Flotte automobile : qu’est-ce que le TCO en entreprise ?

Le TCO (ou « Total Cost of Ownership ») correspond au coût total d’acquisition d’équipements ou de services dans une entreprise. Ce coût global appliqué au budget de transport d’une société permet de connaître précisément le total des frais annuels correspondant à la possession ou à la location d’une flotte de véhicules. Cet indicateur de rentabilité repose sur une méthode de calcul simple, consistant à additionner toutes les dépenses entrant en compte pour l’utilisation effective de voitures de société. Le TCO inclut des frais en tous genres, dont les coûts d’achat ou de location, d’entretien et de maintenance.

Pour les entreprises, le TCO est le véritable indicateur de performance de votre parc automobile. Cette donnée objective vous permet de savoir si votre gestion de flotte peut être optimisée, et vers quels postes de dépenses concentrer vos efforts pour réduire le coût d’utilisation global de votre parc de véhicules professionnels. L’optimisation TCO devient donc un enjeu majeur pour les sociétés cherchant à améliorer leur efficacité financière.

En ce sens, le TCO peut être considéré comme un bilan, à faire en interne, du coût de fonctionnement de votre flotte. L’analyse de votre TCO vous sera par la suite d’un grand intérêt pour faire des économies et mieux gérer vos véhicules.

Dans toute entreprise dotée d’une flotte automobile, il apparaît nécessaire de connaître le montant réel des dépenses engendrées à l’année par vos besoins de transport. Vous pourrez effectuer des simulations de TCO en amont avant de vous décider d’opter pour l’achat ou la location longue durée de vos véhicules. Solution de leasing digitalisée et simplifiée, KINTO permet aux professionnels de réduire le coût de leur flotte en s’appuyant sur un contrat personnalisé ainsi que des services d’assistance et de maintenance déjà inclus dans le loyer.

La méthode de calcul du TCO repose sur l’addition des nombreux coûts se rapportant à l’utilisation et à la gestion d’un parc automobile. Pour les entreprises, ces données sont très utiles pour définir de façon prévisionnelle les futurs coûts d’exploitation d’une flotte de société. En fonction des résultats obtenus, il est possible d’essayer diverses solutions pour optimiser ce poste de dépenses qui peut peser lourdement sur le budget d’une entreprise en cas de mauvaise gestion. L’outil de calcul du TCO s'avère essentiel pour déterminer précisément les montants engagés.

Concrètement, le calcul du TCO théorique peut se faire en additionnant trois types de coûts : ceux d’acquisition, d’exploitation et les coûts indirects. Pour obtenir un indicateur pertinent, il est indispensable de n’oublier aucune dépense et d’être le plus précis possible quant aux montants à renseigner. Le financement de la flotte est bien entendu la dépense la plus importante, raison pour laquelle le leasing peut être une option séduisante afin d’éviter des frais d’acquisition souvent importants. Les contrats LLD avec KINTO One offrent une solution à la fois flexible et économique pour la création d’une flotte sans apport, diminuant d’autant le TCO global. Pour une meilleure estimation, il est possible de calculer le TCO moyen sur toute la durée de location des modèles de la flotte au lieu de le faire sur une seule année, tout en gardant à l'esprit l'évolution possible de la fiscalité d'une année à l'autre.

Point important, pour déterminer le montant global de leur investissement lié au transport, les entreprises ajoutent à présent au TCO, le TCM (ou coût total de mobilité). Ce dernier indicateur rassemble les dépenses éparses des collaborateurs concernant leurs déplacements en dehors de la flotte d’entreprise, comme l’achat de billets d’avion ou de train, les déplacements en taxi et les locations de courte durée. Ce TCM fait partie d'une approche globale d'optimisation des coûts de transport.

Pour estimer au plus près le coût global d’une flotte automobile, il est nécessaire de s’appuyer sur trois types de TCO différents, à savoir le TCO véhicule, le TCO conducteur et le TCO flotte. Le TCO véhicule est le plus important, puisqu’il intègre les frais directs d’utilisation de votre parc, dont les coûts de maintenance, la consommation de carburant et les charges propres à la fiscalité en vigueur. Le TCO conducteur concerne quant à lui la conduite des utilisateurs, une donnée dont le coût peut être très variable. Enfin, le TCO flotte regroupe les dépenses à la fois administratives et de gestion du parc automobile. Ces trois éléments réunis vont constituer le TCO global de vos voitures de société. En général, le TCO véhicule correspond à 75 % du montant total, le TCO conducteur à 20 % et le TCO flotte aux 5 % restants.

Le TCO véhicule englobe en premier lieu le prix d’achat ou de location des véhicules, avec les intérêts et les frais de dossier, les coûts d’entretien et de maintenance (s’ils ne sont pas compris dans le contrat de LLD) et les dépenses en carburant (pour une estimation, il est possible de se baser sur la consommation moyenne fournie par le constructeur). Viennent s’y ajouter les diverses charges fiscales et sociales, dont les coûts d’immatriculation, les amortissements non déductibles, les possibles bonus et malus écologiques selon les modèles, la TVA et les deux taxes d’émissions de CO2 et d’année de mise en service correspondant à l’ancienne TVS (Taxe sur les véhicules de société).

Le TCO Conducteur regroupe les dépenses liées au comportement des salariés ou des dirigeants utilisant une voiture de fonction. Les frais de réparation suite à des accidents, de maintenance, de parking et de péage ainsi que les primes d’assurance sont à prendre en compte ici. Pour le TCO Flotte, il va être question des coûts indirects (ou coûts cachés) incluant les avantages en nature et les éventuels frais de restitution des véhicules d’entreprise dans le cas d’une location et les frais relatifs aux imprévus, comme les pannes et les contraventions reçues.

Pour les entreprises, réduire le coût total d’acquisition d’une flotte présente un intérêt majeur. Faire des économies sur un poste de dépenses aussi important, c’est contribuer à la rentabilité et donc à la pérennité de la société. Dans le cas d’une entreprise en pleine croissance qui souhaite renouveler sa flotte, le calcul du TCO est très intéressant pour déterminer quelle option retenir. Vous pourrez vous appuyer sur des données chiffrées objectives pour savoir comment choisir des solutions de mobilité plus avantageuses sur le plan financier, en misant sur la location longue durée auprès d’une nouvelle agence de leasing ou des véhicules hybrides.

En fonction des résultats obtenus, une analyse du TCO pourra être menée en interne pour déterminer les choix les plus rentables à l’avenir. Retenir la location plutôt que l’achat de véhicules, se tourner vers des modèles récents et économes en carburant ou sélectionner un contrat de LLD proposant un service de maintenance inclus sont autant de solutions envisageables afin de diminuer de manière notable le coût d’exploitation global d’un parc automobile.

Votre TCO peut aussi vous renseigner sur une mauvaise gestion de votre flotte. C’est le cas avec des coûts cachés trop élevés comme des réparations incessantes ou une consommation de carburant excessive. La formation des conducteurs peut être une bonne solution pour réduire les coûts de maintenance et de réparation. De même, connaître les coûts réels d’une flotte et les risques associés est utile pour mieux négocier votre assurance. Ces données pourront enfin vous servir à ajuster votre contrat de location longue durée, en modifiant le kilométrage maximum autorisé, en modifiant le durée de la location ou en ajoutant des options supplémentaires permettant de faire des économies à long terme.