Comment la rédiger correctement ?
Afin d'être efficace, l'élaboration d'une car policy doit être réalisée étape par étape :
Le dirigeant de l'entreprise doit tout d'abord effectuer un bilan intégral de sa flotte automobile existante. Pour ce faire, il doit identifier ses modèles de véhicules, les frais qui leur sont liés, leur usage, leur TCO (Total Cost of Ownership) et leurs émissions de CO2. Le but ici est de réduire les coûts du parc automobile, tout en simplifiant sa gestion.
L'employeur doit ensuite définir la stratégie de son entreprise en matière de mobilité. Il doit ainsi considérer les exigences de ses activités, son image de marque, ses valeurs entrepreneuriales et les objectifs qu'il souhaite atteindre. Ses véhicules (achetés, loués ou en leasing) doivent par ailleurs respecter l'environnement et être performants, sécuritaires et confortables à conduire.
Il est également essentiel de prendre connaissance des diverses réglementations en vigueur. La car policy doit absolument être conforme à ces dernières. Par exemple, la Loi d'Orientation des Mobilités (LOM) exige que les sociétés comptant plus de 100 employés mettent en place un plan de mobilité qui encourage des solutions alternatives à l'emploi individuel d'une voiture comme la mise en place d’un forfait de mobilité durable (FDM).
Une car policy doit aussi allier clarté, précision et lisibilité. Mieux vaut donc éviter les textes complexes ou comportant trop de pages qui sont désagréables à lire.
Enfin, et c'est peut-être le point le plus important, le dirigeant doit être à l'écoute de ses employés. Ce sont en effet eux qui utilisent les véhicules de l'entreprise et qui ont donc des besoins et des attentes particulières à leur égard. Pour les satisfaire, il faut être attentif à leurs demandes. Cela peut être par exemple l'ajout d'une option ou de certains équipements technologiques (GPS, caméra de recul...) facilitant leurs déplacements professionnels. Bien entendu, ces compléments ne doivent pas nuire à l'homogénéité de la flotte.
Suite à sa rédaction et à sa validation par la direction, la car policy peut être présentée aux employés au format papier ou via l'intranet de la société.