Firmenwagen-Ratgeber
Firmenwagen für Unternehmen und Arbeitnehmer
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Wann gilt ein Fahrzeug als Firmenwagen?
Ein Auto gehört zum Inventar eines Unternehmens, wenn mindestens zehn Prozent der Nutzung auf betriebliche Fahrten fällt. Sobald die tatsächlichen Fahrten für das Unternehmen mehr als 50 Prozent ausmachen, zählt das Auto zum Betriebsvermögen. In beiden genannten Fällen gilt das Fahrzeug als Firmenwagen. Häufig werden auch Begriffe wie Dienstwagen oder Geschäftswagen als Synonym für Firmenwagen verwendet. Daraus entstehen jedoch keine Unterschiede, denn diese Begriffe beschreiben alle denselben Sachverhalt.
Ein fest geregelter Anspruch auf einen Firmenwagen existiert in Deutschland nicht. Das gilt auch für Angestellte, die keine feste Arbeitsstätte haben und nur auswärtige Kundentermine wahrnehmen.
Privatnutzung eines Firmenwagens
Grundsätzlich entscheidet der Arbeitgeber darüber, ob ein Fahrzeug als Firmenwagen neben der betrieblichen Nutzung auch privat genutzt werden darf. Den Umfang der Privatnutzung regeln Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag. Eine separate Vereinbarung zur Überlassung des Dienstwagens für einem bestimmten Zweck ergänzt diesen Vertrag.
Der Dienstwagenüberlassungsvertrag beinhaltet wichtige Regelungen zur Nutzung.
• Umfang der privaten Nutzung
• Kostentragung/Versteuerung/Fahrten ins Ausland
• Pflichten des Arbeitnehmers im Umgang mit dem Pkw
• Kraftstoffkosten
• Inspektion und Pflege
• Unfälle, Verluste, Diebstahl und Beschädigung
• Ersatz, Kündigung und Krankheit
• Rechte Dritter
Verliert ein Mitarbeiter seine Fahrerlaubnis, ist das zuständige Fuhrparkmanagement im Unternehmen berechtigt, den Geschäftswagen zu entziehen.
Versteuerung des geldwerten Vorteils durch private Nutzung
Darf ein Arbeitnehmer seinen Geschäftswagen auch für private Fahrten verwenden, entsteht ein sogenannter geldwerter Vorteil. Dieser muss versteuert werden. Ein geldwerter Vorteil ist eine Form der Vergütung, die über den reinen Lohn hinausgeht und nicht in Geld ausgezahlt wird. Dazu zählen beispielsweise neben einem Geschäftswagen auch technische Arbeitsgeräte oder Gutscheine. Allerdings ist nicht jeder dieser geldwerten Vorteile zu versteuern. Bei Firmenwagen gilt die pauschale Ein-Prozent-Regelung oder die kilometergenaue Abrechnung per Fahrtenbuch, um das Fahrzeug zu versteuern.
Erlaubt das Unternehmen die private Nutzung eines Firmenwagens nicht, besteht für den Arbeitgeber die Option, alle Fahrzeugkosten für den Dienstwagen abzusetzen. Er zahlt in diesem Fall auch keine zusätzliche Lohnsteuer. Die Beschränkung auf die betriebliche Nutzung halten die Vertragsparteien ebenfalls schriftlich im Arbeitsvertrag und Überlassungsvertrag für den Dienstwagen fest.
Nicht immer stellen Firmen einem Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug bereit. Häufig nutzen mehrere Arbeitnehmer einen Firmenwagen oder Poolfahrzeuge gemeinsam. Fahren mehrere Angestellte einen Dienstwagen zu beruflichen und privaten Zwecken, kommt die Ein-Prozent-Methode nicht personenbezogen, sondern fahrzeugbezogen zur Anwendung. Der dabei ermittelte geldwerte Vorteil teilt sich deshalb nach Köpfen auf die zur Nutzung berechtigten Arbeitnehmer auf.
Nutzt ein Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Firmenfahrzeuge für private Zwecke ist die Privatnutzung für jedes Auto mit einem Bruttolistenpreis von einem Prozent anzusetzen. Wenn jedoch nicht davon auszugehen ist, dass die verschiedenen Dienstwagen zur selben Zeit privat genutzt werden, beispielsweise durch Ehepartner oder Kinder des Arbeitnehmers, greift dennoch die Prozentregelung in Bezug auf das am häufigsten genutzte Fahrzeug.
Firmenwagen versteuern
Der Firmeninhaber eines Personenunternehmens muss die auf Privatfahrten entfallenden Kosten des Betriebsfahrzeuges dem Gewinn hinzurechnen. Falls das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird, stellen die Kosten eine nicht abziehbare Betriebsausgabe dar. Grund dafür ist, dass der finanzielle Aufwand dann höher ist als die Pendlerpauschale. Dieser Sachverhalt ist ebenso bei Heimfahrten anlässlich einer doppelten Haushaltsführung gegeben. Die für solche Fahrten als Ausgabe erfassten Mehraufwände sind durch das Unternehmen als nicht abziehbare Aufwendungen dem Betriebsgewinn ergänzend zuzuordnen.
Ein-Prozent-Regelung vs Fahrtenbuch
Wer von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen auch zur privaten Verwendung erhält, zahlt für diese private Nutzung auch Steuern. Geregelt werden die Leistungen und Steuern in Bezug auf Firmenwagen in einem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2018 zur lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer.
Allgemein bestehen für Firmenwagen zwei Varianten, um eine private Pkw-Nutzung zu versteuern. Die eine Option ist die pauschale Versteuerung über die Ein-Prozent-Regelung, die andere Form ist die Dokumentation in einem Fahrtenbuch.
Firmenwagenpauschale versteuern über Prozent-Regelungen
Einen Firmenwagen pauschal zu versteuern, ist häufig günstiger als das Führen eines Fahrtenbuches. Das gilt dann, wenn der Anteil der privaten Nutzung eines Dienstwagens besonders hoch ist. Bei der pauschalen Regelung wird die Privatnutzung monatlich mit einem Prozent des inländischen Brutto-Listenpreises des Autos zum Zeitpunkt der Erstzulassung berechnet. Die tatsächlichen Anschaffungskosten sind dabei unerheblich. Zusätzlich sind beim Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,003 Prozent des Brutto-Listenpreises pro gefahrenem Kilometer zu versteuern.
Eine Ausnahme für diese Regelung besteht für Arbeitnehmer, die weniger als 15 Tage pro Monat mit dem Dienstwagen zur Arbeit fahren. Hier werden für den Arbeitsweg nur 0,002 Prozent pro Kilometer berechnet. Die tatsächlichen Arbeitstage pro Monat sind dem Finanzamt nachzuweisen. Auch Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung berechnen sich mit dieser Regelung bei 0,002 Prozent. Je kürzer der Weg zur Arbeit also ist und je geringer der Neupreis für den Dienstwagen ausfällt, umso weniger Steuern fallen an.
Beispiel zum Berechnen der Firmenwagenkosten
Um den geldwerten Vorteil für einen Firmenwagen zu bestimmen, ist ein Firmenwagenrechner zu empfehlen. Anhand der Ergebnisse lässt sich ermitteln, ob sich ein Firmenwagen lohnt und welche Kosten dafür anfallen.
Beispielrechnung
Ein neuer Firmenwagen besitzt einen Brutto-Listenpreis von 38.500 Euro. Auf Basis der Ein-Prozent-Regelung beträgt der geldwerte Vorteil in diesem Beispiel 385 Euro. Der Arbeitnehmer selbst erhält einen Bruttolohn von 3.000 Euro. Insgesamt ergibt sich dadurch ein Steuerbetrag brutto von 3.385 Euro.
Für den Weg zwischen der Wohnung und der ersten Arbeitsstätte sind 0,03 Prozent des Brutto-Listenpreises für jeden Kilometer zu versteuern. Bei einer beispielhaften Strecke von 15 Kilometern belaufen sich die Kosten für den Fahrtweg deshalb auf 173,25 Euro. Damit ergibt sich insgesamt ein geldwerter Vorteil von 558,25 Euro und ein Steuerbetrag brutto von 3.558,25 Euro.
Demzufolge zahlt der Angestellte seine Steuern nicht mehr auf der Basis von 3.000 Euro Bruttogehalt, sondern auf der Bruttosumme von 3.558,25 Euro pro Monat, wenn er einen Dienstwagen fährt. Das passiert automatisch über die Lohnabrechnung und steht am Ende des Jahres auch im Lohnsteuerbescheid.
Firmenwagen versteuern über das Fahrtenbuch
Neben der pauschalen Regelung über Prozente ist es möglich, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch für das Finanzamt zu führen. Darin dokumentiert der Halter für jede geschäftliche Nutzung verschiedene Angaben.
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Datum
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Kilometerstand
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Route
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Besuchte Geschäftspartner
Zusätzlich ist zu empfehlen, auch private Fahrten im Fahrtenbuch festzuhalten. Autofahrer haben die Option, das geführte Fahrtenbuch als Papierdokument oder elektronisches Fahrtenbuch zu verwenden. Das Finanzamt akzeptiert beide Varianten, allerdings ist es nicht erlaubt, das Fahrtenbuch nachträglich zu ändern. Nicht akzeptiert werden zudem lose Blattsammlungen, einfache Excel-Listen oder manipulierbare Hefte. Grundsätzlich ist jede einzelne Fahrt vollständig zu dokumentieren.
Ein Fahrtenbuch zu führen, ist daher mit deutlich mehr Aufwand verbunden als die pauschale Versteuerung durch die Ein-Prozent-Regelung. Für Arbeitnehmer, die ihren Firmenwagen selten privat nutzen, macht das Fahrtenbuch dagegen durchaus mehr Sinn.
Firmenwagen mit Elektroantrieb
Firmenwagen mit Hybridantrieb
Bei Firmenwagen mit Hybridantrieb spielt der Kaufpreis keine Rolle, weil steuerlich immer 0,5 Prozent des Brutto-Listenpreises angesetzt werden. Um von den Steuervorteilen zu profitieren, müssen jedoch folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
• Dienstwagen muss extern aufladbar sein (also nur Plug-in Hybride)
• weniger als 50 Gramm CO₂ -Ausstoß pro Kilometer oder elektrische Reichweite von mindestens 40 Kilometer
• ab 2022 mindestens 60 Kilometer elektrische Reichweite, ab 2025 mindestens 80 Kilometer elektrische Reichweite
Die aufgezählten Steuervorteile besitzen Gültigkeit für alle Autos mit Elektromotor, die zwischen dem 1. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2030 neu zugelassen wurden oder werden. Dabei ist egal, ob Unternehmen einen Firmenwagen kaufen oder leasen.
Arbeitgeber-Kosten für einen Dienstwagen
Ein Firmenwagen bringt für den Arbeitgeber zunächst einmal mehr Arbeitsaufwand und Kosten mit sich. Die Anschaffung eines Dienstwagens rentiert sich in der Regel jedoch mit der Zeit. So ist es dem Arbeitgeber möglich, das Bruttogehalt einschließlich der Lohnnebenkosten in Höhe des geldwerten Vorteils des Firmenwagens zu senken.
Zudem erhält das Unternehmen beim Neuwagenkauf die Umsatzsteuer zurückerstattet. Sowohl der Erwerb als auch die Unterhaltskosten lassen sich als Betriebsausgaben abschreiben. Durch die daraus entstehenden steuerlichen Vorteile lohnt es sich für Unternehmen, einen oder mehrere Firmenwagen zu nutzen. Zusätzlich zu den steuerlichen Vorteilen kommen auf den Arbeitgeber folgende Kosten zu:
- Kfz-Steuer
- monatliche Versicherungen
- Kosten für die Finanzierung oder das Leasing
- Aufwendungen für die Zulassung
- Benzinkosten
- Wartungskosten und Reparaturkosten
- Kosten für Zubehör wie Winterreifen
Welche Kosten trägt der Arbeitnehmer beim Firmenwagen?
Häufig ist es so, dass Arbeitnehmer sich an den tatsächlichen Kosten des Pkw finanziell beteiligen müssen. Dies erfolgt beispielsweise in Form einer pauschalen oder nutzungsabhängigen Vergütung, durch Zahlung von Leasingraten oder über eine Zuzahlung zum Kaufpreis. In diesem Fall handelt es sich um eine teilentgeltliche Überlassung. Die genannten Zahlungsoptionen lassen sich jedoch auf den zu versteuernden geldwerten Vorteil anrechnen.
Außerdem tragen Mitarbeiter oft die Betriebskosten für das Fahrzeug, insbesondere Spritkosten, Wagenpflege und Kosten für Stellflächen. Ob diese Zahlungen steuermindernd verrechnet werden können, hängt davon ab, ob die Nutzung des Fahrzeugs über die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch versteuert wird.
Bei der Versteuerung über das Fahrtenbuch verbucht der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer getragenen Kosten nicht auf seinem Kostenkonto. Das führt dazu, dass die Gesamtkosten des Firmenwagens für den Arbeitgeber insgesamt niedriger ausfallen und deshalb auch der steuerpflichtige Nutzungswert sinkt.
Die Prozent-Regelung mindert dagegen den steuerlichen Nutzungswert nicht. Das Finanzamt hat die Auffassung, dass der Pauschalansatz mit einem Prozent pro Monat bereits berücksichtigt, dass Arbeitnehmer einen Teil der Kosten bereits mit übernehmen. Es ist daher nicht zulässig, den Nutzungswert zu kürzen aufgrund der selbst getragenen Kosten für Kraftstoff und Parkflächen.
Was ist besser: Firmenwagen leasen oder kaufen
Kfz-Leasing besitzt den Vorteil, dass Unternehmen liquide bleiben. Während beim Kauf eines Firmenwagens oft eine hohe Kaufsumme fällig ist, die das Vermögen des Unternehmens reduziert, bietet Firmenwagenleasing eigene Vorteile. Sowohl die Leasingrate als auch Sonderzahlungen für das Leasing sind steuerlich absetzbar. Das Fahrzeug verbleibt im Eigentum des Leasinggebers.