist es dagegen europaweit möglich, an über 60.000 Tankstellen bargeldlos zu tanken.

Viele Tankkarten umfassen inzwischen auch eine Ladekarte für Elektroautos. Inhaber einer Karte besitzen dadurch Zugang zu Ladestationen in Deutschland und Europa. In diesen Karten ist bereits der nötige RFID-Chip für den Zugang zur Ladesäule enthalten. Wer kombinierte Ladekarten nutzt, erhält zudem in Absprache mit dem Arbeitnehmer die Kosten zurückerstattet, wenn der Firmenwagen an der heimischen Wallbox geladen wird.

Manche Anbieter von Ladekarten verlangen eine Mindestgröße der Fahrzeugflotte oder eine bestimmte Abnahme von Kraftstoffen. Das kann sich als Nachteil für Beschäftigte in kleineren Unternehmen herausstellen, die nicht die Voraussetzungen für das Bereitstellen einer Tankkarte erfüllen.

Vor der Entscheidung für einen Tankkarten-Anbieter lohnt sich ein Vergleich. Relevant ist dabei die Art der Abrechnung, die weitestgehend leicht organisiert sein sollte. Gerade im Hinblick auf die Umsatzsteuer wirken sich die Modalitäten der Abrechnungen unterschiedlich aus.