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Zoom sur la car policy

La car policy est un élément indispensable à la bonne gestion d’une flotte automobile. Ce document élaboré par l’entreprise rassemble toutes les règles d’attribution, d’usage et de gestion des véhicules afin d’en informer ses collaborateurs. Zoom sur les spécificités de ce guide aussi avantageux pour les employés que pour leur employeur.
  • Quel est son rôle ?

    De manière générale, la mise en place d'une car policy au sein d'une entreprise permet un meilleur contrôle de ses coûts, tout en satisfaisant les besoins de ses collaborateurs.

    Plus précisément, elle sert à :

    • Définir un cadre par rapport à l'usage des véhicules de la société concernée ;

    • Sélectionner les marques et les types de véhicules du dirigeant et de ses employés ;

    • Définir la composition d'une flotte pour qu'elle s'adapte à la fiscalité en vigueur (exemple : 20 % de véhicule électrique dans le cadre de la loi LOM)

    • Informer les employés sur leurs droits et leurs devoirs ;

    • Déterminer les méthodes permettant l'entretien individuel des véhicules de fonction ;

    • Définir des pénalités si les règles de la charte auto ne sont pas respectées ;

    • Définir qui est responsable (employeur ou employés) si une voiture de fonction est sinistrée ou s'il y a violation du Code de la route.

  • Qu'est-ce qu'une car policy ?

    Une car policy est un document élaboré par l'entreprise et destiné aux salariés qui se servent d'un véhicule d'entreprise. Cette politique automobile interne, également nommée "charte auto", permet de réglementer la manière dont on attribue et utilise les véhicules d'une société. Grâce à elle, la personne en charge d'une flotte automobile peut mener sa gestion de la meilleure façon qui soit.

    La car policy prend en compte tous les sujets liés à un parc automobile, tels que : le choix des véhicules, l'écologie, le parking, la manière de gérer les accidents, les cartes de carburant, l’utilisations professionnelle ou personnelles d'un véhicule d'entreprise. Il permet aussi d'être au fait des actions menées par l’entreprise pour prévenir le risque routier professionnel, de ses d’engagements RSE, etc.

    Sa mise en place n'est pas obligatoire en France. Toutefois, elle est fortement conseillée à partir du moment où une société possède plus de 50 véhicules.

    Pour être tout à fait optimale, une car policy doit par ailleurs faire l'objet de réajustements réguliers. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’elle doit s’adapter à la fiscalité du marché mais aussi exigences des employés en matière de mobilité, des variables qui évoluent chaque constamment.

Quel est son contenu ?

Une politique automobile interne regroupe un certain nombre de points essentiels qui concernent l'usage des voitures de fonction. Elle définit aussi les droits et les devoirs du dirigeant de l'entreprise et de ses collaborateurs concernant l'entretien et la maintenance des voitures de fonction. Elle précise aussi les procédures à respecter si celles-ci sont volées, accidentées ou en panne.
  • 1. Les règles permettant d'attribuer un véhicule

    Une car policy établit les règles qui permettent d'attribuer des véhicules professionnels en fonction des activités, et donc des besoins, des collaborateurs.
    Par exemple, une personne travaillant au sein d'une agence de comptabilité et un commercial qui doit se déplacer aux quatre coins d'un territoire n'utilisent pas le même type de voiture.

    Pour sélectionner le véhicule correspondant parfaitement à l'activité de ses employés, le dirigeant de l'entreprise doit par conséquent se poser plusieurs questions importantes, telles que : "quel type de salarié est éligible ?", "la voiture en question est-elle nécessaire pour qu'il exerce son métier ?" ou encore "combien d’années de permis de conduire doit-il posséder pour obtenir ce véhicule ?".

  • 2. Le choix des véhicules


    La sélection des véhicules est également un élément crucial d'une charte automobile. Il s'agit ici de déterminer :

     

    • Si certains types de véhicules (diesel, essence...) doivent être exclus de cette sélection ;
    • S'il faut opter pour une marque de constructeurs spécifique en justifiant les raisons de cette préférence ;
    • Quelles options automobiles sont indispensables et quelles sont celles qui ne le sont pas ;
    • Si le contrat du véhicule doit comporter des services additionnels ;
    • Comment vont être financés ces véhicules : achat direct, location longue durée (LLD) ou location avec option d’achat (LOA) ;
    • Si les employés ont le droit de ne pas utiliser un véhicule d'entreprise et de se servir à la place de leur propre voiture.

     

  • 3. Les règles liées aux déplacements

    Les déplacements avec le véhicule de fonction doivent par ailleurs être encadrés par des règles précises. La car policy doit ainsi préciser les durées maximales de déplacements, combien de kilomètres peut effectuer ses employés (par jour ou par semaine) et dans quelle zone géographique ces trajets doivent avoir lieu.

    Elle doit aussi mentionner la somme allouée pour l'achat de carburant , ainsi que les pratiques sécuritaires à respecter pour éviter les accidents.

    Si un employé a le droit de se servir de son véhicule de fonction en dehors de ses activités professionnelles, le dirigeant doit aussi délimiter cet usage. Par exemple, est-ce possible durant les weekends ou les congés ? Qui, à part ce salarié, peut conduire le véhicule ? etc...

     

  • Comment la rédiger correctement ?

    Afin d'être efficace, l'élaboration d'une car policy doit être réalisée étape par étape :

    Le dirigeant de l'entreprise doit tout d'abord effectuer un bilan intégral de sa flotte automobile existante. Pour ce faire, il doit identifier ses modèles de véhicules, les frais qui leur sont liés, leur usage, leur TCO (Total Cost of Ownership) et leurs émissions de CO2. Le but ici est de réduire les coûts du parc automobile, tout en simplifiant sa gestion.

    L'employeur doit ensuite définir la stratégie de son entreprise en matière de mobilité. Il doit ainsi considérer les exigences de ses activités, son image de marque, ses valeurs entrepreneuriales et les objectifs qu'il souhaite atteindre. Ses véhicules (achetés, loués ou en leasing) doivent par ailleurs respecter l'environnement et être performants, sécuritaires et confortables à conduire.

    Il est également essentiel de prendre connaissance des diverses réglementations en vigueur. La car policy doit absolument être conforme à ces dernières. Par exemple, la Loi d'Orientation des Mobilités (LOM) exige que les sociétés comptant plus de 100 employés mettent en place un plan de mobilité qui encourage des solutions alternatives à l'emploi individuel d'une voiture comme la mise en place d’un forfait de mobilité durable (FDM).

    Une car policy doit aussi allier clarté, précision et lisibilité. Mieux vaut donc éviter les textes complexes ou comportant trop de pages qui sont désagréables à lire.

    Enfin, et c'est peut-être le point le plus important, le dirigeant doit être à l'écoute de ses employés. Ce sont en effet eux qui utilisent les véhicules de l'entreprise et qui ont donc des besoins et des attentes particulières à leur égard. Pour les satisfaire, il faut être attentif à leurs demandes. Cela peut être par exemple l'ajout d'une option ou de certains équipements technologiques (GPS, caméra de recul...) facilitant leurs déplacements professionnels. Bien entendu, ces compléments ne doivent pas nuire à l'homogénéité de la flotte.

    Suite à sa rédaction et à sa validation par la direction, la car policy peut être présentée aux employés au format papier ou via l'intranet de la société.

  • Quels sont les avantages d'une car policy ?

    L'instauration d'une car policy dans une structure entrepreneuriale offre de nombreux avantages, aussi bien pour un dirigeant que pour ses employés :

    • Elle simplifie les tâches du gestionnaire de la flotte ;
    • En définissant le nombre exact de véhicules dont a besoin l'entreprise, elle diminue les dépenses inutiles ;
    • Son incitation à conduire plus sereinement un véhicule permet de réduire le nombre d'accidents potentiels ;
    • Elle incite à inclure des véhicules moins polluants au sein d'un parc auto et permet donc le renforcement de l'engagement RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) d'une société ;
    • Elle réduit le TCO (Total Cost of Ownership) en sensibilisant les salariés à l'éco-conduite. Pour rappel, le TCO correspond en français au "coût total de possession", lequel permet de savoir quel est le coût de revient d'un véhicule. Celui-ci prend en compte certains facteurs, tels que son prix d'acquisition, sa consommation de carburant, ses frais d'entretien ou ses coûts administratifs ;
    • En mettant en place un entretien rigoureux de sa flotte, cette solution permet à la société de valoriser son image de marque ;
    • Elle réduit les situations litigieuses en mettant en place une réglementation claire que tout le monde peut comprendre et respecter ;
    • Enfin, grâce à elle, le dirigeant de l'entreprise n'a plus à répondre personnellement aux interrogations de ses salariés concernant l'utilisation de leurs véhicules de fonction.

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Publié le 28/10/2023

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