Protokollierung einer Fahrzeugübergabe

Bei einer Fahrzeugübergabe ist es inzwischen die Regel, ein Übergabeprotokoll anzufertigen. Hierfür existieren jedoch keine einheitlichen oder gesetzlichen Vorgaben, welche Inhalte in einer solchen Niederschrift festgehalten werden. Warum es wichtig ist, ein sachgerechtes Übergabeprotokoll für eine Autoübergabe zu erstellen und wann es relevant ist, erfährst du in diesem Artikel.

Ein umfassendes und standardisiertes Übergabeprotokoll zielt darauf ab, den Zustand eines Autos zu dokumentieren und im Blick zu behalten. Nützlich ist das gerade, wenn verschiedene Personen auf das Fahrzeug zugreifen und es nutzen können. Das Protokoll ermöglicht durchweg den transparenten Überblick auf Schäden und Mängel am Fahrzeug. Die schriftlichen Aufzeichnungen gewährleisten ein effizientes Flottenmanagement. Ist das Auto fahrtüchtig oder muss es zur Reparatur? Auch die Sicherheit von Mitarbeitern, die einen mängelfreien Firmenwagen nutzen, wird gefördert.

Neben den grundsätzlichen Fahrzeuginformationen, zu denen das Kfz-Modell, die Fahrzeugleistung und Kraftstoffarten gehören, gehört auch der Name der Person in das Protokoll, die aktuell das Auto hält.

Ein wichtiger Aspekt ist das Aufführen des Kilometerstandes. Dadurch ist nachvollziehbar, welche Mitarbeiter wie lange mit einem Auto unterwegs waren und welche Kosten dafür angefallen sind. Erwähnung finden sollten zudem alle Zubehörteile, die zum Auto gehören. Darunter fallen die Fahrzeugpapiere, die Betriebshandbücher, Tankkarten oder auch Navigationsgeräte.
 

Checkliste für das Übergabeprotokoll

Ein vollständiges Protokoll für eine Fahrzeugübergabe sollte die folgenden Punkte unbedingt berücksichtigen:

Bei der Übergabe eines Mietwagens an Nutzer oder der Leasingrückgabe erfolgt die schriftliche Protokollierung, um den Zustand des Fahrzeugs vollständig und für beide Vertragsparteien transparent festzuhalten. Beim Autoleasing dokumentieren Leasingnehmer und Leasinggeber die Autoübergabe.

Im privaten Bereich ist das Anfertigen eines Übergabeprotokolls sinnvoll, wenn ein Gebrauchtwagen weitergegeben wird. Der Verkäufer sichert sich damit gegenüber allen Mängeln und Schäden ab, die erst nach dem Verkauf entstehen. Für den Käufer gibt das Protokoll eine Auskunft über den Zustand des gebrauchten Autos und fördert die Transparenz des Geschäftes.

Die folgende Liste führt übersichtlich auf, wann ein Übergabeprotokoll idealerweise zur Anwendung kommt:

Wer eine Vorlage für ein Übergabedokument sucht, kann auf eins der gängigen Muster zurückgreifen, da die Protokollvorlagen weitgehend dieselben Protokollaspekte beinhalten. Die Unterschiede sind demnach gering. Online existieren bereits viele Vorlagen, die als Muster für ein Übergabeprotokoll dienen. Auf Basis der Vorlagen lassen sich als Orientierung aber auch eigene Protokollvarianten erstellen. Dabei ist nur wieder zu beachten, dass es keine gesetzliche Regelung derartiger Dokumente gibt. Eine einwandfreie Form muss deshalb nicht immer gewährleistet sein.

Dennoch existieren für einige Anwendungsbereiche spezifische Aspekte, die auch in einem Protokoll berücksichtigt werden sollten. Im unternehmerischen Kontext ist das entsprechende Unternehmen zu erwähnen, eine mögliche Inventarnummer für das Fahrzeug sowie auch die Position der jeweiligen Mitarbeiter, die den Firmenwagen nutzen.

Die Übergabeprotokolle für einen Autoverkauf oder für die Vermietung eines Fahrzeugs unterscheiden sich zumeist nur darin, dass die beteiligten Parteien individuell benannt werden.

Anders verhält es sich allerdings in einem Unternehmen, das einen Fuhrpark betreibt. Hier zählt ein Fahrzeug als Betriebsmittel. Dementsprechend muss es im Flottenmanagement der Firma klar definierte Zuständigkeiten geben, wer die Fuhrparkleitung verantwortet. Diesen Personen obliegt es, dass alle Autos der Fahrzeugflotte als Betriebsmittel nutzbar sind und dies durchgehend aufgrund von aktuell geführten Fahrzeugprotokollen nachweisbar ist.

Das zusätzliche Dokumentieren per Foto oder Video, ergänzend zur schriftlichen Protokollierung, ist ebenso ratsam. Falls sich erst nach der Übergabe unentdeckte Schäden oder Mängel ergeben, liegt es nahe, diese unverzüglich noch vor einer ersten Nutzung in das Protokoll nachträglich aufzunehmen. Hier sollte jedoch die andere Vertragspartei darüber informiert werden. Andernfalls lassen sich die nicht dokumentierten Schäden als neu deklarieren und dem neuen Nutzer anrechnen.

Prüfenswert sind auch Angaben wie der Kilometerstand und der Füllstand des Tanks. Das ist besonders bei der Rückgabe von Miet- oder Leasingfahrzeugen wichtig, weil die zurückgelegten Kilometer je nach Leasingart zur Berechnung von Kosten herangezogen werden. Wer Kilometerleasing oder Restwertleasing genutzt hat, sollte deshalb den Kilometerstand sowohl bei der Übernahme als auch der Rückgabe durch ein Foto dokumentieren.

Im digitalen Protokoll lassen sich zentral alle protokollierten Inhalte erfassen und ablegen. Zusätzlich können Fotos gespeichert werden, etwa der Personalausweis, die Fahrerlaubnis oder die Fahrzeugpapiere. Das Vorgehen beschleunigt die Übergabe von Fahrzeugen. Der Prozess verläuft insgesamt sicherer, weil sowohl menschliche Fehler reduziert werden und Dokumente seltener verloren gehen. Zudem sparen Unternehmen jede Menge an Papier und viel Platz für Aktenablagen.
 

So gestaltest du die
Fahrzeugübergabe richtig

Zu einer ordnungsgemäßen Fahrzeugübergabe oder Rückgabe gehört nicht nur das Protokoll. Es existieren weitere Aspekte, die bei einer Fahrzeugübergabe zu beachten sind.