Firmenwagen-Ratgeber

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag beinhaltet wichtige Regelungen zur Nutzung.

•    Umfang der privaten Nutzung
•    Kostentragung/Versteuerung/Fahrten ins Ausland
•    Pflichten des Arbeitnehmers im Umgang mit dem Pkw
•    Kraftstoffkosten
•    Inspektion und Pflege
•    Unfälle, Verluste, Diebstahl und Beschädigung
•    Ersatz, Kündigung und Krankheit
•    Rechte Dritter

Verliert ein Mitarbeiter seine Fahrerlaubnis, ist das zuständige Fuhrparkmanagement im Unternehmen berechtigt, den Geschäftswagen zu entziehen.

Erlaubt das Unternehmen die private Nutzung eines Firmenwagens nicht, besteht für den Arbeitgeber die Option, alle Fahrzeugkosten für den Dienstwagen abzusetzen. Er zahlt in diesem Fall auch keine zusätzliche Lohnsteuer. Die Beschränkung auf die betriebliche Nutzung halten die Vertragsparteien ebenfalls schriftlich im Arbeitsvertrag und Überlassungsvertrag für den Dienstwagen fest.

Nicht immer stellen Firmen einem Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug bereit. Häufig nutzen mehrere Arbeitnehmer einen Firmenwagen oder Poolfahrzeuge gemeinsam. Fahren mehrere Angestellte einen Dienstwagen zu beruflichen und privaten Zwecken, kommt die Ein-Prozent-Methode nicht personenbezogen, sondern fahrzeugbezogen zur Anwendung. Der dabei ermittelte geldwerte Vorteil teilt sich deshalb nach Köpfen auf die zur Nutzung berechtigten Arbeitnehmer auf.

Nutzt ein Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Firmenfahrzeuge für private Zwecke ist die Privatnutzung für jedes Auto mit einem Bruttolistenpreis von einem Prozent anzusetzen. Wenn jedoch nicht davon auszugehen ist, dass die verschiedenen Dienstwagen zur selben Zeit privat genutzt werden, beispielsweise durch Ehepartner oder Kinder des Arbeitnehmers, greift dennoch die Prozentregelung in Bezug auf das am häufigsten genutzte Fahrzeug.

Ein-Prozent-Regelung vs Fahrtenbuch

Wer von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen auch zur privaten Verwendung erhält, zahlt für diese private Nutzung auch Steuern. Geregelt werden die Leistungen und Steuern in Bezug auf Firmenwagen in einem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2018 zur lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer.

Allgemein bestehen für Firmenwagen zwei Varianten, um eine private Pkw-Nutzung zu versteuern. Die eine Option ist die pauschale Versteuerung über die Ein-Prozent-Regelung, die andere Form ist die Dokumentation in einem Fahrtenbuch.

Firmenwagenpauschale versteuern über Prozent-Regelungen

Einen Firmenwagen pauschal zu versteuern, ist häufig günstiger als das Führen eines Fahrtenbuches. Das gilt dann, wenn der Anteil der privaten Nutzung eines Dienstwagens besonders hoch ist. Bei der pauschalen Regelung wird die Privatnutzung monatlich mit einem Prozent des inländischen Brutto-Listenpreises des Autos zum Zeitpunkt der Erstzulassung berechnet. Die tatsächlichen Anschaffungskosten sind dabei unerheblich. Zusätzlich sind beim Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,003 Prozent des Brutto-Listenpreises pro gefahrenem Kilometer zu versteuern.

Eine Ausnahme für diese Regelung besteht für Arbeitnehmer, die weniger als 15 Tage pro Monat mit dem Dienstwagen zur Arbeit fahren. Hier werden für den Arbeitsweg nur 0,002 Prozent pro Kilometer berechnet. Die tatsächlichen Arbeitstage pro Monat sind dem Finanzamt nachzuweisen. Auch Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung berechnen sich mit dieser Regelung bei 0,002 Prozent. Je kürzer der Weg zur Arbeit also ist und je geringer der Neupreis für den Dienstwagen ausfällt, umso weniger Steuern fallen an.

Firmenwagen versteuern über das Fahrtenbuch 

Neben der pauschalen Regelung über Prozente ist es möglich, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch für das Finanzamt zu führen. Darin dokumentiert der Halter für jede geschäftliche Nutzung verschiedene Angaben.

Zusätzlich ist zu empfehlen, auch private Fahrten im Fahrtenbuch festzuhalten. Autofahrer haben die Option, das geführte Fahrtenbuch als Papierdokument oder elektronisches Fahrtenbuch zu verwenden. Das Finanzamt akzeptiert beide Varianten, allerdings ist es nicht erlaubt, das Fahrtenbuch nachträglich zu ändern. Nicht akzeptiert werden zudem lose Blattsammlungen, einfache Excel-Listen oder manipulierbare Hefte. Grundsätzlich ist jede einzelne Fahrt vollständig zu dokumentieren.

Ein Fahrtenbuch zu führen, ist daher mit deutlich mehr Aufwand verbunden als die pauschale Versteuerung durch die Ein-Prozent-Regelung. Für Arbeitnehmer, die ihren Firmenwagen selten privat nutzen, macht das Fahrtenbuch dagegen durchaus mehr Sinn.

Firmenwagen mit Hybridantrieb

Bei Firmenwagen mit Hybridantrieb spielt der Kaufpreis keine Rolle, weil steuerlich immer 0,5 Prozent des Brutto-Listenpreises angesetzt werden. Um von den Steuervorteilen zu profitieren, müssen jedoch folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Dienstwagen muss extern aufladbar sein (also nur Plug-in Hybride)

• weniger als 50 Gramm CO₂ -Ausstoß pro Kilometer oder elektrische Reichweite von mindestens 40 Kilometer

• ab 2022 mindestens 60 Kilometer elektrische Reichweite, ab 2025 mindestens 80 Kilometer elektrische Reichweite

Die aufgezählten Steuervorteile besitzen Gültigkeit für alle Autos mit Elektromotor, die zwischen dem 1. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2030 neu zugelassen wurden oder werden. Dabei ist egal, ob Unternehmen einen Firmenwagen kaufen oder leasen.

Welche Kosten trägt der Arbeitnehmer beim Firmenwagen?

Häufig ist es so, dass Arbeitnehmer sich an den tatsächlichen Kosten des Pkw finanziell beteiligen müssen. Dies erfolgt beispielsweise in Form einer pauschalen oder nutzungsabhängigen Vergütung, durch Zahlung von Leasingraten oder über eine Zuzahlung zum Kaufpreis. In diesem Fall handelt es sich um eine teilentgeltliche Überlassung. Die genannten Zahlungsoptionen lassen sich jedoch auf den zu versteuernden geldwerten Vorteil anrechnen.

Außerdem tragen Mitarbeiter oft die Betriebskosten für das Fahrzeug, insbesondere Spritkosten, Wagenpflege und Kosten für Stellflächen. Ob diese Zahlungen steuermindernd verrechnet werden können, hängt davon ab, ob die Nutzung des Fahrzeugs über die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch versteuert wird.

Bei der Versteuerung über das Fahrtenbuch verbucht der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer getragenen Kosten nicht auf seinem Kostenkonto. Das führt dazu, dass die Gesamtkosten des Firmenwagens für den Arbeitgeber insgesamt niedriger ausfallen und deshalb auch der steuerpflichtige Nutzungswert sinkt.

Die Prozent-Regelung mindert dagegen den steuerlichen Nutzungswert nicht. Das Finanzamt hat die Auffassung, dass der Pauschalansatz mit einem Prozent pro Monat bereits berücksichtigt, dass Arbeitnehmer einen Teil der Kosten bereits mit übernehmen. Es ist daher nicht zulässig, den Nutzungswert zu kürzen aufgrund der selbst getragenen Kosten für Kraftstoff und Parkflächen.

Was ist besser: Firmenwagen leasen oder kaufen

Kfz-Leasing besitzt den Vorteil, dass Unternehmen liquide bleiben. Während beim Kauf eines Firmenwagens oft eine hohe Kaufsumme fällig ist, die das Vermögen des Unternehmens reduziert, bietet Firmenwagenleasing eigene Vorteile. Sowohl die Leasingrate als auch Sonderzahlungen für das Leasing sind steuerlich absetzbar. Das Fahrzeug verbleibt im Eigentum des Leasinggebers.